Как создать план продуктивности за 6 шагов

Сохранение продуктивности важно для развития на рабочем месте и карьерного роста. Последовательное и эффективное выполнение ваших ежедневных задач может упорядочить ваш день и помочь вам в достижении ваших целей. Одна из стратегий, которую вы можете попробовать, — это создать план продуктивности. В этой статье мы обсудим шесть шагов по созданию плана продуктивности и дадим советы, как сделать его эффективным.

Что такое план продуктивности?

План продуктивности — это план, направленный на улучшение того, как вы проводите свое время в течение дня. Эффективные планы производительности часто касаются областей, которые могут повлиять на прогресс человека или организации, таких как неэффективное управление временем или низкая вовлеченность. Создание одного из этих планов может помочь вам свести к минимуму отвлекающие факторы и посвятить достаточно времени наиболее важным задачам.

Каковы преимущества создания плана продуктивности?

Планы повышения производительности имеют много преимуществ, помимо предоставления структуры, позволяющей работать в идеальном темпе. Эти преимущества включают в себя:

Повышенная четкость

Планируя все свои задачи, вы можете лучше понять, что вам нужно сделать и когда. Вы можете уточнить свои цели и определить, чего вы пытаетесь достичь. Планы производительности помогут вам ответить на вопросы о ваших целях и обязанностях, например, почему вы хотите достичь своих целей, как ваши задачи влияют на отдел или компанию в целом и сколько времени вы хотите посвятить каждой задаче. Как только вы определите цель задачи, вы можете найти больше мотивации для ее выполнения.

Повышенный фокус

С планом продуктивности вы можете стать более вовлеченным в работу. Сосредоточиться на задаче может быть проще, если вы знаете, сколько времени вы выделили для нее и когда вы планируете перейти к следующему действию. Эффективный график работы может помочь вам достичь ваших целей, что повысит вашу производительность.

Повышение качества работы

По мере того, как ваше внимание увеличивается, вы можете обнаружить, что достигаете лучших результатов. Вы можете оценить свой план продуктивности и признать свои области успеха. Например, вы можете обнаружить, что запланированное время задачи позволяет вам сосредоточиться на наиболее важных деталях и обеспечить их высокое качество.

Снижение стресса

Эффективное планирование рабочего дня может снизить уровень стресса и предоставить больше возможностей для отдыха. Организация ваших ежедневных обязанностей может помочь вам следить за сроками и не перегружаться. Это может дать вам больше времени для отдыха, что улучшит ваше настроение, может улучшить и положительно повлиять на вашу производительность, качество работы и общее удовлетворение.

Как составить план продуктивности

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить при создании плана продуктивности:

1. Определите области внимания

Начните с перечисления задач, которые требуют наибольшего внимания. Помимо ваших важных ежедневных обязанностей, вы можете включить в него деятельность, которая поддерживает ваши карьерные цели или задачи. Затем сгруппируйте элементы списка по основным направлениям. Разделите их на категории, которые имеют для вас смысл, например задачи, относящиеся к проекту, краткосрочные и долгосрочные цели и административные задачи. Группируя похожие задачи, вы можете упростить переход от одного вида деятельности к другому.

2. Обратите внимание на свои препятствия

Перечислите трудности, с которыми вы часто сталкиваетесь во время работы. Это могут быть отвлекающие факторы на рабочем месте, отсутствие мотивации, противоречивые обязанности или нехватка времени. Понимание ваших общих препятствий может помочь вам определить, как их уменьшить. Например, если вы заметили, что часто испытываете упадок сил в начале дня, вы можете попробовать включить в свой день короткую прогулку, чтобы освежиться.

3. Следите за своим временем

Документирование того, как вы в настоящее время тратите свое время, может помочь вам определить, помогает ли ваш рабочий процесс достижению ваших целей. Эта информация важна для определения того, какие улучшения вы хотите внести при создании нового расписания. Вы можете отслеживать свой день с момента прибытия на работу и до ухода с нее с шагом по вашему выбору. Например, вы можете делать паузы каждый час или каждые 30 минут, чтобы подробно рассказать о том, что вы уже сделали. Делая это хотя бы несколько дней, вы сможете увидеть, какие области внимания занимают большую часть вашего времени.

4. Проанализируйте информацию

Сложите время, которое вы тратите на различные виды деятельности, включая перерывы. Вы можете выяснить, что занимает большую часть вашего времени, и определить, требуют ли эти задачи вашей энергии и внимания. Анализ ваших нынешних привычек также может помочь вам оценить, были ли вы правы в отношении отмеченных вами препятствий.

5. Придумайте стратегии

После оценки того, как вы тратите свое время, например, областей, на которые вы тратите слишком много времени, или областей, требующих большего внимания, подумайте о том, как улучшить свое управление временем. Составьте расписание, учитывающее периоды максимальной концентрации внимания и время для непредвиденных задач и отдыха. Оставаясь реалистичным в отношении своих целей и способностей, вы сможете составить хорошо организованный и эффективный план.

Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для создания плана продуктивности:

• Техника Помидора: с этой стратегией вы сосредотачиваетесь на одной задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв. Вы можете записывать, что вы выполняете каждый интервал, в том числе сколько интервалов вам может понадобиться для выполнения задачи, и делать более длительный перерыв после четырех интервалов.

• Матрица Эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра помогает определить, насколько важна и насколько срочна каждая задача. Как только вы рассортируете все по четырем категориям матрицы — срочное/важное, срочное/неважное, несрочное/важное и несрочное/неважное, — вы сможете составить свой план продуктивности.

• Метод Айви Ли. Для этого метода перечислите шесть задач, которые вы хотите выполнять каждый день, в порядке важности. Работайте над каждой задачей до завершения, и если к концу дня остались незавершенные задачи, перенесите их в список на следующий день.

• Правило 80/20: этот метод, также называемый принципом Парето, утверждает, что 80% результатов приходятся на 20% работы. С помощью этого правила вы отдаете приоритет 20% задач, которые могут дать наилучшие результаты, прежде чем переходить к другим задачам.

6. Экспериментируйте и определяйте, что работает

Гибкая стратегия может позволить вам найти рутину, которая соответствует вашим потребностям. Попробуйте поэкспериментировать с различными методами, чтобы составить расписание, которое даст вам наилучшие результаты. Попробуйте изменить свой распорядок дня, нацелившись только на одну или две области вашего внимания. Как только вы впишете их в свое расписание, переходите к другим областям. Стремитесь к прогрессу, устанавливая и корректируя крайние сроки для каждой задачи в своем плане продуктивности.

Советы по созданию плана продуктивности

Вот еще несколько советов, которые помогут вам создать эффективный план продуктивности:

• Запланируйте одну задачу за один раз.

• Организуйте деятельность по блокам времени.

• Сделайте привычкой регулярное планирование.

• Поймите, как улучшения производительности, которые вы хотите сделать, могут повлиять на ваш успех.

• Используйте инструмент планирования, например календарь или электронную таблицу.