Как сообщить клиентам, что вы уходите с работы (с помощью шаблона и примера)

25 марта 2021 г.

Когда вы решите покинуть позицию, ориентированную на клиента, очень важно сообщить об этом вашим клиентам. Понимание того, как правильно информировать своих клиентов о том, что вы уходите, может помочь облегчить их переход к новому менеджеру по работе с клиентами, сохранить вашу профессиональную репутацию и гарантировать, что вы сохраните своих клиентов в качестве полезных контактов для будущих начинаний. В этой статье мы обсудим, почему важно сообщать своим клиентам, что вы уходите с работы, объясним, как сообщить им об этом, и предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Почему важно сообщать клиентам, что вы уходите?

Когда вы решите уйти в отставку, важно, чтобы ваши клиенты знали об этом заранее. Многие считают это стандартной практикой и хорошим этикетом, особенно при прекращении долгосрочных отношений с клиентами. Допуская переходный период, вы также можете:

• Предоставьте своим клиентам личную контактную информацию, чтобы поддерживать связь

• Завершите свои профессиональные отношения на позитивной ноте

• Свяжите их с новым контактным лицом в компании

Кроме того, если вы планируете получить новую работу в той же отрасли, ваши бывшие клиенты могут быть заинтересованы в работе с вами в другой компании, предлагая вам работу, работая с вами в качестве фрилансера или предоставляя вам рекомендации клиентов.

Как сообщить клиентам, что вы уходите с работы

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сообщить своим клиентам, что вы двигаетесь дальше:

1. Поговорите со своим менеджером

В некоторых компаниях есть специальный протокол, согласно которому клиенты уведомляются об уходе контактного лица, поэтому крайне важно проконсультироваться со своим менеджером, чтобы убедиться, что вы понимаете этот процесс. Например, ваш менеджер может выступать в роли посредника, уведомляя клиента о том, что вы уходите, и представляя вашего преемника. Для сравнения, если ваша новая должность у конкурента, ваша компания может разрешить вам связаться с клиентом, но попросить вас воздержаться от обсуждения вашей новой работы. После того, как вы подтвердите стандартные методы вашей компании, вы можете спросить своего руководителя, как проходит процесс перехода.

2. Начните свое прощальное письмо

Хотя вы можете сообщить своим клиентам, что вы двигаетесь дальше в деловом письме, большинство современных компаний предпочитают электронную почту. Начните свое электронное письмо с четкой и подходящей строки темы, например:

• Двигаемся дальше

• Спасибо

• Новая точка контакта

• Быть на связи

После того, как вы поприветствуете своего клиента, кратко объявите, что уходите в отставку, и сообщите ему в последний день, когда вы планируете работать с его аккаунтом. Вы можете определить, какой стиль языка использовать, исходя из отношений, которые у вас сложились с клиентом, и характера вашей компании. Если ваши отношения с клиентом были случайными и дружелюбными, ваш клиент может оценить дружеский тон. Напротив, если ваш контакт с клиентом был формальным и сдержанным, они могут предпочесть электронное письмо, написанное в традиционном деловом формате.

Идеальное время, чтобы сообщить им о вашей отставке, — это после того, как вы уведомите об этом за две недели и поймете детали процесса перехода. Таким образом, вы можете ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у вашего клиента, и дать вашей компании время начать поиск вашего преемника.

3. Свяжите вашего клиента с вашим преемником

Вы можете представить свою замену своему бывшему клиенту, указав имя, контактную информацию и рекомендацию. Например, вы можете заверить их, что ваш преемник отлично умеет управлять счетом, обладает отличными навыками работы с клиентами и имеет большой опыт работы в отрасли.

Для плавного перехода подумайте о том, чтобы ваша замена взяла на себя учетную запись постепенно, пока клиент привыкнет к работе с новым человеком. Вы также можете предложить ответить на любые вопросы или поддержать нового сотрудника во время его обучения. Если компания все еще находится в процессе найма вашего преемника, вы можете представить коллегу в качестве контактного лица в компании, пока ваша замена не займет эту должность.

4. Покажите свою признательность

В следующем абзаце вашего электронного письма подчеркните, как вам понравилось работать с вашими клиентами. В зависимости от типа клиента вы можете:

• Поделитесь внутренней шуткой

• Сделать комплимент

• Перечислите конкретные вещи, за которые вы хотели бы поблагодарить клиента

• Упомяните, что вы надеетесь встретиться снова в будущем

Включение этих сведений в ваше электронное письмо может помочь продемонстрировать, что отношения с клиентом были для вас значимыми, и гарантировать, что ваш бывший клиент получит положительное сообщение.

5. Подумайте о том, чтобы объяснить, почему вы двигаетесь дальше

Клиенты, с которыми у вас сложились дружеские профессиональные отношения, возможно, захотят узнать, почему вы уволились. Хотя включение этой информации не является обязательным, она может продемонстрировать прозрачность, помочь сгладить процесс перехода и сохранить ваших бывших клиентов как жизнеспособную часть вашей профессиональной сети. Чтобы избежать каких-либо препятствий, связанных с конфликтом интересов с вашей нынешней компанией, рассмотрите возможность отказа от подробных сведений о вашей новой работе, таких как название компании, и вместо этого сосредоточьтесь на положительных изменениях, таких как то, как ваша новая должность может повлиять на вашу личную жизнь. .

6. Включите профессиональную подпись

Электронное письмо, сообщающее клиентам, что вы уходите, обычно заканчивается словами:

• Предложение ответить на любые дополнительные вопросы

• Профессиональное, ориентированное на клиента прощание

• Ваша профессиональная подпись

• Ваша личная контактная информация

В зависимости от ваших отношений с клиентом вы можете указать свой личный адрес электронной почты, профиль в профессиональной сети или номер телефона. Это может помочь сохранить бывших клиентов в качестве жизнеспособных связей в вашей профессиональной сети, что может привести к будущим предложениям о работе, направлениям клиентов и рекомендательным письмам.

Как сообщить клиентам, что вы уходите

Вы можете использовать следующие советы, чтобы ваши клиенты знали, что вы продвигаетесь в профессиональном плане:

• Сделайте свое объяснение кратким. В то время как некоторые клиенты хотят знать подробности, ваш главный приоритет перед уходом — обеспечить простой переход для вашего клиента и преемника.

• Подберите свой тон к отношениям. Чтобы убедиться, что вы поддерживаете позитивные отношения с клиентом после того, как вы ушли, полезно поддерживать тот же стиль общения. Например, если вы обычно общались с клиентом в дружеском, личном тоне, используйте тот же стиль письма, когда сообщаете ему, что уходите.

• Сосредоточьтесь на позитиве. Независимо от ваших отношений с клиентом, вы можете поддерживать их как профессиональную связь, давая им понять, что вы благодарны за время, проведенное вместе. Если это имеет отношение к вашему клиенту, вы также можете включить то, что вам может не хватать в работе с ним.

• Проверьте свою электронную почту. Для получения наилучшего впечатления прочитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что оно не содержит ошибок.

• Используйте профессиональный формат. Хотя многие компании не требуют, чтобы вы уведомляли клиентов о своем уходе с помощью официального делового письма, вы можете повысить свой профессиональный авторитет, используя согласованный и легко читаемый шрифт.

Шаблон сообщения клиентам о том, что вы уходите с работы

Чтобы начать писать электронное письмо своим клиентам о вашей отставке, вы можете следовать этому шаблону:

Тема: [Choose a subject that clearly shows you’re leaving]

Дорогой [Client’s name],

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я уволился со своей должности в [Name of your company]. Я буду доступен до конца дня на [date you plan to leave or turn over the account]и после этого, [Name of your replacement] возьмет на себя управление вашей учетной записью. [List a few details about your successor’s experience, skills or the quality of service they provide]. Вы можете связаться с [Successor’s name] в [their email address] или [their phone number].

[Show your appreciation for the client here by thanking them, giving a compliment or letting them know you hope to meet again in the future].

я принял [job title] положение в [name of the industry] в [location]. Эта новая работа дает мне возможность [include one or two details relevant to your client about how the new position may affect your personal life].

Если у вас есть какие-либо вопросы о процессе перехода, пожалуйста, свяжитесь с нами.

[A farewell appropriate to your relationship with the client],

[Your name]
[Your relevant contact information]

Пример сообщения клиентам, что вы уходите на новую работу

Вот пример, основанный на приведенном выше шаблоне, который поможет вам написать собственное электронное письмо:

Тема: Двигаемся дальше

Дорогая Дженнифер,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я уволился с должности в Sidenote Translation. Я буду доступен до конца дня 23 апреля 2021 года, а после этого вашим аккаунтом займется моя новая коллега Верна Петербург. Верна имеет более чем 15-летний опыт работы переводчиком и является способным менеджером по работе с клиентами, поэтому я уверен, что она сможет предоставить вам высококачественные услуги. Вы можете связаться с Верной по адресу vpetersburg@email.com или по телефону 123-456-7890.

Я искренне ценю сотрудничество с вами в течение последних пяти лет, адаптируясь к вашему контенту по мере его усложнения и расширяя нашу команду по мере роста вашей компании, чтобы мы могли удовлетворить ваши производственные потребности. Мне посчастливилось многому научиться, работая с вами.

Я принял должность старшего менеджера по работе с клиентами в индустрии искусства и развлечений в Сиэтле, штат Вашингтон. Как вы знаете, мой брат живет в Сиэтле, так что, помимо продвижения по карьерной лестнице, эта новая должность даст мне возможность чаще навещать свою семью, чего я с нетерпением жду.

Если у вас есть какие-либо вопросы о процессе перехода, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Всего наилучшего,

Гленн Фишер
gfischer@email.com
098-765-4321