Как создать отчет высокого уровня (плюс что включить)

При управлении проектом необходимо отслеживать множество компонентов, чтобы гарантировать его правильное и своевременное завершение. Использование отчетов высокого уровня может быть полезным способом информирования заинтересованных сторон и проектной группы о статусе проекта. Если вы заинтересованы в предоставлении своей команде наиболее актуальной информации для отслеживания хода проекта, подумайте о том, чтобы узнать больше об отчетах высокого уровня. В этой статье мы обсудим отчеты высокого уровня, когда их использовать, что включать в отчет и как написать его самостоятельно.

Что такое отчетность высокого уровня?

Команды используют отчеты высокого уровня во время собраний, чтобы донести до участников наиболее важную информацию по теме. Информация в отчете является «высокоуровневой», поскольку в ней представлены основные данные и сводка текущего проекта в течение определенного периода времени, например еженедельный или ежемесячный отчет. Это может помочь команде понять, что идет хорошо, какие области могут выиграть от улучшения и похоже ли, что проект будет завершен в соответствии с графиком.

Когда использовать высокоуровневую отчетность

Вы можете использовать высокоуровневую отчетность для представления обновлений на каждом этапе выполнения проекта. Как часто вы решите создавать отчеты, зависит от потребностей заинтересованных сторон и задействованной команды. Отчеты гарантируют, что у всех будет одинаковое понимание текущего состояния проекта и любых потенциальных проблем, о которых всем будет полезно знать.

Что включить в отчет высокого уровня

Вот некоторые из часто используемых элементов в отчете высокого уровня:

Основная информация

Первый раздел отчета высокого уровня содержит основную информацию о проекте или фокусе отчета. Это включает в себя:

• Название проекта

• Руководитель проекта

• Соответствующие даты для представленной информации

Основная информация остается неизменной каждую неделю, за исключением дат, которые меняются по мере прохождения этапов проекта. Даты важны, потому что они помогают установить график проекта. Любой, кто работает над проектом, или его заинтересованные стороны могут вернуться и просмотреть любой из отчетов высокого уровня на основе дат, указанных в каждом отчете.

Статус проекта

Важно указать статус проекта, чтобы все заинтересованные стороны знали, как продвигается общий успех проекта каждую неделю. Во многих отчетах используется цветная диаграмма, чтобы показать статус проекта в различных областях, таких как объем, бюджет, сроки и риски. Вы можете настроить цвета, используемые в диаграмме состояния проекта, в соответствии с вашими потребностями, но общая цветовая диаграмма может включать:

• Зеленый: Зеленые участки символизируют работу, которая идет хорошо.

• Желтый: Желтый указывает на область, требующую особого внимания и помощи.

• Красный: Красный указывает на то, что требует немедленного внимания.

Общий обзор прогресса

Резюме высокого уровня является кратким и содержит соответствующую информацию, имевшую место в даты, указанные в разделе «Основная информация». Это идеально подходит для тех, кто не читал весь отчет перед встречей. Резюме обычно состоит всего из нескольких предложений и состоит из любых неотложных вопросов и основных моментов за отчетный период.

Обзор каждой конкретной области

Ключевые разделы вашего отчета могут различаться в зависимости от типа обсуждаемого проекта. Например, вы можете захотеть включить в проект некоторые разделы: объем проекта, риски, бюджет и сроки. Для каждого раздела вы можете перечислить две или три части информации в маркированном списке, объясняющем наиболее релевантное содержание для этой области. Когда это применимо, используйте числовые данные, которые могут помочь оценить общий прогресс в каждой области внимания.

Соответствующие ссылки

Цель отчета высокого уровня — предоставить заинтересованным сторонам самую важную информацию. Тем не менее, может быть полезно предоставить ссылки на более подробную информацию для тех, кто хотел бы лучше понять конкретные элементы. Например, вы можете захотеть рассказать о целях проекта, доходах за последний квартал или контрольных точках, достигнутых командой в текущем проекте.

Предсказуемые проблемы

Проблемы могут возникать во время различных проектов, поэтому объяснение потенциальных рисков до того, как они произойдут, поможет их избежать. Перечисление любых предсказуемых проблем гарантирует, что все участники встречи будут последовательны в своем понимании потенциальных рисков. Некоторые возможные проблемы включают в себя:

• Задержки, влияющие на срок

• Прибавка к выделенному бюджету

• Неожиданные риски проекта

Как создать высокоуровневый отчет

Вот шаги, которым вы можете следовать, чтобы написать эффективный отчет высокого уровня:

1. Создайте шаблон

Прежде чем приступить к написанию, подумайте о целях отчета. Решите, какая информация наиболее актуальна для вашей команды при чтении отчета каждую неделю. Вы можете использовать готовый шаблон или создать свой собственный, добавив в него категории, которые относятся к общей направленности проекта.

Независимо от того, используете ли вы готовый шаблон или создаете свой собственный, полезно использовать один и тот же формат схемы для всех высокоуровневых отчетов, которые вы планируете использовать в рамках одного проекта. Единообразие позволяет членам команды быстро адаптироваться к тому, что они могут ожидать увидеть во время каждой встречи. Это также упрощает поиск ключевых фрагментов информации, если они каждый раз представлены в одном и том же формате.

2. Соберите информацию

Создав шаблон, соберите всю соответствующую информацию, необходимую для вашего первого отчета. Важно включать только информацию, относящуюся к датам, указанным в разделе «Основная информация». Вы можете получать данные из разных источников, чтобы иметь лучшее представление о таких областях, как ваш бюджет, график проекта и другие вопросы, важные для вашего проекта. Вы также можете поговорить с членами вашей команды, чтобы узнать их мнение об их областях знаний, потому что у них могут быть дополнительные знания, которые можно добавить в отчет.

3. Напишите свой первый черновик

После того, как у вас будет необходимая информация для написания отчета, вы можете начать свой первый черновик. Наличие первого черновика дает вам возможность записать все свои мысли и данные, которые вы нашли при сборе информации. Это также позволяет вам вернуться позже, чтобы просмотреть и отредактировать свою работу. Используя свой шаблон, вы можете заполнить каждый раздел собранным материалом.

Три наиболее часто встречающиеся части информации в отчете высокого уровня включают общую информацию о проекте, его статус и общее резюме. Что вы решите добавить после этого, зависит от потребностей проекта и его заинтересованных сторон. Вы можете включить более конкретные сведения о каждом этапе проекта, конкретные ссылки или любые предстоящие проблемы, с которыми может столкнуться команда, чтобы они могли спланировать способы их предотвращения.

4. Отредактируйте и напишите свой окончательный вариант

После того, как вы написали первый черновик, найдите время, чтобы просмотреть и отредактировать его перед отправкой. Отправка безошибочного отчета высокого уровня, который легко понять людям, может подчеркнуть вашу трудовую этику, профессионализм и способность сосредоточиться на деталях. Вот несколько аспектов, на которых вы можете сосредоточиться:

• Форматирование: убедитесь, что шрифт легко читается, например Times New Roman или Arial, и установите размер 12.

• Язык: постарайтесь сделать так, чтобы каждый, кто читает отчет, мог легко понять, что в нем говорится, используя лаконичный язык. Чтение вслух может помочь вам найти что-то, что идет не так, чтобы вы могли перефразировать это для ясности.

• Грамматика: пока вы редактируете, ищите любые ошибки в написании заглавных букв, пунктуации и орфографии.