Как сделать окончания букв неформальными (с инструкциями и примерами)

14 октября 2021 г.

В то время как официальные письма необходимы для общения на рабочем месте, вы также можете использовать неофициальные письма, чтобы способствовать более личным обсуждениям. Многие профессионалы интересуются лучшими практиками написания неофициальных писем, например, как их заканчивать. Правильное завершение поможет вам сохранить непринужденный тон, не жертвуя при этом профессионализмом. В этой статье мы обсудим, как сделать окончания букв неформальными, и предложим примеры, которые вы можете использовать для форматирования своих собственных окончаний.

Что такое неофициальное письмо?

Неофициальное письмо — это документ, в котором небрежно передается информация от автора к читателю. Этот способ общения имеет более спокойный тон, чем официальное письмо, и не придерживается строгого формата. Профессионал может написать неофициальное письмо, если он лично знает получателя или хочет установить причинно-следственную связь. Некоторые люди пишут неофициальные письма, используя ручку и бумагу, хотя вы также можете отправить неофициальное письмо по электронной почте.

На рабочем месте неофициальные письма могут помочь вам быстро передать информацию на менее серьезную тему. Это также может позволить вам показать, что у вас более личные отношения с получателем. Причины, по которым вы можете написать неофициальное письмо, включают:

• Благодарность сотруднику за его нелегкий труд

• Поздравление отдела с достижением

• Анонс новой офисной утвари

• Встреча сотрудника в вашем офисе

• Приглашение сотрудника на неформальную встречу

Почему так важно заканчивать неофициальные письма?

Завершение неофициального письма важно, потому что оно:

• Позволяет резюмировать основные моменты

• Побуждает читателя к действию

• Сохраняет непринужденный тон остальной части письма

• Повышает профессионализм, оставаясь дружелюбным

• Признает ваши отношения с читателем

Как заканчивать неофициальные письма

Вот инструкции по окончанию неофициальных писем:

1. Добавьте заключительный абзац

Заключительные абзацы идут сразу после основной части вашего неофициального письма. Хотя они могут различаться по длине в зависимости от длины вашего письма, обычно они содержат около трех предложений. Цель этого абзаца — кратко остановиться на том, что вы обсуждали, и выделить основные моменты. Заключительный абзац также идеально подходит для того, чтобы попросить читателя выполнить действие.

Если вы хотите написать эффективное заключение, спросите себя, почему вы написали это письмо. Определение того, что вы хотите, чтобы читатель получил от этого, может гарантировать, что ваш вывод будет содержать самую важную информацию. Например, если вы написали письмо, чтобы пригласить читателя на встречу, повторите время и дату встречи. Вы также можете попросить их ответить на приглашение. Поскольку неофициальные письма носят случайный характер, постарайтесь, чтобы формулировка вашего заключения соответствовала тону всего письма.

2. Добавьте закрытие

После заключительного абзаца добавьте заключение. Закрытие — это слово или фраза, обозначающая прощание. Большинство писателей ставят запятую после закрытия и ставят под ней свое имя. Если в заключении более одного слова, используйте регистр предложения. Например, если вы используете «Удачи», вы должны написать «Лучший» только с заглавной буквы, потому что это первое слово в заключении. Другие примеры неформального завершения письма включают:

• Лучший

• С наилучшими пожеланиями

• С уважением

• Большое спасибо

• Будь здоров

• Спасибо

• Спасибо

• Тепло

Выберите подходящее завершение, думая о намерении вашего письма. Для благодарственного письма вы можете выразить дополнительную благодарность, выбрав завершение, например «Спасибо» или «Большое спасибо». Благодарственное завершение также уместно, когда вы просите своего читателя что-то сделать, поскольку вы заранее выражаете благодарность. Если письмо более информативное, можно выбрать закрытие типа «Лучшее» или «Тепло».

3. Добавьте свое имя

Добавление вашего имени под закрытие гарантирует, что читатель узнает, кто написал письмо. Если вы пишете письмо ручкой и бумагой или распечатываете печатное письмо, подумайте о том, чтобы сделать его более личным, подписавшись своим именем. Если вы отправляете электронное письмо, вы можете ввести свое имя.

Некоторые люди не уверены, следует ли им использовать свое имя, имя и фамилию или псевдоним. Вы можете принять решение, подумав о том, насколько хорошо получатель знает вас и как он обычно вас называет. Например, если в вашем отделе есть несколько человек с вашим именем, подумайте о том, чтобы добавить свою фамилию или инициал своей фамилии. Это уточнение может помочь обеспечить четкую коммуникацию. Если у вас близкие отношения с получателем или если они ждут от вас письма, вы можете использовать только свое имя или псевдоним, чтобы сохранить непринужденный тон.

4. Добавьте необязательный PS

Используя ручку и бумагу, вы можете подумать о дополнительной мысли после написания всего письма. Вместо того, чтобы переписывать письмо, вы можете добавить PS. PS (постскриптум) — это заявление после закрытия, которое добавляет дополнительную информацию к вашему письму.

Несмотря на то, что ваш компьютер позволяет вам легко редактировать текст, вы также можете использовать PS в электронной почте. Люди используют это утверждение, чтобы сообщить больше деталей, подчеркнуть определенные моменты или обсудить тему, не относящуюся к остальной части сообщения. Некоторые люди даже используют PS для юмористического эффекта. Хотя постскриптум не является обязательным требованием для неофициального письма, он может помочь вам подчеркнуть непринужденный характер этой формы общения.

Примеры неофициальных окончаний букв

Вот несколько примеров неофициальных окончаний букв:

Пример окончания неформального поздравительного письма

Еще раз поздравляю с повышением! Я так горжусь вашими достижениями и с нетерпением жду ваших будущих успехов. Знай, что я всегда здесь, чтобы поддержать тебя.

С наилучшими пожеланиями,
Кен Дж.

Пример окончания неформального благодарственного письма

Вы посвятили так много времени и усилий, чтобы помочь нашему сбору средств добиться успеха. Я не могу отблагодарить вас за вашу приверженность и с нетерпением жду совместной работы над нашим следующим мероприятием.

Большое спасибо,
Сильвия

Пример окончания неформального приветственного письма

Я очень рад, что вы решили присоединиться к нашей компании. Вы уже продемонстрировали большие надежды и отличный настрой во время тренировок, что заставило меня поверить, что вы еще больше разовьете свои навыки. Я и моя команда рады познакомиться с вами и начать совместную работу.

Тепло,
Дженна Макинтайр

PS Если у вас возникнут вопросы или вам понадобится дополнительная поддержка, не стесняйтесь обращаться ко мне! Я здесь, чтобы помочь вам добиться успеха.