Как создать эффективный процесс приема

20 мая 2021 г.

Использование рабочего процесса — один из многих процессов, которые могут замедлить или ускорить проекты для бизнеса. Когда бизнес сужает свой процесс приема до одной точки входа из многих, потенциальные клиенты и инициаторы проектов могут легче отправлять рабочие запросы. Единая точка приема также позволяет бизнесу проверять входящие запросы и отклонять или принимать запросы в зависимости от объема. В этой статье мы обсудим шаги по созданию эффективного процесса потребления и почему это важно.

Каков процесс приема рабочего процесса?

Процесс приема рабочего процесса — это процесс, с помощью которого компании рассматривают и принимают новые проекты или рабочие запросы. Прием рабочего процесса может содержать несколько каналов или точек входа, через которые потенциальные клиенты могут отправлять запросы и рабочие задания. Этот процесс включает следующие этапы:

• Первоначальный запрос: клиент или владелец проекта отправляет формальный запрос бизнесу на услуги или продукты. Этот первоначальный контакт может осуществляться через каналы социальных сетей, электронные письма, прямой контакт по телефону или рекомендации от клиентов и других предприятий.

• Обзор проекта: команда рассматривает проект и его требования, чтобы определить, может ли бизнес принять его и сколько может стоить работа над проектом.

• Принятие или отказ: бизнес рассматривает требования проекта и запросы клиентов и определяет, следует ли принять лид или отказаться от него.

• Этап планирования: после первоначального контакта и принятия команда переходит к этапу планирования и начинает совместную работу над спецификациями клиента и параметрами проекта.

Почему важно иметь процесс приема?

Процесс приема проекта важен для повышения эффективности этапа запроса и позволяет вам и вашим проектным группам просматривать рабочие задания перед их принятием. Процесс приема также важен для выявления потенциальных препятствий для процесса адаптации новых лидов и клиентов или в тех областях, где прием может замедлить производство и эффективность. Информация, которую вы можете собрать в процессе приема, может помочь вам разработать стратегии снижения рисков, наметить рабочие параметры и определить проектные роли в вашей команде, чтобы вы могли принимать больше проектных запросов.

Характеристики успешного процесса приема

Успешный процесс приема является эффективным и быстрым и может помочь вам сократить время, необходимое вашей команде для рассмотрения проектов и принятия или отказа от них. Вот некоторые характеристики успешного процесса приема:

• Установленная точка входа для проектных запросов: точка входа для всех новых рабочих запросов является важным фактором в инициировании процесса приема проекта. Установление точек входа для каждого этапа процесса гарантирует, что соответствующие члены команды будут своевременно и эффективно получать новые запросы от потенциальных клиентов.

• Назначенные роли для членов команды: Обучите членов команды выполнять определенные роли в процессе приема. Например, у вас может быть кто-то, кто встречает новых клиентов и обрабатывает запросы, чтобы гарантировать, что они попадут к нужным людям. Вы также можете поручить менеджеру проекта или другому руководителю контролировать процесс приема, чтобы обеспечить эффективность и профессионализм.

• Четкие требования для клиентов: компании гарантируют, что запросы на проекты включают четкие требования для клиентов и владельцев проектов, чтобы все вовлеченные стороны понимали параметры проекта. Клиенты и проектные группы обычно могут получить доступ к этому типу информации на веб-сайте компании или в вводном электронном письме.

• Хорошая коммуникация между членами команды. Эффективная коммуникация между членами команды, руководителями и владельцами проекта имеет решающее значение для успешного процесса приема. Открытое общение и сотрудничество гарантируют, что все члены команды и клиенты понимают требования и общие цели.

• Согласованные сроки отправки запросов: согласованные сроки для запросов на проекты помогают поддерживать проекты в соответствии с процессом проверки вашей командой и могут предотвратить замедление процесса. При установлении сроков процесса приема предоставьте информацию о том, сколько времени занимает процесс приема от первоначального рассмотрения до принятия или отказа.

Как создать эффективный процесс приема

Создание эффективного процесса приема требует тщательного анализа вашего текущего процесса приема и глубокого понимания того, как лиды находят ваш бизнес. Вот как создать эффективный процесс потребления:

1. Просмотрите процесс первоначального контакта

Прежде чем принять или отклонить задачу проекта, просмотрите процессы коммуникации, которые вы планируете наладить между клиентом, вашей командой и вашими руководителями. Оцените все документы, которые клиент и инициаторы проекта представляют, чтобы убедиться, что вся информация является полной и точной. Также важно рассмотреть спецификации проекта, включая объем проекта, потенциальные затраты и спецификации клиента. Одним из распространенных способов, с помощью которого предприятия и организации анализируют процессы коммуникации и контактов, является использование приложений онлайн-запросов, где клиенты могут отправлять информацию в электронном виде, что позволяет повысить эффективность процесса приема.

2. Требуйте конкретики для входящих запросов

Чем больше информации ваша команда собирает о входящих запросах на проекты, тем точнее будет ваш этап проверки. Контактные формы включают в себя несколько ключевых элементов, которые предоставляют информацию о масштабах проекта, бюджетных требованиях, основных инструментах и ​​ресурсах, ролях в команде и показателях производительности. Рассмотрим следующие примеры ключевых элементов, которые следует запрашивать, когда клиенты отправляют запрос на проект:

• Бюджет проекта

• Сроки реализации проекта

• Тип проекта

• Цели проекта

• Ожидаемый результат

• Конкретные ограничения проекта

• Отраслевые стандарты

• Правила соответствия

• Стратегии снижения рисков

3. Направляйте потребление по нужным каналам

После первоначального контакта важно убедиться, что процесс приема передает проектные запросы по соответствующим каналам для рассмотрения. Например, рассмотрите возможность создания группы проверки для обработки всех входящих запросов на получение проекта или рассмотрите возможность назначения разных рецензентов, которые будут иметь несколько точек зрения и вносить свой вклад в входящие запросы на проект. Этот процесс гарантирует, что проекты дойдут до нужных людей и будут соответствовать требованиям бизнеса, а также может помочь сократить будущие расходы и повысить эффективность этапа планирования.

4. Автоматизируйте процессы приема и маршрутизации

Автоматизация процессов маршрутизации и приема может помочь сэкономить время и деньги за счет уменьшения человеческого фактора на этапах проверки и утверждения или отказа в процессе приема. Например, ваша команда может использовать программное обеспечение для сканирования входящих запросов на наличие определенных требований, таких как ключевые слова и фразы, чтобы определить жизнеспособность проекта. Затем вы можете интегрировать автоматические подтверждения вашего запроса или отказа в принятии проекта. Еще несколько способов, с помощью которых вы можете автоматизировать процесс приема, включают отправку электронных писем с подтверждением, обновление назначений задач в вашем рабочем процессе или определение приоритетов конкретных задач в соответствии со сроками.

5. Регулярно контролируйте процесс

Отслеживайте и устанавливайте базовый уровень эффективности для вашего процесса приема и постоянно оценивайте свои подходы для внесения улучшений или изменений в ваш процесс. Подумайте о том, чтобы запросить отзывы у владельцев проектов и клиентов, а также у вашей команды и руководителей, чтобы вы могли определить области успеха и аспекты производительности, которые нуждаются в улучшении. Регулярный просмотр процесса приема и запрос предложений и отзывов может помочь вашей организации оптимизировать рабочий процесс, повысить эффективность проекта и сократить время на рассмотрение и принятие новых проектных предложений.