Как составить список действий в управлении проектами

Список действий — это список всех запланированных действий в рамках проекта. Независимо от вашей роли в команде управления проектами, изучение списков действий может быть важным для вашей карьеры. Знание того, что такое списки действий и как их составить, может быть ценным профессиональным навыком, и вы можете улучшить их с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое список действий в управлении проектами, покажем, как его создать, и предоставим шаблон и пример.

Что такое список действий?

Список действий — это документ, который включает все запланированные действия, являющиеся частью проекта. Каждое действие включает в себя одну или несколько задач, выполнение которых позволяет всем, кто работает над проектом, перейти к следующему этапу. Каждое действие имеет четко определенную дату начала и крайний срок. Большинство списков действий очень подробны и включают всю доступную информацию о действиях в рамках проекта. Это помогает всем участникам понять, что они должны делать и в какой последовательности они должны выполнять свои задачи.

Как только команда управления проектом определяет все действия и задачи, необходимые для их выполнения, менеджер проекта и заинтересованные стороны проекта приступают к их последовательности. Это означает, что они размещают их в логическом порядке, управляют их выполнением и отслеживают их завершение.

Как создать список мероприятий проекта?

Рассмотрите возможность выполнения следующих шагов при создании списка действий для вашего проекта:

1. Составьте план проекта

Прежде чем пытаться определить и упорядочить все действия, необходимые для вашего проекта, обычно важно создать план проекта, который представляет собой документ, в котором излагаются все важные детали, касающиеся того, как проект выполняется, оценивается, контролируется и завершается. План проекта включает в себя основные цели и объем проекта, выступая в качестве точки отсчета для команды, отвечающей за его выполнение, и для его заинтересованных сторон. Хотя он может быть изменен на этапе выполнения проекта на основе новой информации, план проекта обычно является жизненно важным инструментом для обеспечения того, чтобы все участники знали, каковы цели проекта.

2. Определите все действия, связанные с проектом

Когда у вас есть план проекта, вы можете начать перечислять все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы проект был успешным. Обычно наиболее эффективный способ сделать это — определить все основные действия в рамках проекта, а затем разделить каждое из них на отдельные задачи и подзадачи. Еще один эффективный способ убедиться, что вы можете оценить успех деятельности при выполнении проекта, — сделать каждую задачу измеримой. Если это может показаться трудным или невозможным, вы обычно можете разделить действия на подзадачи, которые можно измерить.

3. Определите зависимости каждого действия

После перечисления всех задач, необходимых для завершения проекта, пришло время определить, насколько они зависят друг от друга для успешного завершения. Определение всех зависимостей проекта, как правило, жизненно важно для точного планирования и его завершения, а также для предотвращения непредвиденных задержек. Существует четыре основных типа зависимостей между операциями проекта:

• «Окончание-начало»: действие должно завершиться до того, как может начаться другое действие.

• От начала до начала: действие должно начаться, чтобы могло начаться и другое.

• Finish-to-finish: одно действие должно быть завершено до того, как может быть завершено другое.

• От начала до конца: действие должно быть завершено до того, как может быть завершено другое.

4. Последовательность всех действий

Теперь, когда вы знаете, как все задачи и действия связаны друг с другом, вы можете упорядочить их в логическом и эффективном порядке. На этом этапе процесса составления списка действий вам нужно только определить их порядок, не назначая четких сроков и сроков выполнения. Сосредоточение внимания на порядке перед определением времени, выделенного для каждого, может помочь вам создать более эффективный поток задач.

5. Оцените длительность операций и требуемые ресурсы

Один из самых эффективных способов оценить, сколько времени займет каждое действие, — это изучить прошлые проекты, которые включали аналогичные задачи. Если нет подходящих данных для использования, вы можете сделать среднее из лучших, худших и наиболее вероятных сценариев и использовать его в качестве оценки. Независимо от того, насколько точно вы прогнозируете время завершения задачи, важно помнить, что оно также зависит от того, как вы распределяете ресурсы проекта. Например, если сотрудник должен выполнять несколько задач, он обычно может выполнять только одну за раз. Это может повлиять на график проекта.

6. Создайте список действий

После составления плана проекта и общего представления обо всех основных действиях, необходимых для завершения проекта, вы можете составить список действий. Типичный список действий включает информацию о проекте, такую ​​как его имя, руководитель проекта, дату начала и заинтересованные стороны, список всех действий, а также тех, кому они назначены, и дополнительные комментарии для каждого. Вы также можете пронумеровать список действий, что поможет вам следовать их последовательности.

Шаблон списка действий

Рассмотрим этот шаблон типичного списка действий:

Название проекта[Name of the project]Дата[Project’s start date]Номер проекта[Project’s allocated number]Предполагаемая дата завершения[Project’s deadline]Руководитель проекта[Name of the project manager]Клиент[Project’s main stakeholder]Номер действияНазвание действияОписание действияНазначеноДополнительные комментарии[A number for each activity, given in the order of their execution][Each activity’s name][A description for each activity, including the tasks and sub-tasks required to complete it and ways to measure its success][The person within the project management team in charge of completing the respective activity][Andy additional comments regarding the activity, its completion and its execution]

Пример списка действий

Рассмотрим этот пример списка действий для компании по переезду, нанятой для изменения штаб-квартиры магазина спортивного инвентаря:

Название проектаПеремещение нашего магазинаДатаОкт. 2, 2021Номер проекта4Предполагаемая дата завершенияОкт. 4, 2021Менеджер проектаАндреа НиколсКлиентMarvin SportsНомер активностиНазвание деятельности ОписаниеНазначеноДополнительные комментарии1Список товаровСоздание списка всех товаров, которые мы собираемся переместить из старого места в новое.Марси РамиресВ списке все спортивные товары в магазине разделены по видам спорта, что упрощает задачу для размещения в новом месте.2Собирая все продукты. Используя список, мы затем складываем все продукты и помещаем их в большие коробки и пакеты.Джон Мартинович, Дэмиен Джонс. каково их место на новом месте.3Перемещение всех товаровПосле того, как все товары в старом магазине помещены в мешки и коробки, мы загружаем их в наш грузовик, отвозим на новое место и выгружаем там.Эмилио Гутьерес, Джейсон Майклс4Размещение товаровПосле перенося все товары на новое место, мы размещаем их в зависимости от вида спорта. Джон Мартинович, Дэмиен Джонс, Эмилио Гутьерес, Джейсон Миша elsВ новом месте уже есть четко определенные разделы для каждого вида спорта, поэтому нам нужно разгрузить сумки и коробки и разместить все предметы в соответствующих местах.