Как разработать эффективный шаблон выходного интервью

1 апреля 2021 г.

Проведение выходных интервью стало обычной практикой. Когда придет время попрощаться с сотрудником, будь то выход на пенсию, увольнение или любая другая причина, этому человеку, скорее всего, потребуется посетить отдел кадров перед уходом.

Если вы работаете в отделе кадров, вы можете нести ответственность за разработку и администрирование шаблона выходного интервью. В этой статье мы объясним, как составить форму выходного собеседования, ориентированную на данные, которые может использовать ваш работодатель, и предоставим шаблон, который поможет вам создать свой собственный.

Что такое шаблон выходного интервью?

Шаблон или форма выходного интервью — это конфиденциальный опрос, проводимый в качестве последнего шага для сотрудника, чье время в компании подошло к концу. Их выездное собеседование проводится в отделе кадров, и руководитель сотрудника не должен присутствовать.

На выходном собеседовании вы должны дать сотруднику форму выходного интервью, чтобы собрать информацию об их опыте работы в вашей организации. Вопросы должны помочь оценить культуру работы и способность компании подготовить своих сотрудников к выполнению необходимых обязанностей.

Когда сотрудник заполняет шаблон выходного интервью честными ответами, это может помочь компании повысить удержание сотрудников и привести к более позитивной культуре на рабочем месте.

Как разработать шаблон выходного интервью, который будет полезен вашей компании

Вы можете использовать один и тот же шаблон выходного интервью для любых сотрудников, покидающих вашу компанию. Просмотрите следующие шаги, чтобы убедиться, что ваш шаблон отвечает интересам вашей организации:

1. Соберите основы

В начале вашего шаблона выходного интервью должна быть указана основная информация о сотруднике и его роли в компании. Знание этих деталей может помочь вам найти конкретные отделы или руководителей, которые могут нуждаться в некотором развитии. Включите следующее в верхнюю часть формы:

• Имя сотрудника

• Позиция

• отделение

• Непосредственный руководитель или руководители

• Количество времени в компании

• Местоположение, если применимо

Если у вашей компании несколько офисов, один из них может работать более гладко, чем другой. Запрашивая у увольняющихся сотрудников их местонахождение, вы получаете точные данные.

2. Оцените обучение и опыт адаптации

Надлежащее обучение и доступ к необходимому оборудованию имеют решающее значение для развития уверенных в себе и опытных сотрудников. Оценка процесса обучения и адаптации жизненно важна для повышения производительности нынешних и будущих сотрудников.

Если увольняющийся сотрудник сообщает, что его описание работы было ясным, а его обучение было результативным, компания находится в отличном положении, чтобы добиться высоких показателей удержания. Ваш работодатель также может использовать отчеты о неудовлетворенности технологиями или неадекватной подготовке к работе, чтобы внести эффективные изменения на организационном уровне.

3. Оцените культуру и климат на рабочем месте

Культура и климат являются важными факторами для общего удовлетворение от работы. Знание того, каково это работать на определенной должности, поможет компании адаптироваться и сохранить сотрудников. Обязательно задайте следующие вопросы для хорошего понимания климата в каждом отделе:

• Чувствовали ли вы себя желанным гостем в своей команде или отделе?

• Было ли достаточно возможностей завязать дружеские связи на работе?

• Вы чувствовали поддержку в своей роли?

• Был ли безопасный способ выразить вопросы или опасения?

• Вы чувствовали себя счастливым, приходя на работу каждый день?

4. Спросите о решении сотрудника уйти

Иногда сотрудник вынужден покинуть свою должность по обстоятельствам, не зависящим от компании. Может быть, их супругу нужно переехать из-за работы, или, возможно, им нужно ухаживать за больным членом семьи. Если причина ухода сотрудника указывает на проблемы, связанные с работой, его отзывы могут помочь компании внести конкретные улучшения. Следующие вопросы могут помочь указать на необходимость улучшения со стороны организации:

• Была ли причина увольнения личной или семейной?

• Соответствовала ли ваша зарплата объему работы и названию должности?

• Чувствовали ли вы признание за свой вклад в компанию?

• Вы когда-нибудь чувствовали себя небезопасно или некомфортно на рабочем месте?

• Вас приняли на новую работу? Если да, то чем эта работа больше соответствует вашим потребностям?

5. Найдите пробелы в общении

Если ответы увольняющегося сотрудника показывают, что его решение уйти из компании не было вызвано смягчающими жизненными обстоятельствами, велика вероятность, что на работе чего-то не хватало. Может быть, они не чувствовали вызов, или, может быть, не было достаточного чувства безопасности работы.

Обязательно спросите, говорили ли они когда-нибудь с кем-нибудь об этих опасениях. Важно отметить, был ли этот человек равным или вышестоящим. Если они никогда не выражали свои опасения, обязательно выясните, почему. Знание того, что кто-то чувствовал себя слишком неловко, чтобы высказать свои опасения, или что при этом не было предпринято никаких действий, поможет вашему работодателю создать более коммуникативную рабочую среду в будущем.

6. Спросите личное мнение

Убедитесь, что в форме выходного собеседования прямо спрашивается, что можно улучшить в компании. Спросите, могло ли руководство сделать что-нибудь, что побудило бы сотрудника остаться. Также важно спросить, будет ли этот человек когда-либо рассматривать возможность работы в организации в будущем. Если увольняющиеся сотрудники регулярно сообщают, что они не рассматривают возможность возвращения — даже при других обстоятельствах — может возникнуть необходимость в фундаментальных изменениях.

7. Просите честности

Обратная связь полезна только в том случае, если она честна. Если увольняющийся сотрудник чувствует необходимость отражать в своих ответах только положительные стороны, то собеседование при увольнении не поможет общему росту организации. По этой причине важно донести до сотрудника определенные моменты до того, как он заполнит форму выходного собеседования. Например, вам следует:

• Опишите назначение формы.

• Выражайте потребность в честности вместо незаслуженных комплиментов.

• Объясните, что обратная связь является анонимной и конфиденциальной, и что имена не будут разглашаться.

Крайне важно, чтобы увольняющийся сотрудник знал о цепочке коммуникаций. Объясните, что обратная связь, которую они предлагают, будет организована компьютерной программой, которая собирает данные обо всех увольняющихся сотрудниках в течение заданного периода времени.

Заверьте сотрудника, что его имя не будет разглашаться и что отзывы будут переданы руководителям в виде диаграмм и статистики в конце месяца или квартала. Эта деталь будет способствовать честной оценке.

Пример шаблона выходного интервью

Если вы пытаетесь разработать шаблон выходного интервью для своей организации, используйте приведенный ниже образец в качестве руководства:

Конфиденциальная форма обратной связи о выходе сотрудника

Основная информация
Имя сотрудника:
Позиция:
Отделение:
Непосредственный руководитель или руководители:
Количество времени в компании:
Расположение офиса:

Готовность
Помогите нам понять, насколько вы были подготовлены к профессиональному выполнению возложенных на вас обязанностей. Просмотрите следующие вопросы и оцените свой опыт по шкале от 1 до 10, где 10 — наивысший уровень:

1. Было ли описание работы, которое вы получили, исчерпывающим и соответствовало вашей роли?

2. Повлияло ли обучение, в котором вы участвовали, на понимание ваших должностных обязанностей и способов их выполнения?

3. Было ли количество учебных курсов и ресурсов, которые вы получили, достаточными для подготовки к вашей роли?

4. Был ли кто-то доступным для вас в качестве ресурса или проводника в вашем карьерном путешествии?

5. Считаете ли вы, что у вас есть все инструменты и оборудование, необходимые для выполнения вашей работы?

Культура и сообщество
Ниже приведены ответы ДА или НЕТ. Не стесняйтесь уточнять, чтобы помочь нам лучше понять ваш опыт.

1. Чувствовали ли вы себя желанным гостем в своей команде или отделе?

2. Было ли достаточно возможностей завязать дружеские связи на работе?

3. Вы чувствовали поддержку в своей роли?

4. Был ли безопасный способ выразить вопросы или опасения?

5. Вы чувствовали себя счастливым, приходя на работу каждый день?

6. Соответствовала ли ваша зарплата объему работы и названию должности?

7. Чувствовали ли вы признание за свой вклад в компанию?

8. Вы когда-нибудь чувствовали себя небезопасно или некомфортно на рабочем месте?

Причина отъезда
Часть 1: Что привело к вашему уходу из компании? Пожалуйста, отметьте все, что относится.
______ Отсутствие связи
______ Рабочие обязанности были неуправляемыми
______ Рабочие обязанности не вызывали затруднений.
______ Отношения с руководителем
______ Отсутствие баланса между работой и личной жизнью
______ Продолжительность поездки
______ Недостаточная заработная плата
______ Отсутствие продвижения по службе или продвижения по службе
______ Предложение работы в другом месте
______ Отношения с коллегой или членом команды
______ Переезд по причинам, не связанным с работой
______ Личные причины

Часть 2: Пожалуйста, прочтите следующие вопросы и ответьте как можно подробнее.

1. Какова причина вашего ухода из этой роли?

2. Если у вас были опасения по поводу этой роли, сообщали ли вы когда-нибудь о них коллеге, HR или руководителю? Если да, то с кем вы разговаривали и каков был результат этого общения?

3. Могла ли наша компания что-нибудь сделать, чтобы избежать вашего отъезда?

4. Хотели бы вы когда-нибудь в будущем вернуться к работе в нашей компании?