Как создать диаграмму Ганта с использованием вех

16 сентября 2021 г.

Когда вы управляете проектом, важно учитывать сроки, которые вы установили для своего проекта. Диаграммы Ганта — распространенный инструмент в управлении проектами, поскольку они помогают вам оставаться организованным и визуализировать задачи, связанные с проектом. Понимание различных типов вех проекта может помочь вам более стратегически планировать свои графики проекта. В этой статье мы определяем вехи диаграммы Ганта, описываем их важность, объясняем, как использовать вехи в диаграмме Ганта, и даем советы по использованию вех.

Что такое вехи диаграммы Ганта?

Вехи диаграммы Ганта — это точки, которые вы устанавливаете на временной шкале вашего проекта, которые помогают вам отслеживать важные даты и сроки. Вы можете использовать эти вехи, чтобы определить, уложитесь ли вы в график и закончите проект к крайнему сроку. Веха указывает на значительный прогресс, и чем больше вех вы достигаете, тем ближе вы к завершению своего проекта. Вот несколько типов контрольных точек, которые можно использовать для измерения прогресса на временной шкале проекта:

• Встречи: когда члены команды или руководство встречаются, это может быть важной вехой на пути к прогрессу, поскольку эти встречи часто включают своевременные решения или стратегические изменения.

• Подтверждение: Проекты часто зависят от нескольких человек, работающих над разными частями проекта. Когда отдел подписывает свой вклад, он объявляет свою часть завершенной, чтобы другая команда могла начать свою часть.

• Утверждения. Перед завершением любого нового этапа проекта вы можете попросить руководителя группы или менеджера утвердить каждую задачу.

• Тесты: при разработке продукта вы можете тестировать его после каждой основной вехи, чтобы убедиться, что каждый компонент работает, прежде чем переходить к следующему производственному этапу.

Например, компания, разрабатывающая приложение для здравоохранения, работающая над приложением для обслуживания клиентов, может установить завершение кода функции чата к 1 января в качестве вехи. Еще одной важной вехой может стать утверждение дизайна приложения к 1 марта. Это два необходимых шага к завершению проекта по запуску приложения. Достигнув этих этапов, руководитель проекта может сказать, что приложение развивается в темпе, необходимом для соблюдения даты запуска.

Зачем использовать вехи диаграммы Ганта?

Вехи на диаграмме Ганта могут помочь менеджеру проекта:

Визуализируйте свой проект

Диаграммы Ганта отлично подходят для оценки всех задач, связанных с вашим проектом, но вехи могут помочь вам визуализировать время, которое может занять весь проект, независимо от одновременных задач и зависимостей. Глядя на диаграмму Ганта по вехам, вы можете упростить временную шкалу проекта, чтобы поддерживать общее понимание ключевых событий. Вы также можете использовать его в качестве краткого справочника, если у акционеров или клиентов есть вопросы о графике.

Выявление узких мест

Установка вех может удерживать ваше внимание на важных датах вашего проекта по мере их приближения. Вы можете легче определить узкие места, которые являются задержками в разработке проекта, потому что вы можете видеть, где команда не достигает контрольных точек. Выявление узких мест может помочь вам скорректировать график и сообщить своим товарищам по команде, чтобы они компенсировали любые задержки. Ведение расписания и использование вех для отслеживания прогресса может упростить информирование клиентов и членов команды о задержках в расписании.

Отдельные фазы

Команды выполняют проекты поэтапно, будь то этап проектирования, этап исследования или этап разработки. Каждый этап содержит отдельные задачи, которые члены команды должны выполнить, прежде чем проект сможет продвигаться вперед. Вехи могут быть отличным способом разделения этапов. Например, если вы работаете в компании, занимающейся дизайном веб-сайтов, и устанавливаете веху на дату утверждения окончательного дизайна веб-страницы, это означает конец этапа проектирования. Затем, если ваш клиент или акционеры запросят обновленную информацию о ходе проекта, вы можете ссылаться на завершенные этапы как на индикаторы своего прогресса.

Обеспечьте мотивацию

Вехи показывают прогресс в проекте. Вы можете использовать этот прогресс, чтобы мотивировать членов вашей команды. Это может помочь вашей команде почувствовать, что они постоянно выполняют задачи вовремя или с опережением сроков. Подчеркивание достижений вашей команды может помочь им почувствовать больше энтузиазма в своей работе и повысить их производительность. Это также может улучшить культуру на рабочем месте.

4 шага для создания диаграммы Ганта с этапами

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы использовать вехи при создании диаграммы Ганта:

1. Создайте список задач

Первым шагом в создании диаграммы Ганта с этапами является составление списка задач, которые необходимо выполнить. Приступая к выполнению каждой задачи и определяя ее объем, вам может потребоваться добавить в список дополнительные задачи. Однако перечисление задач, которые вы можете определить в начале своего проекта, может дать вам общее представление о том, что может включать ваш проект.

2. Составить расписание

Посмотрите на задачи, которые вы определили, и оцените, сколько времени может потребоваться вашей команде для выполнения каждой задачи. Вы можете использовать свой предыдущий опыт или советы членов вашей команды, чтобы установить реалистичные сроки. Установка крайнего срока для каждой задачи упрощает составление расписания.

Если для вашего проекта заранее установлен крайний срок его окончательной реализации, вы можете учитывать это при определении того, сколько задач вы можете выполнить. Если окончательная дата сдачи проекта является гибкой, вы можете рассчитать, сколько времени может потребоваться для выполнения всех задач, связанных с проектом, чтобы определить, сколько времени может потребоваться для всего проекта.

3. Разделите задачи на этапы

Как только вы установите для каждой задачи крайний срок, вы сможете определить, как каждая задача связана с другой. Задачи, которые выполняются одновременно или используют одну и ту же команду и ресурсы, могут быть частью одной фазы. Посмотрите на свои задачи, чтобы найти конечную точку, которая имеет смысл для каждой, которую вы можете использовать в качестве вехи для этой задачи.

Например, если задача на вашей диаграмме Ганта состоит в том, чтобы выбрать поставщика, у вас может быть одна команда, изучающая поставщиков и собирающая образцы, и вы можете назначить встречу для выбора между поставщиками. Вехой для этой задачи может быть дата собрания, поскольку именно в этот день ваша команда примет решение.

4. Отметьте свои вехи

Как только вы найдете веху, вы можете отметить ее на диаграмме Ганта. Некоторые онлайн-программы или программное обеспечение могут помочь вам создать цифровую диаграмму Ганта. Если вы решите использовать одну из этих служб, вы можете ввести свои вехи с помощью этих программ, и они могут предоставить вам дополнительные автоматизированные службы, такие как напоминания о событиях. Если вы используете диаграмму Ганта, созданную без помощи специального программного обеспечения Ганта, вы все равно можете добавить свои вехи.

Советы по созданию диаграммы Ганта с контрольными точками

Вот несколько дополнительных советов, которые вы можете использовать, чтобы использовать вехи на диаграмме Ганта:

Держите вашу команду в курсе изменений

Иногда выполнение задач может занять больше времени, чем вы предполагали изначально. Это естественная часть управления проектом, и информирование вашей команды об этих изменениях, когда они происходят, может помочь вам сохранить производство на задании. Полезно установить систему уведомлений, которая своевременно обновляет вашу команду.

Отмечайте свои достижения

Когда команда завершает веху, это потому, что они усердно работали над этим. Продвижение проекта стоит праздновать, и признание работы команды может помочь им сохранить свою продуктивность. Рассмотрите различные способы признания пройденных вех, чтобы ваша команда знала, что ваша компания ценит их работу.

Поощряйте ответственность

Вехи полезны, когда команда относится к ним серьезно. В расписание могут вноситься изменения, но важно удерживать своих товарищей по команде в установленные вами сроки, чтобы не отставать от графика проекта. Поощряйте ответственность за соблюдение сроков на личном и командном уровне. Это может помочь людям понять, как их работа влияет на команду и проект в целом, что может побудить их расставить приоритеты в своей работе.