Как сказать кому-то: «Это не моя работа» (с советами и примерами)

2 мая 2021 г.

На рабочем месте коллега, работодатель или менеджер могут попросить вас выполнить задачи, выходящие за рамки ваших обычных обязанностей и должностных инструкций. Хотя может возникнуть соблазн ответить «Это не моя работа», важно принять во внимание множество факторов, прежде чем формировать свой ответ.

Вдумчивый и уважительный ответ на дополнительные запросы о работе может помочь вам установить позитивные профессиональные отношения и установить здоровые границы на рабочем месте. В этой статье мы обсуждаем советы о том, как сообщить, что задача не является вашей работой, и предлагаем методы формулировки, советы и решения для таких ситуаций.

Шаги для сообщения о задаче, не входящей в ваши обычные обязанности

Сообщить, что задача не является вашей работой, может быть деликатным делом. Понимание нескольких диалоговых инструментов может помочь вам успешно справляться с такими ситуациями. Примите во внимание эти полезные советы, если обсуждение задачи не является вашей работой:

1. Обдумайте ситуацию, прежде чем отвечать

Прежде чем формировать ответ, подумайте, сколько времени может занять выполнение задачи и сколько времени у вас есть в вашем расписании для ее выполнения. Попытайтесь понять преимущества согласия на помощь и перевешивают ли они возможные недостатки.

Часто работодатели и коллеги ценят вашу готовность превзойти ожидания и могут захотеть помочь вам в подобных ситуациях в будущем. Если вы абсолютно не в состоянии выполнить запрос, подумайте о том, чтобы создать уважительный ответ с искренними извинениями, прежде чем отвечать.

2. Предложите помощь так, чтобы это не ставило под угрозу вашу собственную работу.

Если вы можете выполнить часть задачи или помочь без ущерба для собственной продуктивности, подумайте о том, чтобы предложить эти решения, когда вас попросят выполнить задачу, за которую вы не отвечаете. Даже если вы не можете взять на себя всю задачу, ваших частичных взносов может быть достаточно, чтобы помочь нуждающемуся коллеге или работодателю, не соглашаясь на большее, чем вы можете сделать.

3. Ссылайтесь на описание своей работы

Если коллега, менеджер или работодатель обращается к вам с заданием, которое значительно выходит за рамки ваших обычных обязанностей или возможностей, подумайте о том, чтобы сослаться на ваше документальное описание работы, чтобы обосновать свой отказ. Если вы чувствуете, что не можете успешно выполнить запрос из-за характера связанных с ним задач, рассмотрите возможность ссылки на конкретные обязанности, перечисленные в описании вашей должности, чтобы продемонстрировать и уточнить свои основные обязанности.

4. Переосмыслите свои возможности

Иногда легко выработать рабочие привычки и распорядок, которые не допускают гибкости или приспособления. Подумайте о том, чтобы переосмыслить свои возможности, если вам предстоит задача, не входящая в ваши должностные обязанности. Возможно, есть способ удовлетворить просьбу, изменив свои повседневные привычки или скорректировав распорядок дня, что может принести вам пользу в долгосрочной перспективе и позволит вам быть более доступным для оказания ценной помощи вашим коллегам и работодателям.

5. Перефразируйте свой ответ

Часто есть способ сформулировать негативный или неприятный ответ позитивно и воодушевляюще. Когда это возможно, подумайте о том, чтобы изменить структуру своих ответов, сделав их более мягким и дружелюбным тоном. Прежде чем ответить, оцените свой ответ на наличие эмоционально заряженных слов или негативных тонов, чтобы не обострить ситуацию и не обидеть. Как правило, если вы уважительно отвечаете, ваши коллеги или работодатель поймут, если вы не можете согласиться на задание, которое не является вашей работой.

6. Предлагайте решения и представляйте альтернативы

Если вы не можете согласиться с задачей, подумайте о том, чтобы представить решения или альтернативы вашему участию. Это может включать:

• Предложение помочь с другой, менее трудоемкой задачей

• Предоставление поддержки в решении проблем или советы о том, как более эффективно выполнить задачу

• Предложение другим коллегам, успешно справляющимся с похожими задачами, помочь с задачей.

• Предложение более позднего времени или даты, когда вы будете более доступны, чтобы помочь с задачей

7. Сосредоточьтесь на себе

Отвечая на просьбу выполнить задание, которого нет в ваших должностных инструкциях, постарайтесь направить свои утверждения на себя, а не на другого человека. Сосредоточение внимания на вашей ситуации и ваших способностях взять на себя дополнительную работу может помочь вам избежать ненужных обвинений или конфронтации.

Способы формулировки вашего ответа

Вот несколько примеров случаев, когда кто-то может попросить вас выполнить задание, выходящее за рамки ваших обычных обязанностей, и как сформулировать ваши ответы позитивно и продуктивно:

Просьба помочь с проектом

Когда вас попросят взять на себя дополнительную работу, связанную с долгосрочными обязательствами, например, участие в проекте, важно тщательно проанализировать текущий статус ваших результатов и предстоящий график. Прежде чем принимать какие-либо решения, постарайтесь запросить более подробную информацию об объеме работы, чтобы вы четко понимали, сколько времени и усилий вы будете отнимать от своих обычных обязанностей.

Если вы решите отклонить запрос, попробуйте сформулировать свой ответ следующим образом:

«Проект кажется захватывающим, и я не могу дождаться, чтобы увидеть, в каком направлении вы его возьмете. К сожалению, я не думаю, что смогу взять на себя такую ​​​​большую ответственность, помимо моих обычных задач. Пожалуйста, дайте мне знать, если есть любые мелкие и менее трудоемкие задачи, с которыми я могу помочь, чтобы поддержать команду».

Просят работать в чужую смену

Если кто-то просит вас работать в его смену по личным причинам, важно оценить вашу текущую рабочую нагрузку и график, чтобы избежать усталости. Если у вас гибкий график, рассмотрите возможность обмена сменами вместо того, чтобы брать их поверх своего графика. Если у вас есть возможность и энергия, чтобы помочь им, они, вероятно, будут благодарны и предложат работать на вас в будущем.

Если вы решите отклонить их запрос из-за вашего графика, уровня стресса, загруженности или другой личной причины, попробуйте сформулировать свой ответ примерно так:

«Я действительно хотел бы помочь вам с вашей сменой. К сожалению, я не думаю, что смогу отвлечься от нерабочих обязанностей на этой неделе. Если бы вы могли обменять эту смену на одну из моих, я бы буду рад помочь вам».

Просят выполнить чужую работу

Если к вам обратился коллега, который хочет, чтобы вы выполнили порученное ему задание, внимательно обдумайте запрос, прежде чем отвечать. В зависимости от вашей рабочей нагрузки и описания работы, может быть несправедливо просить вас об этом. Хотя может быть легко почувствовать, что вас принуждают согласиться, постарайтесь сохранять уверенность в своем решении вежливо отказаться.

Попробуйте сформулировать свой ответ следующим образом:

«Я был бы рад помочь вам с этой задачей. Однако изначально наш начальник поручил вам эту задачу, и она не входит в круг моих обязанностей. Я вежливо откажусь и рекомендую поговорить с руководством, чтобы найти решение».

Решения для дополнительных рабочих запросов

Вот несколько решений, которые можно рассмотреть для реализации, чтобы помочь вам предотвратить или сориентироваться в неудобных ситуациях или разговорах о дополнительных обязанностях:

1. Поощряйте взаимную поддержку

Рабочая среда взаимной поддержки и совместной работы часто может помочь предотвратить чувство нежелания выполнять задачи, выходящие за рамки обычных обязанностей сотрудников. Воспитание чувства товарищества и сотрудничества может повысить готовность сотрудников выполнять задачи, выходящие за рамки их статических должностных инструкций, и предотвратить негативное взаимодействие по поводу разделения рабочих нагрузок.

Подумайте об организации командообразующих упражнений, тренингов по общению или открытых дискуссий для создания рабочей атмосферы взаимной поддержки.

2. Создайте четкие должностные инструкции

Если параметры вашей роли не определены, работодатели и менеджеры могут с большей вероятностью назначить дополнительные задачи, выходящие за рамки вашей должностной инструкции. Чтобы предотвратить это, рассмотрите возможность запроса подробного описания работы при приеме на работу или в течение всего периода работы для получения разъяснений.

Понимание ваших точных обязанностей и ответственности может помочь вам лучше определить, на какие просьбы согласиться, а какие можно вежливо отклонить в будущем.

3. Установите четкие границы

Установление четких границ является важной частью формирования здоровых профессиональных отношений. Старайтесь не соглашаться на задачи, которые поставят под угрозу вашу производительность или способность выполнять свои задачи. Сохраняя твердость в своих решениях, вы можете сформировать ожидание справедливого распределения работы и помочь избежать чувства давления, вынуждающего соглашаться на большее, чем вы можете сделать.