Как создать календарь управления проектом за 5 шагов

14 октября 2021 г.

Тщательное планирование часто является одним из основных аспектов хорошо функционирующей команды. Знание конкретных задач, за которые вы отвечаете, и сроков их выполнения может помочь вам хорошо выполнять свою работу. Наличие правильных инструментов, таких как календарь управления проектами, также может сделать управление проектами более эффективным и гарантировать, что вы сможете уложиться в важные сроки. В этой статье мы расскажем, что такое календарь управления проектами, какие преимущества он может дать и как его создать, а также несколько советов, которые помогут вам в этом.

Что такое календарь управления проектами?

Календарь управления проектами — это инструмент, который вы можете использовать, чтобы оставаться организованным, планировать задачи, устанавливать сроки и распределять рабочие нагрузки для разных проектов. У него гораздо больше возможностей, чем у традиционного настольного календаря. Эффективный календарь управления проектами может помочь вам и вашей команде отслеживать ваш прогресс и все более мелкие задачи, необходимые для своевременного достижения ваших целей. Календарь управления проектом состоит из:

• Базовый календарь: это шаблон календаря, который вы можете использовать в качестве основы для календаря вашего проекта и трех других компонентов календаря в этом списке. В базовом календаре указаны типичные рабочие часы и дни, необходимые для завершения проектов, а также любые праздники и выходные, которые могут повлиять на сроки.

• Календарь проекта. Этот календарь показывает даты, время и смены, которые вы выделяете для конкретного проекта, например рабочие и нерабочие дни для каждого члена команды.

• Календарь ресурсов. Этот компонент планирования вашего проекта показывает дни и часы, когда конкретный ресурс, например член команды или часть оборудования, может потребоваться для выполнения определенных задач. Он также подробно описывает доступность ресурса.

• Календарь задач. Вы можете использовать этот календарь для разработки графиков выполнения определенных задач и назначения ресурсов, необходимых для их выполнения. Эти задачи обычно не включаются в общий календарь проекта. Обновление программного обеспечения, необходимого для проекта, например, может быть задачей, которую вы включаете в этот тип календаря.

Каковы преимущества создания календаря управления проектами?

Вот некоторые из основных преимуществ создания и ведения календаря управления проектами:

Планирование и распределение задач

Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в команде, подробный календарь позволит вам ставить задачи для себя или других членов команды. Вы можете расставить приоритеты этих задач в соответствии с конкретными сроками выполнения. Это может помочь вам работать над задачами в зависимости от их срочности и уровня важности.

Управление ресурсами и рабочей нагрузкой

Когда вы работаете в команде, важно отслеживать ход проекта во время совместной работы. Использование календаря управления проектами позволяет вам устанавливать крайние сроки в зависимости от доступности членов команды, особенно когда вы можете работать над несколькими проектами одновременно. Эффективная организация рабочих нагрузок позволяет членам команды видеть предстоящие задачи, чтобы они могли соответствующим образом подготовиться.

Соблюдение сроков

Тайм-менеджмент полезен в любой работе, а сроки гарантируют, что проекты не сбиваются с графика. Наличие календаря позволяет вам устанавливать вехи и тщательно планировать, сколько времени может занять каждая задача. Календарь управления проектом также может помочь руководителю проекта распознать любые задержки, которые могут повлиять на окончательный срок, предлагая ему возможность разработать план для своевременной доставки или согласования нового срока.

Как создать календарь управления проектами

Вот пошаговое руководство по созданию календаря управления проектами:

1. Выберите подходящий инструмент

При выборе инструмента управления проектами для вашей команды полезно учитывать ваши конкретные потребности. Потратив время на исследования, вы сможете найти подходящий инструмент. Подумайте, нужен ли вам инструмент, который просто управляет рабочим процессом и отслеживает временные рамки, или вам могут понадобиться более сложные функции.

2. Разделите проект на доставляемые задачи

Рассмотрите весь проект и конечную цель вашей команды. Затем разделите проект на более мелкие достижимые задачи и этапы, чтобы выполнить все окончательные требования проекта. Это может помочь вам лучше визуализировать все шаги и оценить время и ресурсы, необходимые для достижения вашей цели.

3. Оцените ресурсы

Оцените, сколько времени или денег может потребоваться для выполнения каждой основной задачи. Направьте свое время и усилия на достижение наиболее важных целей. Рассмотрите возможность предоставления некоторых дополнительных ресурсов в качестве меры безопасности, поскольку эта заранее запланированная гибкость может помочь, если возникнут непредвиденные расходы или проблемы.

4. Распределите обязанности

При распределении конкретных задач или ресурсов между членами команды учитывайте их рабочее время, прежде чем назначать каждую задачу и крайний срок. Рекомендуется учитывать ежегодный отпуск и любые другие нерабочие дни. Некоторые инструменты управления проектами автоматически уведомляют членов команды, когда вы назначаете им новую задачу, что может сэкономить время и усилия за счет оптимизации коммуникации.

5. Думайте заранее

Изменения могут произойти в любой рабочей среде. Рассмотрите свои проекты с точки зрения долгосрочной перспективы и посмотрите, сможете ли вы заблаговременно распознать любые проблемы до их возникновения. Календарь управления проектом с возможностью автоматического переноса дат может быть полезен, если ваша команда сталкивается с проблемой, так как это экономит ваше время и энергию при решении любых аспектов проекта, которые требуют изменений.

Советы по ведению календаря управления проектами

Вот несколько кратких советов, которые помогут вам улучшить свой календарь управления проектами:

• Рассмотрите возможность использования централизованной платформы, объединяющей все аспекты управления проектами.

• Регулярно обновляйте свой календарь всеми необходимыми изменениями.

• Стремитесь установить разумные сроки.

• Подумайте о цветовом кодировании задач в своем календаре, чтобы отразить их тип, уровень прогресса или приоритет.

• Зарезервируйте дополнительное время перед крайним сроком, чтобы завершить любую незавершенную работу.

• Используйте напоминания, чтобы уведомлять свою команду о встречах, сроках или задачах.

• Помните о часовых поясах при работе с удаленными членами команды в разных географических точках.