Как разработать стратегические приоритеты проекта для вашей команды

Когда у вас есть несколько проектных запросов и проектов, которые нужно завершить, полезно иметь систему, которая определяет, какие из них принять, а какие выполнить в первую очередь. Стратегический подход к приоритетным проектам может помочь вам повысить эффективность, производительность и удовлетворенность клиентов. Научиться определять приоритеты проекта — это первый шаг к созданию стратегии расстановки приоритетов и организации процесса планирования проекта.

В этой статье мы объясняем, что такое приоритеты проектов, описываем, как расставлять приоритеты в своих проектах на работе, и делимся советами по повышению эффективности ваших приоритетов в проектах.

Каковы приоритеты проекта?

Приоритеты проекта — это задания, которые вы определяете как наиболее важные в своем рабочем процессе. Проекты с наивысшим приоритетом — это задачи, которые вам нужно начать немедленно и для которых вы предоставляете самые качественные ресурсы, в то время как проекты с низким приоритетом могут даже не иметь ближайшего крайнего срока. При установлении приоритетов для проектов вы также определяете, какие проекты вы хотите принять от клиентов, а какие не стоят затрат времени и ресурсов. Приоритизация проектов — это стратегический процесс, который включает в себя решение о том, как назначать задачи с учетом различных ограничений на рабочем месте.

Наличие приоритетов проекта важно, потому что менеджеры проектов часто балансируют множество разных заданий одновременно. У них ограниченное количество времени и финансовых ресурсов, и они должны распределять эти ресурсы на основе своих приоритетов, чтобы удовлетворить своих клиентов и достичь целей компании.

Связанный: [How To Develop a Project Priorities Matrix](https://buom.ru/career-advice/career-development/project-priorities-matrix)

Как разработать приоритеты проекта

Следуйте этим рекомендациям, чтобы определить приоритеты проекта, которые работают для вашей команды и дают наилучшие результаты:

1. Определите свои стратегические цели

Чтобы разработать полезные уровни приоритета для ваших проектов, вам сначала необходимо определить общие стратегические цели для вашей организации или команды. Некоторые компании могут отдавать приоритет проектам исключительно на основе финансовой ценности, которую они могут принести бизнесу, в то время как другие компании могут отдавать приоритет другим типам ценности. Например, вы можете захотеть отдать приоритет внутренним проектам, повышающим эффективность деятельности компании, или проектам клиентов, продвигающим миссию компании и социальные ценности. В зависимости от ваших общих стратегических целей вы можете установить несколько ключевых показателей для оценки уровня приоритета каждого проекта.

Связанный: [How To Create Strategic Priorities](https://buom.ru/career-advice/career-development/strategic-priorities)

2. Расставьте приоритеты для каждого измерения

Когда у вас есть список стратегических целей и показателей, которые вы хотите использовать в качестве приоритетов проекта, определите, какие из них наиболее важны. Понимание того, какие цели имеют наивысший приоритет, может затем помочь вам решить, какие проекты являются приоритетными для ресурсов и времени вашей команды. Например, получение финансовой выгоды может быть вашим главным приоритетом, а создание инновационных функций может быть следующим по важности приоритетом. В этом случае вы отдаете предпочтение проектам с высоким доходом, а не проектам с инновационными функциями, хотя оба они важны.

3. Создайте систему подсчета очков

Разработка системы подсчета очков может быть хорошим способом расставить приоритеты в ваших текущих проектах и ​​определить, стоит ли заниматься перспективным проектом. Создание системы оценки приоритетов включает в себя составление ранжированного списка приоритетов и присвоение баллов каждому из них. Ваш высший приоритет имеет самый высокий номер, а самый низкий приоритет имеет наименьший номер. Для каждого проекта вы добавляете значение всех атрибутов, которые есть у них в каждой категории. Вы также можете использовать множители, чтобы отразить дополнительные значения, например, проект, который зарабатывает в два раза больше, чем другие проекты.

4. Сравните ценность с ресурсами

Оценив финансовую или стратегическую выгоду каждого проекта, рассмотрите требуемые ресурсы. Некоторые проекты могут иметь чрезвычайно высокую выгоду, но также требуют огромного количества ресурсов. Подумайте, стоит ли тратить часть ресурсов вашей компании на каждый проект в зависимости от его уровня приоритета.

Даже проект с наивысшим приоритетом может не стоить инвестиций, если он требует от вас использования всех ресурсов компании и пренебрежения остальными вашими проектами. Точно так же проект с низкой стоимостью может получить более высокий уровень приоритета, если он требует минимальных ресурсов и обеспечивает быструю отдачу от ваших инвестиций.

5. Оцените риск каждого проекта

Когда вы устанавливаете свои приоритеты, учитывайте риски, связанные с каждым проектом. Составьте список всех рисков и рассчитайте вероятность неудачи или вероятность того, что ваша команда не сможет завершить проект. Примите во внимание и другие результаты, такие как трата большего количества денег, чем ожидалось, или потребность в использовании большего количества трудовых ресурсов.

Сравните риск с потенциальной ценностью проекта, когда вы составите список приоритетов и решите, хотите ли вы принять проект. Некоторые высокоприоритетные проекты также могут иметь высокий уровень риска, поэтому вы можете не захотеть выделять такую ​​большую часть своих ресурсов на это начинание.

Связанный: [What Is a Risk Analysis? How To Analyze Project Risk](https://buom.ru/career-advice/career-development/how-to-perform-a-risk-analysis)

6. Оцените уровень срочности

Одним из ключевых аспектов определения приоритетов, особенно для проектов, которые уже находятся в вашем графике, является анализ их срочности. Оцените текущие сроки и расставьте приоритеты проекта, исходя из того, какие задания должны быть выполнены в первую очередь. Оцените, сколько времени вам нужно для завершения каждого проекта, и используйте дату выполнения, чтобы рассчитать самую позднюю возможную дату начала этого проекта, чтобы уложиться в срок. Вы можете использовать эти даты для создания графика приоритетов проектов и для принятия решений между проектами, имеющими аналогичный уровень важности и ценности для компании.

7. Учитывайте свои личные предпочтения

Если у вас есть несколько проектов, которые представляют одинаковую ценность для компании и имеют одинаковые сроки, используйте свой личный стиль работы, чтобы определить приоритеты проектов. Если вы предпочитаете сначала закончить более сложную работу, а затем заняться интересными проектами, используйте эту информацию для организации рабочего процесса. В конечном счете, приоритеты проекта наиболее эффективны, когда они соответствуют вашим личным потребностям и руководствуются стратегиями компании.

8. Создайте баланс между высокоприоритетными и низкоприоритетными задачами

Чтобы создать успешный баланс в своей команде, выберите сочетание сложных, ценных и простых проектов, которые вы можете поместить в конец списка приоритетов. Если вы выберете только высокоприоритетные проекты, ваша команда может быстро перегрузиться работой. Разнообразие заданий может упростить планирование вашего графика, координировать обязанности в течение длительного периода времени и распределять рабочую нагрузку между всей командой.

9. Делегируйте, когда это необходимо

Могут возникнуть ситуации, когда у вас слишком много проектов в расписании, а времени недостаточно. В таких ситуациях используйте делегирование как часть процесса определения приоритетов проекта. Подумайте, какие проекты вы можете делегировать другим членам команды, а с какими вам нужно справиться лично. При делегировании старайтесь выбирать проекты с низкой ценностью для передачи другим людям, чтобы уменьшить влияние любых потенциальных ошибок.

10. Отклоняйте проекты, которые не соответствуют вашим потребностям

Частью приоритизации проектов является отказ от проектов, которые не вписываются в вашу стратегию приоритизации. Точно так же, как некоторые проекты имеют низкий приоритет, потому что они имеют смысл только в том случае, если вы выделяете мало ресурсов, вы можете вообще не иметь возможности обосновать другие проекты. Уважительно относитесь к отказу от проектов, но будьте тверды в своем решении. Понимая, что, решив отказаться от определенных заданий, вы можете потратить больше времени на более важные приоритеты и сосредоточиться на своих основных стратегических целях.

11. Будьте готовы внести коррективы

Помните, что сроки, цели и приоритеты могут внезапно измениться. Стратегия приоритизации проектов — полезное руководство для вашей работы, но важно иметь гибкий склад ума и быть готовым адаптироваться к запросам в последнюю минуту от руководителей компании и важных клиентов. Имейте запасной план для любых возможных изменений и сотрудничайте с вашей командой, чтобы справиться с изменениями в вашем рабочем процессе. Пока эти изменения подчеркивают успех команды, корректировка ваших приоритетов в краткосрочной перспективе может обеспечить долгосрочные преимущества.

Связанный: [How to Prioritize Tasks in the Workplace](https://buom.ru/career-advice/career-development/prioritize-tasks-in-the-workplace)

Советы по созданию эффективных приоритетов проекта

Используйте эти советы, чтобы определить лучшие приоритеты для ваших проектов:

• Объясните свое обоснование: при обсуждении ваших приоритетов с вашей командой объясните, почему каждый проект находится в определенной позиции в списке приоритетов, и позвольте всем внести свой вклад в отношении своих приоритетов проекта.

• Запишите свои приоритеты: как только вы определитесь с порядком приоритетов, составьте список с крайними сроками для каждого приоритета. Рассмотрите возможность использования цветового кодирования и других инструментов организации, чтобы все было упорядочено.

• Приоритизируйте задачи в проектах: наряду с разработкой системы приоритетов для целых проектов создайте метод приоритизации отдельных заданий, задач и результатов для каждого проекта.

• Регулярно оценивайте свою систему: часто оценивайте эффективность того, как вы выбираете проекты для своей команды и расставляете приоритеты в рабочих процессах. Сравните их ожидаемую ценность с фактической ценностью, которую они обеспечивают, оцените эффективность команды и просмотрите другие показатели, чтобы определить, нужно ли вам вносить какие-либо изменения.