Как провести оценку готовности к изменениям (с советами)

Прежде чем внедрять организационные изменения, вы можете оценить их реакцию среди сотрудников и вероятность успеха изменений. Оценка готовности к изменениям — это метод анализа способности организации принять предлагаемое изменение. Выполняя оценку готовности к изменениям, вы можете оценить потенциальные проблемы при реализации изменений и решить их до того, как начнете.

В этой статье мы обсудим, что такое оценка готовности к изменениям, преимущества оценок готовности к изменениям, как выполнить оценку готовности к изменениям и советы для этого.

Что такое оценка готовности к изменениям?

Оценка готовности к изменениям — это анализ, который оценивает, готова ли организация к конкретному изменению. Эта готовность включает в себя способность инициировать, выполнять и поддерживать долгосрочные изменения. Оценка готовности к изменениям должна анализировать организацию на всех уровнях, чтобы быть эффективной, и специалисты обычно используют результаты оценки готовности к изменениям для информирования официального плана проекта.

Организационные уровни и уровни среды, которые следует учитывать при оценке готовности к изменениям, включают:

• Физические лица

• Рабочие группы

• Команды

• Департаменты

• Подразделения

• Секторы

• Организации

• Предприятия

• сети

• Местное и региональное самоуправление и экономика

• Национальное правительство и экономика

• Другие заинтересованные стороны

Рекомендации по оценке готовности к изменениям

Факторы, которые следует учитывать при оценке готовности к изменениям, включают:

Условия

К ним относятся любое существующее законодательство, политика или процедуры, которые могут препятствовать изменениям. Например, вы должны знать, какие документы вам нужно заполнить или разрешения, которые вам нужно получить, прежде чем начать изменение. Подумайте, существуют ли какие-либо существующие ограничения в отношении видов бизнеса или видов деятельности, которые вам разрешено выполнять, или соответствующие трудовые ограничения. Вы также можете проанализировать местную и национальную экономику и ее потенциальное влияние на успех ваших изменений.

Ресурсы и возможности

Это то, что нужно вашей организации для успешного проведения изменений. Например, готовность организации внести изменения в свою существующую структуру и существующие механизмы для вознаграждения этих усилий. Также необходимо учитывать технические и человеческие ресурсы, в частности, обучение, способности и знания, необходимые вашим сотрудникам для реализации любых предлагаемых изменений. Время и капитал также являются ресурсами, поэтому полезно потратить время на их оценку.

Мотивация, отношение и культура

Они связаны с ценностями организации и стремлением к изменениям. Люди, которых затронет изменение, должны быть готовы посвятить себя его успеху. Вы должны убедиться, что задачи, общие цели и мотивация изменений ясны. Тип изменения и его степень могут влиять на готовность организации к изменениям.

Каковы преимущества использования оценки готовности к изменениям?

Ниже приведены потенциальные преимущества использования оценки готовности к изменениям:

Помогает подготовиться к сложным изменениям

Если изменение сложное, при его реализации может быть задействовано больше факторов. Выполнение оценки готовности к изменениям может помочь вам взглянуть на все уровни организации и определить, осуществимо ли предлагаемое изменение. Вы также можете выбрать потенциально наилучшие способы начать изменения и какие виды поддержки будут наиболее эффективными.

Создает благоприятную среду для перемен

Оценка готовности к изменениям может помочь вам обнаружить потенциальные конфликты между персоналом, командами, отделами или организационной культурой. Определив эти проблемы заранее, вы сможете решить их до того, как начнутся изменения. Если вы обсудите предлагаемые изменения с теми, кого это непосредственно коснется, вы сможете улучшить их мышление, прежде чем пытаться внести изменения.

Отслеживает прогресс в готовности к изменениям

Вы можете выполнить оценку готовности к изменениям несколько раз. Это может быть полезно, если у вас есть цель сделать вашу организацию более гибкой в ​​отношении изменений или сделать культуру более восприимчивой к изменениям. Последовательные оценки готовности также могут помочь вам отслеживать отношение к изменениям с течением времени.

Определяет риск

Оценка готовности к изменениям может помочь вам определить области, которые могут затруднить реализацию запланированных изменений. Определив эти точки трения, вы можете найти возможные решения. Эти решения могут иметь связанные с этим затраты, такие как время, деньги или персонал. Затем вы можете определить, стоит ли цена смягчения проблем выгоды от принятия этого изменения.

Выявляет культурные барьеры на пути к изменениям

Иногда люди, внедряющие изменения, могут быть настолько увлечены своей инициативой, что не понимают, что некоторые члены организации проявляют меньший энтузиазм. Оценка готовности к изменениям может прояснить точки зрения всех, кого коснутся предлагаемые изменения. Оценка готовности поможет вам выявить основные причины сопротивления.

Например, у команды может быть предыдущий трудный опыт с попытками изменений, или предыдущие менеджеры могли научить их противостоять вашему конкретному предложению. Возможно, они обеспокоены увеличением рабочей нагрузки, которая может возникнуть в результате предлагаемых изменений, или беспокоятся о том, что их должность станет избыточной. Какими бы ни были проблемы, вы можете определить их с помощью оценки готовности и решить заранее.

Как провести оценку готовности к изменениям

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы оценить готовность вашей организации к изменениям:

1. Полностью опишите изменение

Чтобы ваши изменения были успешными, все участники должны их понять. Определите все элементы и заинтересованные стороны, вовлеченные в изменение, и все системы, на которые повлияет изменение. Учитывайте масштабы изменений и временные рамки, необходимые для их реализации. Полезно быть конкретным, чтобы вы могли точно оценить способность вашей организации принять изменение.

2. Выберите инструменты оценки

Существуют общие готовые инструменты, доступные онлайн для оценки готовности. Вы можете выбрать один или несколько из них и адаптировать их к вашей конкретной ситуации. Вы можете подумать об изменении инструментов, чтобы они лучше соответствовали потребностям вашей организации. Кроме того, вы можете посмотреть на эти уже существующие инструменты для вдохновения и создать свои собственные. Инструменты, которые вы выбираете, должны оценивать существующие ресурсы организации, условия и отношение всех заинтересованных сторон и затронутых сотрудников.

3. Получите первоначальный отзыв

Вы можете начать с оценки реакции на изменения, используя выбранные вами инструменты с помощью общих опросов. Постарайтесь оценить осведомленность о предлагаемых изменениях на каждом уровне организации. Кроме того, спросите о факторах, связанных с готовностью респондента инициировать изменение, необходимыми техническими способностями и любыми отзывами или опасениями.

4. Проведите интервью с ключевыми лицами

На основе общей информации об отношении, которую вы собрали, выберите и опросите людей, имеющих ключевое влияние. Это такие люди, как тимлиды, специалисты и менеджеры. Вы можете спросить их об их понимании предлагаемых изменений, способности и готовности их команды к изменениям, а также о любых проблемах, которые они ожидают. Эти интервью позволяют вам глубже изучить любую из областей, вызывающих озабоченность, которые вы определили в ходе общего опроса.

5. Обобщите и проанализируйте свои выводы

Просмотрите результаты ваших общих опросов и целевых интервью. Ищите недостающие области технических способностей, которые вы можете решить путем обучения или найма, прежде чем начинать изменения. Кроме того, ищите процедурные области внутри организации, которые нужно изменить или улучшить, чтобы облегчить изменения. Основываясь на существующей готовности и необходимых изменениях для повышения готовности, вы можете определить, готова ли организация инициировать изменение.

Советы по проведению оценки готовности к изменениям

Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от оценки готовности к изменениям:

• Будьте подробны: мелкие детали могут иметь важное значение для успешного результата внедрения изменений, поэтому обязательно тщательно проанализируйте все уровни организации.

• Оцените управленческие навыки по межличностным навыкам: для успешного внедрения организационных изменений руководителям и руководителям групп полезно иметь необходимые коммуникативные и управленческие навыки для поддержки изменений, которые вы хотите внести.

• Учитывайте окружающую среду: ваша организация существует в более крупных местных, национальных, политических и экономических средах. Полезно учитывать эти контексты при оценке, поскольку они могут повлиять на то, как люди за пределами вашей организации могут воспринимать изменения, которые вы планируете внедрить.

• Относитесь к оценке готовности к изменениям как к этапу планирования: помните, что эта оценка не совпадает с планом вашего проекта. Используйте оценку готовности к изменениям, чтобы оценить вероятность успеха и любые потенциальные проблемы. Получив эту информацию, вы можете использовать ее при формальном планировании проекта.