Как создать эффект висячего отступа в Excel (плюс советы)

8 апреля 2022 г.

Отступы — это метод форматирования, при котором определенные строки текста помещаются дальше от полей, чем другие. Когда вы создаете бизнес-отчет, научную статью или другой ресурс, вы можете использовать отступы, чтобы выделить информацию или отдельные элементы в списке. Если вы используете Excel для создания электронных таблиц и таблиц, вам может быть интересно, как можно создать висячий отступ в программе. В этой статье мы объясним, что такое висячий отступ, почему вы можете его использовать, и опишем три способа получить визуальный эффект висячего отступа в электронной таблице Excel.

Что такое висячий отступ?

Висячий отступ — это тип техники отступа, используемый в печатных документах и ​​электронной обработке текстов. Когда в абзаце или предложении используется висячий отступ, первая строка текста выравнивается по левому краю страницы, а следующие строки имеют отступ вправо. Строки сохраняют отступ до следующего раздела текста. Некоторые авторы называют висячие отступы «отрицательными отступами», потому что их формат противоположен традиционному отступу в начале абзаца.

Почему вы можете использовать висячий отступ?

Как правило, авторы используют висячие отступы в библиографии или на страницах цитируемых работ, которые обычно находятся в конце отчетов или эссе. В этих ресурсах перечислены основные источники, которые автор использовал или цитировал при создании ресурса. В цитируемых работах страницах и библиографиях используются висячие отступы, потому что в этом формате первое слово в каждой цитате выделяется, что облегчает читателям поиск определенного источника на странице по цитатам в тексте. В этих ресурсах каждая запись представляет собой отдельный абзац, первая строка которого выровнена по левому краю, а все последующие строки имеют отступ.

Хотя висячие отступы в основном используются на страницах цитирования, авторы могут использовать этот формат для других видов ресурсов. Они могут использовать висячие отступы для разделения разных людей на странице благодарностей за книгу или другую публикацию. В бизнес-планах могут использоваться висячие отступы в разделах, которые показывают дополнительные ресурсы для их читателей. Этот формат разделяет ключевые фрагменты информации и выделяет первое слово или фразу в имени или названии.

3 метода создания эффекта висячего отступа в Excel

Хотя Excel не поддерживает висячие отступы внутри ячеек, существует несколько методов, которые вы можете использовать для разделения и выделения информации так же, как это делает висячий отступ. Вот три способа выполнить эту задачу:

1. Как создать висячий отступ в Excel с помощью переноса текста

Вы можете использовать обтекание текстом для создания меток, напоминающих висячие отступы. Этот метод может быть идеальным, если у вас есть один элемент в списке для каждой метки или первого слова. Вот как создать такой же визуальный эффект висячего отступа, используя обтекание текстом:

1. В одном столбце введите метку информации. Например, если вы хотите создать подтверждение, вы можете указать «Джо Браун» или другое имя в ячейке A1.

2. Затем перейдите к соседнему столбцу. В ячейке B1 напишите подтверждение. Вы можете написать: Моему надежному наставнику и коллеге спасибо за вашу постоянную поддержку. Ваша мудрость и терпение повлияли на мою работу, и я благодарен за то, что могу называть вас своим другом.

3. Установите размеры ячейки B1, перетащив линию справа от столбца B в браузере, пока она не станет нужного размера.

4. Обтекание текста в столбце B гарантирует, что текст остается в пределах размеров ячейки и создает визуальный эффект висячего отступа. Щелкните поле над столбцом B, чтобы выбрать весь столбец.

5. Нажмите «Перенести текст» на главной вкладке листа Excel, чтобы создать несколько строк текста, соответствующих размерам столбца.

6. Напишите оставшиеся метки в следующих ячейках в столбце A с соответствующим текстом в столбце B.

2. Как создать висячий отступ в Excel с помощью слияния ячеек

Еще один способ создать визуальный эффект висячего отступа в Excel — использовать объединенные ячейки для меток. Вы могли бы сделать это, если бы у вас было несколько ячеек информации для каждой метки. Вот как использовать эту технику:

1. В одном столбце создайте метку для своей первой записи. Например, если вы хотите использовать имя автора в качестве метки для нескольких источников, вы можете поместить имя автора в ячейку A1.

2. Перейдите к следующему столбцу и введите каждую связанную часть информации для метки. Например, вы можете поместить три источника в ячейки B1, B2 и B3, по одному в каждую ячейку.

3. Щелкните поле в верхней части столбца B, чтобы выделить весь столбец, и выберите «Обтекание текстом», чтобы убедиться, что вы видите весь текст в каждой ячейке.

4. Используйте курсор, чтобы отрегулировать ширину столбца B, пока ячейки не станут нужного вам размера.

5. Выберите ячейку A1 и перетащите курсор, чтобы включить все ячейки в столбце A, которые находятся рядом с вашими записями в столбце B. Например, если вы ввели имена источников в ячейки B1, B2 и B3, выберите ячейки A1, A2 и A3.

6. Щелкните значок на главной вкладке с надписью «Объединить и центрировать» и удерживайте его, чтобы открыть подменю. Выберите «Объединить ячейки», чтобы превратить ячейки A1, A2 и A3 в одну ячейку с меткой в ​​ней.

7. Повторите процесс для остальных меток и связанного текста.

3. Как создать висячий отступ в Excel с помощью ручного отступа

Чтобы добиться эффекта висячего отступа внутри ячейки, вы можете вручную добавить дополнительные пробелы к ячейкам с несколькими строками текста в них. Изменение размера или других параметров ячейки, строки или столбца может изменить этот тип форматирования, поэтому, если вы выберете этот метод, рассмотрите возможность добавления отступа непосредственно перед печатью листа или сохранением его в формате PDF. Вот как вручную добавить отступы в ячейку Excel:

1. Выберите столбец, который вы хотите использовать для отображения информации, и запишите информацию для каждой записи в отдельной ячейке. Например, если у вас есть шесть источников, которые вы хотите поместить в библиографический столбец, вы можете выбрать столбец A и поместить свои записи в ячейки с A1 по A6.

2. После того, как вы ввели всю свою информацию, щелкните ячейку над столбцом, чтобы выделить столбец. Выберите «Обтекание текстом» на главной вкладке, чтобы убедиться, что вся информация видна в каждой ячейке.

3. Используйте курсор, чтобы отрегулировать ширину столбца, пока ячейки не станут нужного вам размера. Чем шире вы делаете столбцы, тем меньше строк могут отображаться в ваших записях.

4. Посмотрите на первую ячейку и найдите слово, с которого начинается вторая строка, наведите курсор на это слово и щелкните. Добавляйте пробелы, пока вторая строка не будет иметь отступ в соответствии с вашими предпочтениями.

5. Если в ячейке больше строк, щелкните перед словами, с которых начинаются эти строки, и добавьте такое же количество пробелов.

6. Повторите процесс для каждой ячейки в столбце. Чтобы убедиться, что эффект висячего отступа остается включенным во время процесса печати, используйте параметр «Предварительный просмотр перед печатью» перед печатью на бумаге или сохранением в PDF.

4 совета по структурированию информации в Excel

Вот четыре стратегии, которые вы можете использовать для эффективной передачи информации в Excel:

1. Используйте таблицы и диаграммы

В Excel имеется ряд шаблонов таблиц и диаграмм, которые можно использовать для упорядочивания данных. В зависимости от типа информации, которую вы представляете, вы можете выбрать таблицу, гистограмму или круговую диаграмму. Эти диаграммы могут разделять различные фрагменты данных, подобно тому, как в письменном документе может быть выступ. Чтобы создать диаграмму или график, введите информацию, которую вы хотите использовать на диаграмме, в ячейки. Выделите ячейки и выберите «Вставить», затем «Рекомендуемые диаграммы». Вы можете использовать меню, чтобы выбрать тип визуального органайзера, добавить метки и изменить цвета.

2. Используйте условное форматирование

Условное форматирование позволяет применять цветовые схемы к вашим данным, используя чередующуюся цветовую схему или выделяя значения, соответствующие вашим параметрам. Вы можете использовать эту технику, чтобы выделить определенные ячейки или упростить чтение информации. Чтобы применить условное форматирование, выберите ячейки, которые вы хотите включить в цветовую схему, или выберите весь лист. Нажмите «Стили» на главной вкладке, а затем выберите «Условное форматирование». Настройте параметры в соответствии со своими предпочтениями, а затем примените форматирование.

3. Рассмотрите возможность аннотирования

Вы можете добавлять комментарии к ячейкам, которые предоставляют дополнительную информацию, когда ваш читатель щелкает ячейку или переходит к ней с помощью клавиш со стрелками. Этот метод может быть эффективным, если вы хотите предоставить читателю больше информации об определенных ячейках, сохраняя при этом единообразный внешний вид электронной таблицы. Чтобы добавить аннотацию к ячейке, щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Вставить комментарий» или «Новая заметка» в зависимости от того, какая у вас версия Excel. Введите свой комментарий в появившееся поле аннотации. Когда вы закончите, щелкните за пределами ячейки, чтобы установить аннотацию.

4. Настройте границы ячеек

Вы можете настроить цвет и стиль границ ячеек, чтобы соединить связанные фрагменты информации. Например, вы можете сделать границу между меткой и содержимым библиографической записи пунктирной или невидимой, чтобы визуально связать две ячейки. Чтобы настроить границу ячейки, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которая имеет общую границу, и выберите «Форматировать ячейки». Во всплывающем меню выберите «Граница» и выберите сторону ячейки с границей, которую вы хотите настроить. Выберите предустановленный вариант или измените цвет и стиль в соответствии со своими предпочтениями.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.