Как сделать устное предупреждение за 8 шагов (с советами)

Руководители часто применяют дисциплинарные меры для снижения эффективности работы сотрудников. Большинство руководителей начинают дисциплинарный процесс с вынесения устного предупреждения сотруднику, который нуждается в улучшении своего поведения или профессионального поведения на работе. Если вам нужно дать устное предупреждение, может быть полезно рассмотреть, когда такое действие уместно и как сделать это эффективно. В этой статье мы расскажем, что такое устное предупреждение, цель его вынесения, различия между устным предупреждением и письменным предупреждением, как сделать устное предупреждение и полезные советы, как сделать это эффективно.

Что такое устное предупреждение?

Устное предупреждение, часто называемое неписаным предупреждением, представляет собой дисциплинарный метод, при котором руководитель устно уведомляет сотрудника о его неудовлетворительном поведении и дает рекомендации по улучшению работы. Устные предупреждения могут иметь место во время личного разговора или по телефону. Руководители обычно выносят устные предупреждения в качестве начального шага в дисциплинарном процессе для решения недавних проблем, связанных с поведением, компетентностью или производительностью сотрудников. Хотя устные предупреждения могут показаться неформальными, в зависимости от организационных процедур они могут создать основу для будущих дисциплинарных мер, если поведение сотрудника будет продолжаться.

Какова цель устного предупреждения?

Устные предупреждения могут предоставить сотрудникам важную конструктивную обратную связь в личной и прямой форме. Вынося устные предупреждения, руководители могут признавать конкретные действия с негативными последствиями и давать рекомендации сотрудникам по преодолению таких проблем. С помощью этой обратной связи сотрудники могут улучшить свое поведение или производительность и добиться успеха в своих ролях. Таким образом, устные предупреждения могут предоставить как руководителям, так и сотрудникам уникальную возможность оценить нежелательное поведение и выявить области, требующие улучшения, без применения явно формальных дисциплинарных мер.

В то время как организации могут различаться в своих процедурах устного предупреждения, почти все организации делают это, чтобы решить проблему ненадлежащего поведения на рабочем месте. Вот несколько наиболее распространенных причин, по которым руководители выносят устные предупреждения членам команды:

Проблемы с производительностью труда

Если сотрудник выполняет работу ненадлежащего качества или с трудом оправдывает ожидания, руководитель может вынести устное предупреждение, чтобы оценить работу сотрудника и определить области для роста. В этих случаях руководитель может разработать план повышения эффективности (PDP), чтобы у сотрудника был четкий путь для улучшения своей работы. Вот несколько примеров случаев, когда руководитель может использовать устное предупреждение для решения проблем с производительностью труда сотрудника:

• Сотрудник допускает частые ошибки в своей работе.

• Сотрудник сталкивается с проблемами соблюдения сроков.

• Качество работы сотрудника низкое и требует доработки.

• Сотрудник борется с указаниями, которые дает руководитель.

• Сотрудник не уделяет достаточно времени своей работе.

• Навыки сотрудника нуждаются в большем развитии, чтобы выполнять свою роль.

Поведенческие проблемы

Если поведение, действия или действия сотрудника вызывают проблемы на рабочем месте, руководитель может вынести устное предупреждение, чтобы устранить негативное влияние такого поведения. В этих случаях руководитель может обсудить несколько типов вопросов и влияние поведения сотрудника на его собственную производительность, работу членов команды, организационную культуру или рабочую среду. Вот несколько примеров случаев, когда руководитель может использовать устное предупреждение в отношении поведения сотрудника:

• Сотрудник систематически опаздывает на работу или проявляет чрезмерные прогулы без объяснения причин.

• Сотрудник делает оскорбительные комментарии, которые создают некомфортную рабочую атмосферу.

• У сотрудника есть проблемы с соблюдением организационных политик, таких как дресс-код или график перерывов.

• Сотрудник использует имущество организации нежелательным образом.

• Сотрудник отказывается работать в своей команде без объяснения причин.

Устное предупреждение против письменного предупреждения

Устные предупреждения и письменные предупреждения отличаются друг от друга способом, в котором их произносят руководители. Начальники обычно делают устное предупреждение во время разговора, тогда как письменное предупреждение обычно является частью официального документа. Хотя устные предупреждения могут иметь высокий уровень значимости, поскольку руководители произносят их устно, они часто кажутся сотрудникам более неформальными по сравнению с письменными предупреждениями. Эта кажущаяся неформальность часто делает сотрудников более открытыми для обратной связи и готовыми работать над своим поведением. Отсюда они могут стремиться оправдать ожидания и избежать формальной оценки своей неудовлетворительной работы.

Кроме того, устные предупреждения часто предшествуют письменным предупреждениям в качестве первой части дисциплинарного процесса. Руководители могут выносить устные предупреждения до письменных предупреждений, ожидая, что сотрудник быстро признает свою некачественную работу и будет работать над ее улучшением. Если устное предупреждение является первым в истории дисциплинарным взысканием сотрудника, его часто бывает достаточно, и оно мотивирует его решить проблему без дальнейших проблем. Однако, если сотрудник не исправит свое поведение и не достигнет роста в течение определенного периода времени, руководители могут усилить дисциплинарное взыскание и вынести письменное предупреждение по официальным каналам.

Как вынести устное предупреждение за невыполнение

Существуют различные способы вынесения устного предупреждения о работе сотрудника, в зависимости от конкретных процедур вашей организации. Тем не менее, есть несколько важных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы правильно выдать устное предупреждение. Вот руководство из восьми шагов, которым нужно следовать при устном предупреждении:

1. Определите необходимость предупреждения

Первым шагом в вынесении устного предупреждения за нарушение правил является определение того, есть ли в этом необходимость. Хотя вы можете решить некоторые проблемы с производительностью и поведением сотрудников с помощью неформальных процедур или стандартных циклов обратной связи, другие проблемы требуют дисциплинарных мер.

Поэтому, чтобы определить, нужно ли вам выносить устное предупреждение, рассмотрите влияние поведения сотрудника и можете ли вы решить проблему альтернативным способом. Например, если сотрудник постоянно делает неуместные комментарии на рабочем месте, вы не сможете решить эту проблему без предупреждения, особенно с учетом политики организации.

2. Подтвердите установленные в вашей организации процедуры устного предупреждения

При определении необходимости устного предупреждения обратитесь за помощью в отдел кадров вашей организации и подтвердите заранее установленные процедуры дисциплинарного взыскания. В вашей организации могут быть специальные инструкции по вынесению устных предупреждений с точки зрения того, какое поведение требует действий, как вам нужно задокументировать ваше предупреждение, тип собрания, которое вы можете провести, и какие последствия могут возникнуть у сотрудника за демонстрацию нестандартного поведения. Подтвердив политику своей организации, вы можете убедиться, что вы правильно наказываете сотрудника и соблюдаете стандарты, установленные специалистами по кадрам, обладающими опытом в этой области.

3. Документируйте поведение

Когда сотрудник демонстрирует неудовлетворительное выполнение работы или поведенческие проблемы, вам может потребоваться задокументировать его поведение, чтобы предоставить обоснование для вынесения устного предупреждения. Вы можете записывать сведения о случаях, когда сотрудник демонстрировал рассматриваемое поведение, и принимать к сведению доказательства, связанные с проблемой.

Например, если сотрудник злоупотребляет компьютером компании — собственностью организации — вы можете записать, какие веб-сайты он посещает, сколько времени он тратит на личное использование, как часто он злоупотребляет собственностью и другие подробности. Вы можете использовать это как основу и ссылку при выдаче предупреждения.

4. Запланируйте встречу

Имея четкую документацию о поведении, вы можете уведомить сотрудника о своем намерении обсудить его работу и назначить встречу для устного предупреждения. В зависимости от конкретных политик вашей организации вы можете отправить официальное уведомление или поговорить с ними в частном порядке, чтобы подтвердить, что они понимают ваши намерения.

Какой бы метод вы ни выбрали, чтобы уведомить сотрудника о собрании и его целях, важно указать причину вынесения предупреждения, чтобы у него было время заранее подготовиться к собранию. Большинство организаций требуют, чтобы руководители назначали дисциплинарные собрания в определенные сроки, например, как минимум за 48 часов до собрания.

5. Попросите другого руководителя присутствовать на собрании

Обычно на дисциплинарное собрание приглашают другого руководителя или управленческого работника, чтобы они могли выступить в качестве свидетелей устного предупреждения и выступить в качестве посредника, если разговор перейдет в неуместную эскалацию. На самом деле в вашей организации могут быть особые правила относительно присутствия на собрании дополнительного свидетеля. Вы можете обратиться к руководителю, который имеет опыт работы с сотрудником или знает его поведение, чтобы он мог дать дополнительную информацию, если это необходимо. Отсюда вам может потребоваться подтвердить их роль и спросить дополнительного участника, удобно ли им работать в таком качестве.

6. Кратко предупредите и предложите решения

При проведении собрания планируйте произнести устное предупреждение четко и лаконично. Объясните причину проведения встречи и основу вопроса и представьте доказательства, подтверждающие ваши рассуждения. Постарайтесь быть максимально профессиональным в своем тоне, чтобы сотрудникам было комфортно говорить с вами честно. После того, как вы представите свою точку зрения на проблему, у сотрудника может быть возможность объяснить свои действия и предложить решения для улучшения своей работы.

Если сотрудник представит новые доказательства, противоречащие собранной вами документации, вы можете попросить дополнительное время для рассмотрения таких деталей и отложить заседание. Как только вы и сотрудник пришли к согласию по проблеме и признаете, что им необходимо ее решить, вы можете предложить решения для улучшения. Постарайтесь работать вместе с сотрудником и предоставить ему эффективные пути для достижения роста.

7. Задокументируйте предупреждение

После того, как вы прервете собрание, вам может потребоваться задокументировать предупреждение и подробно описать, что произошло во время собрания. Важно иметь документальное подтверждение того, что вы провели совещание и что сотрудник понимает свою позицию на случай, если в будущем вам потребуется принять дополнительные дисциплинарные меры.

Постарайтесь задокументировать объяснения сотрудников, реакцию и план действий по улучшению. Если вы разрабатываете план повышения эффективности (PDP), вы можете включить эту информацию в состав этого процесса документирования, чтобы создать основу для подотчетности, если это потребуется позже. Вы можете попросить свидетелей проверить ваши документы на достоверность.

8. Проведите обзор производительности

Имея план действий, сотрудник должен иметь возможность немедленно предпринять шаги для улучшения своей работы или поведения. Постарайтесь понаблюдать за их поведением в течение заранее определенного периода, например, в течение двух-трех недель после устного предупреждения, и задокументируйте свои наблюдения. Отсюда вы можете дополнить предупреждение проверкой производительности, чтобы оценить, предпринял ли сотрудник достаточные действия для устранения своего нестандартного поведения. Обзор производительности может держать сотрудника подотчетным в процессе роста и служить оправданием для дальнейших дисциплинарных мер, если они не продвигаются должным образом.

Советы по вынесению устного предупреждения

Хотя устное предупреждение может быть сложной задачей, вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы ваши дисциплинарные меры были максимально эффективными:

• Вынести предупреждение в приват. Когда вы проводите дисциплинарное собрание, важно делать это осмотрительно, чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно, получая обратную связь. Постарайтесь сделать предупреждение наедине, чтобы избежать несправедливого отчуждения или смущения.

• Укажите временные рамки для членов команды, чтобы улучшить свою работу. Сотрудники должны понимать, что вы ожидаете от них в плане повышения их производительности. Поэтому при составлении плана действий предусмотрите временные рамки для роста.

• Предложение работать с членами команды. Постарайтесь быть готовыми работать вместе с членами команды, чтобы они могли добиться роста, необходимого для достижения успеха в своих ролях. Это может помочь лучше мотивировать сотрудников к совершенствованию.