Как создать повестку дня для управления вне офиса за 5 шагов

Помимо регулярных встреч с командами в традиционной офисной обстановке, некоторые команды руководителей могут проводить встречи в конференц-центрах или других профессиональных средах по конкретным темам. Эти выездные встречи часто имеют целевую повестку дня и участников для достижения определенной цели. Изучение того, как организации могут планировать и проводить выездные встречи для менеджеров, может помочь вам решить, может ли это быть эффективным для вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое внеофисная повестка дня управления, как ее создать, и расскажем о различных типах повесток дня, которые вы можете установить.

Что такое внеслужебная повестка дня руководства?

Выездная повестка дня руководства — это расписание событий и задач, которые вы можете использовать для планирования мероприятия за пределами вашего офиса. Многие организации планируют выездные встречи ежегодно в течение рабочего дня, чтобы собрать вместе менеджеров, чтобы обсудить их текущие позиции и спланировать будущие операции. Один человек, обычно директор или исполнительный директор, ведет это собрание, поэтому он может определить повестку дня и цели, которые они надеются достичь со своей командой менеджеров.

Как создать повестку дня для руководства

Чтобы создать эффективную повестку дня для ваших выездных встреч, вы можете предпринять несколько шагов:

1. Определите цели

Для эффективной выездной встречи постановка четких целей может помочь вам определить, чего вы надеетесь достичь. Возможно, вы надеетесь провести мозговой штурм по новым стратегиям для вашей компании, обсудить конкретные решения, принятые членами команды, или какие потенциальные инвестиции могут принести компании. С этими целями вы можете связать сроки реализации. Например, на собрании вы можете разработать новую продуктовую стратегию и реализовать ее в течение года. Это может помочь команде сосредоточиться на четких результатах и ​​действиях, которые они могут предпринять после встречи.

2. Определитесь с участниками

Когда у вас появятся конкретные цели, подумайте, каких членов команды вам, возможно, потребуется включить в выездную встречу. Иногда это могут быть менеджеры каждой команды по каждой бизнес-функции или менеджеры определенного отдела. Например, вы можете включить всех менеджеров по финансам, бухгалтерскому учету и операциям, если надеетесь обсудить совершенствование процессов, связанных с бизнес-контролем для регистрации расходов и доходов. Наличие группы людей, каждый из которых может поделиться конкретными знаниями и идеями, может помочь сосредоточить выездную встречу на общих целях.

3. Соберите соответствующие данные

Чтобы участники могли внести полезный вклад на выездной встрече, важно собрать и поделиться всеми соответствующими данными. Включая данные и информацию, относящиеся к целям, вы и менеджеры можете иметь одну и ту же информацию, которая может направлять ваши обсуждения. Вы можете собирать как внутреннюю информацию, так и информацию, относящуюся к отрасли или вашим конкурентам. Например, если вы хотите обсудить стратегию продаж на следующий год, вы можете собрать текущие данные о продажах, свои текущие стратегии, данные и стратегии ваших конкурентов и сопроводительную книгу об эффективных методах продаж.

Вы также можете попросить каждого участника собрать данные по их конкретным областям. Это может гарантировать, что они принесут на встречу соответствующий опыт. Может помочь сообщить, что все участники просматривают общую информацию до встречи или заранее делятся своими данными, чтобы подготовить всех к обсуждениям.

4. Создайте расписание

Создание запланированной повестки дня собрания может помочь вам обсудить каждую тему в ваших целях и запланировать время обсуждения. Вы можете запланировать введение в начале дня для обсуждения целей и небольших встреч для анализа данных, обсуждения решений и определения следующих шагов. Каждый компонент повестки дня может включать необходимых участников, соответствующую информацию и время. Это может помочь участникам понять, как каждый пункт повестки дня способствует достижению более крупных целей. Подумайте о том, чтобы запланировать время либо между сеансами, либо в конце дня, чтобы поделиться своим опытом и мыслями о том, что делать дальше.

5. Сообщите участникам повестку дня

Предоставление участникам повестки дня перед собранием может дать им время для ее рассмотрения и подготовки. Понимание разговоров, в которых они могут участвовать, может помочь им предоставить любые данные или ресурсы, которые им могут понадобиться. Подумайте о том, чтобы отправить повестку дня за несколько недель до выездной встречи, чтобы у участников было достаточно времени, чтобы просмотреть ее и задать вопросы. При совместном использовании вы также можете указать другие детали дня, такие как место, время начала и окончания и условия поездки.

Типы тем повестки дня выездных совещаний

Вот некоторые из общих тем повестки дня, которые вы можете обсудить на выездной встрече:

• Рефлексия. Вы можете посвятить время выездной встрече размышлению о личной или коллективной работе за прошлый год или тому, как они выполнили конкретный проект. Благодаря этому члены команды могут поделиться своим уникальным опытом, в том числе успехами, неудачами и областями для улучшения.

• Культура: вы можете выделить руководство за пределами офиса, чтобы убедиться, что каждый участник разделяет одинаковое видение корпоративной культуры. Это может включать обмен способами улучшения коммуникации, обмен информацией о том, что каждый считает успешным, и обмен личными и командными целями, чтобы мотивировать друг друга.

• Коммуникация. Выездные встречи руководства могут быть сосредоточены на том, как менеджеры общаются со своими командами и друг с другом. Вы можете собирать данные о текущих практиках каждого и делиться общими целями, к которым каждый может стремиться, улучшая общение.

• Роли: вы можете использовать повестку дня управления вне офиса, чтобы установить четкие роли, обязанности и границы между командами. Это может помочь укрепить доверие и ответственность между членами команды и прояснить любую путаницу в отношении их обязанностей.

• Модель услуг/продуктов: вы можете сосредоточить свое управление вне офиса на услугах, которые вы предоставляете своим клиентам, включая их обучение, сопровождение и дополнительные продажи. Это может обеспечить согласованное обслуживание клиентов между командами и улучшить качество обслуживания клиентов.

• Инвестиции: Вы можете обсудить потенциальные или недавние инвестиции для управления за пределами офиса. Используя это время, вы можете составить план действий, который обеспечит документирование любых новых процессов, наличие информационных ресурсов для всех команд и процесс измерения успешности инвестиций.

• Маркетинг. Выездные встречи для обсуждения маркетинговых инициатив могут гарантировать, что все команды имеют одинаковое видение маркетинга и брендинга продуктов. Вы можете включить менеджеров по дизайну, продажам и маркетингу, чтобы каждый член команды знал свою роль и то, как представлять свои продукты и компанию.

• Изменения в бизнесе: вы можете провести выездное совещание для менеджеров, если хотите обсудить возможные изменения в бизнесе, такие как цели роста, организационные изменения или долгосрочные стратегии. Рассмотрите цели, связанные с последовательным обменом сообщениями и управлением рисками.