Как проводить встречи |

31 марта 2021 г.

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, руководителем, руководителем группы или сотрудником, проведение собрания дает вам возможность поделиться идеями и информацией, сотрудничать с коллегами и решать важные вопросы и цели. Знание того, как правильно провести собрание, поможет вам более эффективно управлять своей организацией. В этой статье мы объясним, что делает встречу эффективной, как спланировать встречу, как подготовиться к встрече и как действовать после встречи.

Что делает встречу эффективной?

Эффективная встреча включает в себя несколько элементов. Чем больше этих элементов вы включите, тем эффективнее будет ваша встреча. Вот что включает в себя эффективная встреча и что делает ее важной и полезной для компании:

• Подготовка: Надлежащая подготовка гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от встречи. Составьте повестку дня, в которой подчеркиваются ключевые моменты, которые вы хотите обсудить во время встречи. Держите эту повестку дня под рукой, чтобы вы могли обращаться к ней во время встречи и делать заметки по мере необходимости.

• Делегирование: при проведении встречи важно рассмотреть все ключевые моменты и убедиться, что все голоса будут услышаны. Чтобы помочь вам эффективно провести собрание, рассмотрите возможность проведения переклички, чтобы знать, кто присутствует, и пересмотрите повестку дня с участниками, чтобы помочь им оставаться сосредоточенными и вовлеченными.

• План действий: чтобы успешно завершить собрание, вам необходимо итоговое резюме, подтверждающее, что каждый должен сделать после завершения собрания. План действий, по сути, представляет следующие шаги, которые должен предпринять каждый.

• Сосредоточенность: когда все остаются сосредоточенными, вы должны рассмотреть каждый ключевой момент обсуждения. Ссылайтесь на повестку дня, когда вам нужно. Также важно подвести итоги по каждому пункту повестки дня, спросить, есть ли у кого вопросы, и перейти к следующему пункту повестки дня.

• Вовлеченность: участники должны оставаться сосредоточенными и развлекаться на протяжении всей встречи. Наличие вовлеченных участников гарантирует, что вы получите информацию от всех, что может принести большие результаты для вашей компании в целом.

• Заблаговременное планирование: планирование следующей встречи во время текущей позволяет охватить максимальное количество участников. Это также позволяет им озвучивать любые конфликты в расписании.

Как вы планируете встречу?

Когда дело доходит до совещаний, убедитесь, что у вас есть план, чтобы максимально использовать время каждого. Чем лучше вы подготовитесь, тем эффективнее будет ваша встреча. Используйте эти шаги, чтобы спланировать встречу:

1. Определите цель встречи

Прежде чем назначить время встречи, определите цель встречи, которую вы хотите провести. Подумайте, хотите ли вы решить проблему, прийти к решению, поделиться информацией или мотивировать своих сотрудников. Если у вас недостаточно времени на подготовку или вы считаете, что другая форма общения будет работать лучше или не хуже, не планируйте встречу.

2. Создайте повестку дня

Разработайте повестку дня, в которой будут указаны ключевые темы, которые вы хотите осветить, и порядок, в котором вы хотите их осветить. Не забудьте запланировать краткое введение, объясняющее причину встречи, а затем ключевые вопросы для обсуждения, которые вы хотите обсудить. Выделите определенное количество времени для каждого пункта обсуждения.

3. Выберите участников и посетителей

Подумайте о ключевых сотрудниках, которые вам нужны для участия в собрании. Например, вам нужно включить людей, которые могут помочь вам в достижении ваших целей, людей, которых встреча затрагивает, ключевых лиц, принимающих решения, и людей, которые хорошо разбираются в теме, которую вы затрагиваете. Также важно учитывать размер вашей встречи. Если вам нужно решить проблему, делайте встречу небольшой. Если вам нужно обсудить идеи, увеличьте размер собрания, чтобы способствовать более широкому обсуждению. Обязательно приглашайте только тех людей, которые абсолютно необходимы.

4. Назначьте роли своим участникам

Как только вы узнаете, кого хотите принять участие и посетить, назначьте каждому участнику роль. Например, вы можете попросить кого-то следить за временем, а ведущего направлять дискуссию.

5. Назначьте время и место встречи

Определите время встречи и ее место. Подумайте, хотите ли вы неформальную встречу или что-то более официальное. Вы можете провести неформальную встречу в небольшой комнате, тогда как конференц-зал лучше подходит для более крупной и более официальной встречи. Что касается времени, убедитесь, что время встречи подходит для большинства ваших участников, чтобы улучшить участие.

6. Отправьте приглашение и повестку дня

Рассылайте приглашения на встречи и повестку дня, чтобы все знали цель встречи. Попробуйте отправить электронное письмо, отправить приглашение через календарь или поговорить с каждым приглашенным лично.

7. Определитесь с процессом принятия решений

Если вам нужно принять решение во время встречи, выберите наилучший процесс принятия решения. Например, вы можете получить большинство голосов, попросить людей поделиться своим опытом, чтобы прийти к групповому консенсусу, или попросить лидера принять конкретное решение. Наличие процесса помогает делу двигаться гладко.

8. Выберите инструменты и оборудование, которые вы хотите использовать

Подумайте, хотите ли вы использовать инструменты для повышения производительности или совместной работы во время встречи. Например, вы можете использовать устройство для записи звука или платформу для совместного использования экрана. Принятие решения об этом заранее поможет вам избежать технических проблем во время встречи.

9. Доработайте повестку дня и раздайте ее

Внесите окончательные изменения в повестку дня и раздайте ее участникам. Это позволяет им просмотреть повестку дня до собрания и получить представление о том, чего ожидать.

10. Общайтесь с потенциальными посетителями

Если вы ничего не слышали от некоторых участников об их присутствии, свяжитесь с ними до встречи. Особенно важно проверить присутствие всех, кому вы назначили роль.

Как лучше подготовиться к встрече?

Чтобы встреча прошла эффективно, начните готовиться заранее. Подготовка к собранию поможет вам максимально эффективно использовать свое время и придаст вам уверенности, необходимой для успешного проведения собрания. Используйте эти методы, чтобы помочь вам подготовиться к встрече:

• Иметь повестку дня. Подготовьте повестку дня, включающую список тем, делегирование докладчиков и выделение времени для каждого пункта повестки дня. Спрашивайте предложения по повестке дня, реалистично распределяйте время по каждому пункту повестки дня и определяйте важность каждого пункта повестки дня. Когда вы знаете важность пункта повестки дня, вы можете решить, следует ли обсудить его во время этой встречи или поднять его позже.

• Попросите своих спикеров принять участие. Перед собранием попросите разных спикеров принять участие в собрании. Спикеры обычно решают индивидуальные задачи. Обязательно выберите спикеров, которые могут эффективно описать процесс и результаты для различных целей.

• Согласовать графики. Запланируйте встречу, чтобы учесть доступность каждого. Обязательно установите реалистичное время встречи. Например, встреча в конце дня в пятницу может быть не лучшим временем, так как многие люди готовы отправиться домой на выходные и не будут так сосредоточены. Если не все могут прийти на собрание, убедитесь, что ключевые сотрудники проекта могут присутствовать, а те, кто не смог, получили заметки с кратким изложением того, что произошло и что обсуждалось.

• Поделитесь повесткой дня. Перед собранием разошлите повестку дня соответствующим сотрудникам. Убедитесь, что у всех есть экземпляр, и они знают, чего ожидать от собрания.

• Отправляйте напоминания. Заранее напомните всем о дате и времени встречи. Это гарантирует, что они впишутся в свое расписание и не забудут посетить.

Как эффективно начать встречу?

Начало встречи не только задает тон, но и помогает людям чувствовать себя более комфортно и охотнее делиться своими мнениями и идеями. Вот несколько способов эффективно начать встречу:

• Начните с краткого вступления. Поприветствуйте всех в начале встречи и представьтесь. Поблагодарите их за участие и сообщите им свое имя и должность в компании.

• Определите цель встречи. Объясните тему встречи и подведите итоги повестки дня. Вы также можете использовать это время, чтобы представить участников и ключевых докладчиков.

• Используйте ледоколы. Подумайте о том, чтобы поднять настроение с помощью ледокола. Это может помочь вашим посетителям чувствовать себя более комфортно и заставить их раскрыться во время встречи. Вы можете задавать людям вопросы, чтобы лучше узнать их, или задавать забавные вопросы, чтобы создать более комфортную атмосферу в целом.

Какие шаги необходимы для проведения собрания?

Когда дело доходит до встречи, вам нужно не только подготовиться, но и предпринять определенные действия, чтобы обеспечить ее успех. Вот как провести встречу:

1. Поставьте четкую цель

Перед началом встречи убедитесь, что у вас есть четко сформулированная цель и задача проведения встречи. Подумайте, чего вы хотите добиться от встречи. Например, вы можете захотеть получить информацию от других сотрудников или попытаться прийти к решению по вопросу компании.

2. Учитывайте своих посетителей

Потратьте время, чтобы определить, кто вы хотите и должны присутствовать на собрании. Если вы планируете обсудить проблему или тему, затрагивающую конкретного сотрудника, убедитесь, что он присутствует. Также важно пригласить людей, которые могут внести ценный вклад в отношении конкретного пункта повестки дня.

3. Начинайте и заканчивайте встречу вовремя

Заранее раздайте повестку дня соответствующим сторонам, чтобы все знали время начала собрания. Установите основные правила и убедитесь, что все знают разные временные рамки. Это помогает всем оставаться сосредоточенными и обеспечивает быстрое завершение встречи.

4. Следуйте своему графику

Убедитесь, что вы не только создали четкую повестку дня, но и придерживаетесь ее на протяжении всей встречи. Убедитесь, что вы сделали все, что планировали, и соблюдайте сроки, установленные для каждого пункта повестки дня. Подумайте о том, чтобы показать повестку дня, чтобы все могли ее видеть и следить за ней во время собрания.

5. Последующие действия

После завершения встречи отправьте всем электронное письмо с указанием результатов встречи, делегированных задач и предстоящих сроков или новых целей. Это гарантирует, что все участники знают, что от них ожидается.

Как вы должны действовать после проведения встречи?

Подведение итогов после встречи помогает напомнить всем, что обсуждалось и что должно произойти. По сути, он служит напоминанием и информирует всех, кто отсутствовал, о том, что повлекло за собой собрание. Примите во внимание следующие советы:

• Поделитесь протоколом встречи. Сразу после встречи отправьте протокол встречи по электронной почте всем участникам и всем, кто не смог прийти. Не забудьте поделиться протоколом не позднее, чем через 24 часа после встречи. В заметках должно быть записано все, что произошло во время встречи, включая любые принятые решения и созданные планы действий.

• Проверяйте ход выполнения каждого элемента действия. Не забудьте связаться со своей командой, чтобы узнать об их прогрессе в действиях на собрании. Вы можете сделать это лично или по электронной почте. Это гарантирует, что каждый достигнет своих целей вовремя, и напомнит людям об их обязанностях после встречи.

• Назначайте индивидуальные встречи. После встречи запланируйте индивидуальные встречи с руководителями проектов или другими сотрудниками, ответственными за действия, которые вы определили во время встречи. Это позволяет вам напрямую говорить с ними об этих действиях и дает вам возможность проверить их прогресс.

• Назначьте еще одну встречу. В конце встречи найдите время, чтобы запланировать следующую встречу. Это позволит всем узнать о дате следующей встречи и даст им возможность решить любые конфликты в расписании.