Как составить отчет о доходах в Excel за 8 шагов

8 апреля 2022 г.

Компании используют различные типы записей для контроля своих финансовых показателей. Очень важно, чтобы эти записи были точными, а организации должны регулярно обновлять их, чтобы наилучшим образом поддерживать финансовые решения внутри организации. Изучение того, как самостоятельно составлять эти отчеты или записи, может помочь вам повысить эффективность вашей организации и снизить потребность в дорогостоящих сторонних услугах. В этой статье мы определяем, что такое отчет о прибылях и убытках, обсудим, когда важно его создать, и расскажем, как составить отчет о прибылях и убытках в Excel.

Что такое отчет о доходах?

Отчет о прибылях и убытках — это финансовый документ, который организации используют для отслеживания своих доходов и расходов за определенный период. Он эффективен для отслеживания доходов и расходов по категориям, чтобы представить общее финансовое состояние организации. Категоризация данных может помочь определить, в чем организация преуспевает, и потенциальные области для улучшения, давая представление о том, как организация может оптимизировать свою деятельность и увеличить свои доходы.

Когда важно создать отчет о прибылях и убытках в Excel?

Важно создать отчет о прибылях и убытках в Excel, если вы ищете способ создания финансовых отчетов в программе, с которой вы, возможно, уже знакомы. Это может быть особенно привлекательно для владельцев малого бизнеса, которые используют кассовые системы учета для оценки своих доходов и расходов. Использование Excel позволяет легко вводить транзакции из вашей системы учета, основанной на наличных деньгах, для простого способа отслеживания ваших финансов.

Как составить отчет о доходах в Excel

Выполните следующие действия, чтобы составить отчет о прибылях и убытках в Excel:

1. Подготовьте файл Excel

Откройте новый файл Excel и подготовьте его, чтобы он стал отчетом о прибылях и убытках. Нажмите на ячейку A1 и введите название компании и «отчет о прибылях и убытках», например «Отчет о прибылях и убытках компании Island Oasis Pool». Рассмотрите возможность использования инструментов форматирования, чтобы отличить имя от остального содержимого. Например, вы можете выделить текст, чтобы увеличить его размер, изменить цвет или выделить жирным шрифтом. При необходимости отрегулируйте ширину столбца, чтобы название компании уместилось.

Нажмите «Ввод», оставьте пустую строку ячеек, затем снова нажмите «Ввод». В ячейке A3 введите «Отчетный период», а затем год или диапазон, охватываемый отчетом о прибылях и убытках, например «Отчетный период: декабрь 2021 г.». При необходимости используйте инструменты форматирования, чтобы улучшить внешний вид текста и помочь ему соответствовать тому, как вы стилизовали название листа, например, изменив «Охватываемый период:» на жирный. При необходимости отрегулируйте ширину столбца.

2. Определите категории

Определите, какие категории вы хотите включить в свой отчет о прибылях и убытках. Количество добавляемых категорий зависит от вашей организации и от того, насколько конкретными вы хотите быть с разделами. Например, вы можете просто включить один раздел для всех видов доходов и один раздел для всех видов расходов. Другим вариантом может быть разделение доходов и расходов на более конкретные категории, например:

• Прибыли и убытки от продолжающихся операций: Эта категория включает расходы, не связанные с операциями, такие как движение денежных средств, проценты и налоги.

• Неповторяющиеся события: этот раздел включает в себя значительные единовременные убытки и прибыль, такие как продажа или покупка важных активов.

• Операционные расходы: в эту категорию входят ежедневные расходы на поддержку бизнес-операций.

• Доходы и прибыль: в этот раздел входят любые деньги, которые организация заработала на своих основных деловых целях.

3. Выберите подкатегории

Просмотрите свою финансовую информацию и выбранные категории, чтобы определить подкатегории. Подкатегории служат строками для итогов, которые вы сообщаете в отчете о прибылях и убытках. Примеры подкатегорий для категории прибылей и убытков от продолжающейся деятельности могут включать:

• Доход до налогообложения

• Потеря дохода от продолжающейся деятельности

• Процентные расходы

• Прочие расходы

• Другие выгоды

• Налоговые расходы

• Общая прибыль от продолжающихся операций

• Общие убытки от продолжающейся деятельности

Вот несколько примеров возможных подкатегорий неповторяющихся событий:

• Доходы от изменений в бухгалтерском учете

• Прибыль от необычных предметов

• Доход от прекращенной деятельности

• Убытки от изменений в бухгалтерском учете

• Убытки от прекращенной деятельности

• Убытки от чрезвычайных статей

• Общий доход от неповторяющихся событий

• Общие убытки от разовых событий

Примеры подкатегорий для категории операционных расходов включают:

• Реклама

• Маркетинг

• Другой

• Арендовать

• Заработная плата

• Операционные расходы

• Транспорт

• Утилиты

Некоторые примеры подкатегорий для раздела доходов могут включать:

• Плохой товар

• Начиная опись

• Стоимость проданных товаров

• Окончание инвентаризации

• Валовая прибыль

• Валовые продажи

• Производственный труд

• Чистые продажи

• Купленные товары

• Сырье

• Продажи

• Общая стоимость проданных товаров

• Всего товаров в наличии

4. Введите категории и подкатегории

Дважды нажмите «Ввод», чтобы перейти к ячейке A5. Введите название своей первой категории в ячейку A5 и обновите форматирование, чтобы отличать его от обычного текста. Например, вы можете изменить его на жирный шрифт.

Нажмите «Ввод», затем начните вводить названия подкатегорий. Есть два варианта входа в подкатегории, и любой из них является жизнеспособным вариантом. Вот варианты на выбор в зависимости от ваших личных предпочтений и организационных потребностей:

• Отдельный столбец. Попробуйте нажать «Tab», чтобы перейти к следующему столбцу и ячейке, например к ячейке B6. Введите название подкатегории, затем нажмите «Ввод» и продолжайте добавлять подкатегории в столбце B, пока ваш список не будет завершен.

• Тот же столбец: подумайте о том, чтобы ввести все категории и подкатегории в столбец A, нажимая «Ввод», пока не закончите список. Используйте инструмент выравнивания, чтобы добавить висячий отступ, чтобы отделить подкатегории от категорий.

Стремитесь сгруппировать похожие подкатегории вместе. Как только вы закончите с категорией, нажмите «Ввод», затем добавьте подкатегорию для общего количества конкретной категории. Нажмите «Enter» еще два раза, оставив пустую строку перед добавлением следующей категории. Повторяйте, пока не добавите все разделы, которые хотите включить.

5. Настройте формулы

Выделите определенные ячейки в отчете о прибылях и убытках и примените соответствующие формулы. Например, выберите ячейки справа от подкатегорий для общего дохода, а затем примените к ним формулу СУММ. Обязательно остановитесь над итоговой строкой, чтобы убедиться, что результат отображается в нужном месте.

6. Введите данные

См. другую бухгалтерскую и финансовую отчетность. Введите данные в соответствующие ячейки отчета о прибылях и убытках. Отслеживайте результаты в режиме реального времени, чтобы выявить потенциальные ошибки в формулах или форматировании.

7. Рассмотрите возможность дополнительного форматирования

Подумайте об использовании дополнительных инструментов форматирования в Excel, чтобы сделать отчет о прибылях и убытках более привлекательным и понятным. Например, рассмотрите возможность выделения важных строк или заполнения строк каждой категории. Другим вариантом может быть выделение любых отрицательных чисел красным шрифтом.

8. Завершите документ

Просмотрите свой отчет о прибылях и убытках и найдите возможные ошибки или недостающую информацию. Решите все проблемы, которые вы обнаружите, и убедитесь, что вы используете единообразное форматирование во всем документе. Сохраните документ и создайте заголовок файла, в котором будет четко указано, что это за документ.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.