Как сортировать данные в Excel: пошаговое руководство

Microsoft Excel — это компьютерная программа, которая позволяет пользователям быстро упорядочивать и упрощать данные с помощью электронных таблиц, рабочих книг, графиков или диаграмм. Многие компании хотят, чтобы их сотрудники знали, как использовать Excel для сортировки данных, особенно на административных должностях или должностях, связанных с чтением и хранением большого количества подробных материалов. Сортировка данных может означать упорядочение цен по возрастанию, алфавитный список имен или упорядочение списка дат, которые появляются не по порядку.

Наиболее важным преимуществом обучения сортировке в Excel является экономия времени за счет автоматического выполнения действий. В этой статье мы объясним шаги по сортировке данных в Excel.

Как сортировать в Excel

Вы можете сортировать данные в Excel несколькими способами, например по цвету ячейки или числовому значению. Вот несколько общих шагов для сортировки данных в Excel:

1. Выделите элементы данных, которые вы хотите отсортировать.

Нажмите и перетащите курсор, чтобы выбрать все ячейки, которые вы хотите отсортировать. Вы можете выделить одну или несколько строк или столбцов или и строки, и столбцы, в зависимости от того, как вы хотите реорганизовать свои данные.

2. Откройте меню «Данные».

Выберите вкладку на панели навигации в верхней части страницы, известную как лента, с надписью «Данные», чтобы открыть параметры для управления данными в электронной таблице. На ленте также есть параметры «Файл», «Главная», «Вставить» и «Рисовать».

3. Выберите «Сортировка и фильтрация».

Перейдите к разделу в меню «Данные» с надписью «Сортировка и фильтрация», чтобы просмотреть параметры сортировки и фильтрации. Кнопка «Сортировать» позволяет организовать такие параметры, как:

• Сортировать по: эта опция позволяет вам выбрать, какой столбец вы хотите использовать в качестве привязки для сортировки. Любые другие выделенные данные будут сортироваться в соответствии с правилами, установленными для этого столбца.

• Сортировать: используйте это раскрывающееся меню, чтобы решить, как будут сортироваться ячейки. Он позволяет пользователям выбирать между такими аспектами, как значение ячейки, цвет ячейки, цвет шрифта или значок условного форматирования.

• Порядок: это раскрывающееся меню позволяет указать Excel, как вы хотите расположить данные, например, в алфавитном порядке от А до Я, в обратном алфавитном порядке от Я до А или в пользовательском списке, например дни недели. Если ваш список содержит числа вместо букв, меню порядка учитывает порядок чисел и предлагает выбор «от меньшего к большему» или «от большего к меньшему».

• Заголовки: в правом верхнем углу окна сортировки пользователи могут установить флажок, чтобы подтвердить, что в их списке есть заголовки или ячейки в верхней части каждого списка, которые они хотят сохранить как есть. Если в вашем списке не используются заголовки, вы можете не устанавливать этот флажок.

• Параметры: В верхней части окна сортировки есть кнопка с надписью «Параметры», которая может изменить параметр «Сортировать по» на строки, а не на столбцы. Для этого нажмите «Параметры» и выберите «Сортировать слева направо» вместо «Сортировать сверху вниз».

4. Настройте параметры сортировки

Решите, как вы хотите, чтобы ваш список был отсортирован или порядок, в котором вы хотите, чтобы ваши данные отображались. Вы можете использовать любую комбинацию параметров в окне сортировки, перечисленных выше, чтобы настроить способ отображения ваших данных.

5. Подтвердите, нажав «ОК».

Завершите выбор сортировки, нажав кнопку в нижней части окна сортировки с надписью «ОК». Затем окно исчезает, и ваши данные реорганизуются в соответствии с параметрами, выбранными вами в меню сортировки.

Пример сортировки в Excel

Одним из примеров сортировки в Excel является расположение элементов списка в алфавитном порядке. Вот как расположить список в алфавитном порядке в Excel:

1. Выделите элементы, которые хотите отсортировать.

Нажмите и перетащите курсор, чтобы выбрать все ячейки, которые вы хотите отсортировать.

2. Откройте меню «Данные».

Выберите вкладку на ленте в верхней части страницы с надписью «Данные», чтобы открыть параметры для управления информацией в электронной таблице.

3. Нажмите кнопку «Сортировать».

Откройте окно «Сортировка» в разделе «Сортировка и фильтрация» вкладки «Данные». Это окно содержит различные варианты раскрывающегося меню для сортировки данных.

4. Выберите «Сортировать от А до Я».

Выберите «Сортировать от А до Я» в раскрывающемся списке «Порядок». Это отсортирует любой текст в выделенных ячейках в алфавитном порядке.

5. Подтвердите, нажав «ОК».

Нажмите «ОК», чтобы подтвердить выбор сортировки. Как только вы это сделаете, элементы вашего списка должны быть расположены в алфавитном порядке.

Обратите внимание, что компания, упомянутая в этой статье, не связана с компанией Indeed.