Как разбить задачи на 5 шагов (плюс советы)

11 ноября 2021 г.

Когда вам нужно выполнить большую задачу или проект, часто полезно разбить ее на более мелкие, более управляемые задачи. Разбивая задачи, вы можете лучше визуализировать то, что вам нужно сделать для их выполнения, и ваша эффективность и производительность могут повыситься. Если вы хотите научиться более эффективно управлять задачами, возможно, вам будет полезно научиться разбивать их на более мелкие цели. В этой статье мы рассмотрим, как разбивать задачи, объясним, почему это важно, и обсудим советы, которые помогут вам в этом процессе.

Зачем разбивать задачи?

Вот причины, по которым вы можете разбивать задачи:

• Делает вашу работу более управляемой и менее утомительной, что может улучшить ваше общее самочувствие на работе.

• Сохраняет мотивацию команды работать над выполнением задачи

• Помогает вам установить более конкретные цели, которые могут указать направление, которое может быть неизвестно в начале большого проекта.

• Уменьшает отвлекающие факторы, которые могут возникнуть из-за того, что вы не знаете, какие шаги нужно сделать в первую очередь.

• Включает отслеживание производительности для организаций, чтобы определить, где сотрудники могли допустить ошибки во время проекта.

• Помогает определить, является ли задача приоритетной, что может улучшить управление временем, особенно при работе с крупными проектами.

• Позволяет делегировать задачи членам команды

Как разбивать задачи

Рассмотрите возможность использования следующих шагов, чтобы разбить проект на более управляемые задачи:

1. Определите конечную цель

Первым шагом к разбиению большой задачи на более мелкие является определение того, чего вы хотите достичь в долгосрочной перспективе. Чтобы определить конечную цель, рассмотрите задачи и желаемые результаты, которых вы хотите достичь к концу проекта. Например, конечной целью маркетинговой команды может быть завершение кампании для клиента к концу месяца. Вы также можете определить, что наиболее важно для вас и вашей команды в рамках проекта, например, увеличение количества клиентов.

2. Наметьте, как достичь конечной цели

Второй шаг включает в себя определение того, что вы можете сделать для достижения цели. Это включает в себя составление списка всего, что вам может понадобиться для выполнения на протяжении всего проекта. Например, чтобы организовать успешное мероприятие, вы можете связаться с поставщиками, нанять артистов, разослать приглашения, создать программу и арендовать место. Это поможет вам получить представление о небольших целях вашего проекта.

3. Разбейте работу на более мелкие задачи

После определения работы, связанной с проектом, вы можете разбить каждую цель на несколько более мелких шагов или задач. Например, найм артистов для мероприятия может включать в себя поиск уважаемой команды аниматоров, установление контакта с ними, принятие решения о том, как им платить, и подписание контракта.

Разделяйте каждую маленькую задачу на другие задачи, пока вы не сможете больше разделить задачи. Например, при поиске авторитетной развлекательной группы вам, возможно, придется решить, какое развлечение понравится вашей аудитории больше всего, найти несколько групп и посмотреть, какие из них доступны для бронирования.

4. Назначьте сроки и команды для каждой задачи

После записи этих небольших задач вы можете назначить сроки выполнения каждой задачи и делегировать задачи определенной команде или сотруднику. Это помогает каждому члену команды знать свои индивидуальные обязанности и к тому времени, когда они должны их выполнять. Это может помочь улучшить коммуникацию и эффективность, потому что все знают о сроках и заданиях проекта. Приоритизация наиболее важных задач также помогает членам команды оставаться сосредоточенными.

5. Измеряйте свой прогресс

Важно отслеживать ход вашего проекта, чтобы знать, работаете ли вы в соответствии с графиком. Это также может помочь вам определить места, где вам может понадобиться улучшить или вам нужно уделить больше времени конкретной задаче или цели. Это может позволить вам настроить ваш проект, чтобы вы могли добавлять, удалять или изменять что-либо по мере необходимости по мере продвижения проекта.

Советы по разбивке задач

Подумайте о том, чтобы следовать этим советам, чтобы упростить и повысить эффективность разбивки задач:

Начинайте с конца и работайте в обратном направлении при определении подзадач.

Вы можете подумать о конечной цели проекта и работать от конца до начала, чтобы определить свои шаги. Это может помочь вам определить шаги, о которых вы, возможно, еще не подумали. Это также может помочь вам в решении проблем, если вы не уверены в направлении проекта или в том, какие задачи являются наиболее важными.

Сначала выполняйте более сложные задачи

Вы можете подумать о том, чтобы сначала выполнить самые сложные или самые трудоемкие задачи. Это одна из стратегий, которая может повысить вероятность выполнения этих задач без промедления и повысить производительность. У вас также может быть больше энергии для этих задач в начале рабочего дня, а не в конце. Это также может создать чувство выполненного долга и позитивное настроение во время работы над другими задачами, потому что вы знаете, что уже выполнили свои самые сложные задачи.

Сгруппируйте похожие задачи

Вы можете сгруппировать связанные задачи. Это может помочь вам оставаться организованным, улучшить концентрацию и сэкономить время. Это также может помочь вам не сбиться с пути, потому что вы не переключаетесь между несколькими разными задачами. Вы можете группировать задачи по сроку, приоритету, назначению или типу.

Используйте шаблоны

Вы можете использовать шаблоны, доступные в Интернете, чтобы помочь вам разбить свои задачи и оставаться организованным. Некоторые шаблоны могут помочь вам реализовать некоторые аспекты проекта, которые вы, возможно, не рассмотрели или не включили. Некоторые онлайн-инструменты управления программным обеспечением также могут иметь функции, помогающие ускорить процесс разделения задач.

Используйте инструменты для успешного сотрудничества

При разбивке задач вы можете использовать инструменты управления проектами, чтобы сделать ваши задачи более организованными. Инструменты для совместной работы могут сделать разделение эффективным, особенно для целей общения между членами команды. Некоторые инструменты управления проектами имеют функции, которые позволяют разбивать одну задачу на несколько подзадач, назначать роли определенным членам команды, устанавливать крайний срок для задачи и уведомлять команду о завершении задачи. Кроме того, такие инструменты могут иметь визуальные подсказки, которые могут помочь вам визуализировать ход проекта и могут позволить вам группировать задачи с помощью цветовых кодов для улучшения организации.