Как рассчитать процент завершения проекта (плюс использование)

17 марта 2022 г.

Если вы работаете в проектной группе или над проектами, требующими выполнения нескольких задач, важно отслеживать свой прогресс. Вы можете сделать это, рассчитав процент завершения проекта. Это может помочь вам увидеть, какой процент задач все еще требует завершения, и понять, сколько времени может занять завершение проекта. В этой статье мы обсудим, что такое процент завершения проекта, объясним, как его рассчитать, и перечислим способы его использования.

Что такое процент завершения проекта?

Процент завершения проекта — это расчет продолжительности завершенного проекта, разделенный на то, какие задачи вы уже выполнили в проекте. Процент завершения проекта отображает объем работы над проектом, выполненной командой, и объем работы, которую им осталось выполнить. Это может помочь командам, работающим над проектом, сообщать о своем прогрессе или оценивать, сколько еще времени они могут потратить на проект. Отслеживание этого процента также является важным шагом в эффективном управлении проектами.

Чтобы рассчитать точный процент, разбейте свой проект на задачи, которые необходимо выполнить. Например, если в вашем проекте 30 задач, а команда выполнила 16 задач, вы можете разделить 16 на 30, чтобы определить процент завершения проекта. Вы можете отслеживать это в электронных таблицах, диаграммах или с помощью методов бизнес-отчетности.

Как рассчитать процент завершения проекта

Целью расчета процента выполнения проекта является отображение отношения выполненных задач проекта к общему количеству задач проекта в процентах. Рассмотрим следующие варианты и шаги:

1. Решите, какое приложение вы предпочитаете для расчета процента завершения вашего проекта.

В зависимости от ваших предпочтений, предпочтений вашей команды или предпочтений бизнеса, вы можете использовать специальное программное обеспечение для отслеживания хода выполнения вашего проекта. Это может включать программное обеспечение для создания диаграмм Ганта, электронных таблиц или комбинацию различных инструментов управления проектами. Некоторое программное обеспечение может вычислять процент автоматически, используя формулы или добавляя данные о завершении, а другое программное обеспечение требует ручного расчета процента завершения вашего проекта.

2. Разбейте свой проект на задачи

Чтобы рассчитать процент завершения проекта, разделите проект на несколько задач. Столбец в вашем листе отслеживания может включать список задач. В зависимости от вашего метода отслеживания вы можете добавить дополнительные столбцы после каждой задачи, в том числе:

• Дата, когда вы планируете работать над задачами

• Дата, когда вы собираетесь закончить работу над задачами

• Продолжительность времени, которое вы планируете потратить на работу над задачами

• Процент заполнения столбца

3. Взвешивайте свои задачи

Взвешивание ваших задач — это способ измерения того, какие задачи являются более сложными или трудоемкими, чем другие, при работе над завершением проекта. Вот несколько способов взвесить задачи:

Произвольные суммы

Произвольные суммы или фиксированные цифры — это методы взвешивания, которые в целом отражают прогресс задач, но могут не точно отражать общий прогресс в конкретный момент времени. Например, хотя вы могли выполнить около 75% конкретной задачи, этот процент не отображается в вашем листе отслеживания. При использовании метода произвольных сумм появляются три процента:

• 0%: это когда задача не запущена.

• 20%: это когда задача выполняется.

• 100%: это когда задача выполнена.

Произвольный метод может принести вам пользу:

• Помогая вам в достаточной степени управлять планом проекта

• Снижение стресса, связанного с выполнением задачи

• Помощь в составлении графика начала выполнения задач

• Предотвращение неточностей в процентах полных чисел

Взвешенные действия

Взвешенные действия — это методы взвешивания, которые присваивают каждой задаче определенный процент проекта. Например, если у вас есть задача, которую может быстро выполнить один человек, эта задача может иметь вес 5% всего проекта. Если у вас есть задача, для выполнения которой требуется несколько человек и которая занимает больше времени, эта задача может весить 25 %. Когда есть более крупные задачи, например, задача, которая составляет 50% проекта, вы можете разбить эту задачу на подзадачи и присвоить каждой подзадаче меньший вес, чтобы в сумме получить до 50%.

Использование метода взвешенных действий может быть полезным, если:

• У вас есть трудоемкие задачи для завершения проекта.

• Ваши задачи включают в себя множество подзадач.

• Есть несколько задач, связанных с принятием решений.

Прежде чем принять решение о методе взвешенных действий, рассмотрите следующие факторы:

• Этот метод более сложен, чем другие варианты метода.

• Взвешивание каждой задачи и подзадачи может занять много времени.

• Команда проекта, клиенты или бизнес могут предпочесть другой метод.

4. Обновите информацию об отслеживании выполненных задач.

По мере выполнения задач рассмотрите возможность обновления таблицы отслеживания с датами завершения, чтобы ваше программное обеспечение для отслеживания автоматически вычисляло процент завершения вашего проекта. В зависимости от проекта вы можете обновить продолжительность дня, указав, сколько времени фактически потребовалось для выполнения задачи, если оно отличается от того, что вы оценили. Вы также можете использовать разницу между вашей оценкой и фактическими днями, которые потребовались для выполнения задач, чтобы найти процент продолжительности проекта и сообщить о любых задержках.

Если вы рассчитываете вручную, вы можете следовать методу профессионального суждения. Этот процесс включает в себя то, что вы и ваша команда делаете оценки или совещаетесь с экспертами в предметной области для расчета процента завершения. Если вы обратитесь к экспертам в предметной области для ручного расчета, их метод может включать сравнение фактической продолжительности выполненных задач на сегодняшний день с прогнозируемым количеством задач, оставшихся до завершения, и оценку того, насколько близки конкретные задачи к завершению, на основе усилий, затраченных на уже выполненные задачи. Вы можете ввести число, которое они предоставляют, в столбец процента выполнения.

Использование для процентов завершения проекта

Вы можете использовать процент завершения проекта для:

• Отслеживание хода проекта для проектной команды

• Пишите отчеты о статусе проекта

• Оценить завершение проекта

• Прогнозировать затраты ресурсов на завершение проекта