Как создать таблицу отслеживания потенциальных клиентов за 6 шагов

25 апреля 2022 г.

Учитывая, сколько ресурсов уходит на сбор информации о клиентах, важно оптимизировать процесс установления контактов. Профессионалы по продажам часто используют электронные таблицы отслеживания потенциальных клиентов, чтобы управлять сведениями о клиентах и ​​указывать результаты телефонного звонка или обмена электронной почтой. Включив этот инструмент в свой рабочий процесс, вы сможете организовать свою команду, делегировать задачи и превратить больше потенциальных клиентов в платных клиентов. В этой статье мы объясним, как создать электронную таблицу отслеживания потенциальных клиентов за шесть шагов, и обсудим преимущества этого инструмента.

Что такое таблица отслеживания потенциальных клиентов?

Электронная таблица отслеживания потенциальных клиентов — это запись сведений о потенциальных клиентах, которые отделы продаж используют для повышения производительности. Он включает в себя основную контактную информацию, такую ​​как имена, номера телефонов и адреса электронной почты. Другие столбцы показывают, смог ли представитель связаться с клиентом и каков был результат.

Например, в электронной таблице отслеживания потенциальных клиентов может быть указано, что представитель не смог связаться с клиентом, но оставил сообщение. Если клиент был заинтересован в продукте, торговый представитель мог оставить записку с напоминанием о необходимости сделать дополнительный звонок. Команды по продажам полагаются на электронные таблицы отслеживания потенциальных клиентов, чтобы оставаться организованными, разделять задачи и гарантировать, что они связываются со всеми потенциальными клиентами и отслеживают их.

Как создать таблицу отслеживания потенциальных клиентов в Excel

Вот как создать электронную таблицу отслеживания потенциальных клиентов в Excel:

1. Включите столбцы для основной информации

Откройте новую таблицу и используйте следующие метки для первых четырех столбцов: «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Электронная почта». Эти столбцы позволяют записывать основные сведения о ваших клиентах. Знание полного имени клиента помогает представителям установить более личные отношения, а их номер телефона и адрес электронной почты гарантируют, что у вас есть несколько способов связи.

Вы можете скопировать и вставить эту информацию из внешнего источника или импортировать данные из текстового или CSV-файла. Если вы собираете другую важную информацию от своих клиентов, рассмотрите возможность включения дополнительных столбцов. Например, если каждый представитель контактирует с клиентами в определенном регионе, вы можете включить столбец, указывающий город клиента. Независимо от того, какие столбцы вы используете, рассмотрите возможность выделения заголовков жирным шрифтом, чтобы вы могли легко отличить их от фактических записей.

2. Добавьте «Связались?» столбец

Пометьте столбец справа от столбцов основной информации «Связались?» Здесь представители могут указать, выходили ли они на связь с заказчиком. Хотя вы можете оставить столбец таким, какой он есть, и позволить представителям свободно вводить ответы, было бы более эффективно добавить раскрывающееся меню. Выделите все ячейки в столбце, перейдите на вкладку «Данные» и просмотрите группу «Инструменты данных». Щелкните раскрывающееся меню «Проверка данных» и выберите «Проверка данных». Во вкладке «Настройки» откройте раскрывающееся меню «Разрешить» и выберите «Список». Введите «Да, Нет» в поле «Источник» и нажмите «ОК».

3. Создайте столбец «Дата обращения».

Пометьте столбец справа от «Связались?» столбец «Дата обращения». Выделите все ячейки в этом столбце, щелкните правой кнопкой мыши выделение и выберите «Формат ячеек». На вкладке «Число» выберите «Дата» и выберите нужный формат из списка «Тип». Нажмите «ОК». Когда представители указывают дату, когда они связались с клиентом, даты отображаются с использованием согласованного форматирования.

4. Добавьте столбец «Результаты»

Пометьте столбец справа от столбца «Дата контакта» «Результаты». Щелкните значок плюса в нижней части экрана, чтобы создать новый лист. Дважды щелкните имя нового листа, переименуйте его в «Результаты» и нажмите «ОК». На листе «Результаты» введите параметры, которые должны отображаться в столбце «Результаты» на исходном листе. Полезные опции включают в себя:

• Нет ответа

• Оставленное сообщение

• Перезвонить

• Следовать за

• Заинтересованы

• Не интересно

• Не связывайтесь

• Другой

Включите эти параметры в тот же столбец в отдельных ячейках. Когда вы закончите список, выделите все элементы и щелкните поле имени в верхнем левом углу электронной таблицы. Назовите этот выбор «Результаты» и нажмите «Ввод» на клавиатуре. Вернитесь к исходному листу, щелкнув его имя в нижней части экрана. Выделите все ячейки в столбце «Результаты» на исходном листе. Перейдите на вкладку «Данные», нажмите «Проверка данных» и еще раз нажмите «Проверка данных». Выберите «Список» в раскрывающемся меню «Разрешить». В поле «Источник» введите «=Результаты» и нажмите «ОК».

5. Создайте столбец «Примечания»

Пометьте столбец справа от столбца «Результаты» «Примечания». Подумайте о том, чтобы оставить столбец без раскрывающихся меню или ограничений формата, чтобы представители могли оставлять подробную информацию о клиенте, которому они звонят. Например, они могут указать, что клиент в настоящее время не заинтересован в услуге, но может быть заинтересован после того, как поговорит со своей супругой.

6. Примените фильтры

Щелкните серый треугольник в верхнем левом углу электронной таблицы, чтобы выбрать все столбцы. Откройте вкладку «Данные», перейдите в группу «Сортировка и фильтр» и выберите «Фильтр». Обратите внимание, что стрелки раскрывающегося списка отображаются рядом с меткой каждого столбца. Когда представитель нажимает на одну из этих стрелок, он может организовать электронную таблицу отслеживания потенциальных клиентов по определенным им критериям.

Например, представитель может выбрать стрелку для «Связались?» столбец. Если они отметят поле «Нет» и снимут флажок «Да», в электронной таблице отобразятся все клиенты, с которыми представителям не удалось связаться. Эта информация позволяет представителю предпринять дополнительные попытки контакта и обеспечить охват как можно большего числа потенциальных клиентов.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.