Как провести аудит человеческих ресурсов за 7 шагов

18 ноября 2021 г.

Отдел кадров компании управляет сотрудниками компании от найма до выхода на пенсию. Аудит человеческих ресурсов позволяет бизнесу оценить различные элементы в своем отделе кадров. Понимание того, как проводить аудит человеческих ресурсов, может помочь вам приобрести ценные навыки для вашей карьеры и повысить эффективность отдела кадров организации. В этой статье мы обсудим некоторые причины для проведения кадрового аудита, что вы можете рассмотреть при его проведении и как провести кадровый аудит.

Причины для проведения кадрового аудита

Вы можете провести аудит человеческих ресурсов по нескольким причинам. HR-аудит позволяет компании выявлять проблемы с отделом кадров и находить решения. Компании могут использовать аудит для определения своих передовых методов, выявления областей улучшения и сокращения операционных расходов. Они могут улучшить удержание персонала, определяя факторы, влияющие на решение сотрудника остаться в компании. Эти аудиты помогают организации предотвратить юридическую и нормативную ответственность за неправомерные действия в ее отделе кадров. Аудит человеческих ресурсов служит способом проверки того, соблюдает ли компания применимые правила и положения.

Аудит человеческих ресурсов может предоставить компании информацию об эффективности ее практики, сравнивая ее с отделами кадров других организаций. Услуги кадрового аудита могут гарантировать, что компания адаптируется к изменяющимся законам о занятости и признает общие тенденции бизнеса, которые могут повлиять на ее практику. Бизнес может полагаться на кадровый аудит для информирования о своих методах найма и классификации своих сотрудников. Они помогают работодателю определить справедливую оплату труда своих сотрудников и устранить любые несоответствия с компенсациями или льготами.

Виды кадрового аудита

Профессионал может структурировать аудит человеческих ресурсов, чтобы иметь конкретную направленность или иметь более комплексный подход. Вот несколько типов аудита человеческих ресурсов, каждый из которых выполняет свою задачу:

• Соответствие: Аудит соответствия оценивает соблюдение организацией законов и правил на местном уровне, уровне штата или федеральном уровне. Это гарантирует, что отдел кадров компании работает в рамках установленных правил.

• Лучшие практики: Этот вид аудита сравнивает практику компании с успешными отделами кадров других компаний. Это может помочь организации сохранить или улучшить свой отдел кадров.

• Производительность: Аудит эффективности включает в себя обзор обратной связи, которую менеджеры предоставляют персоналу. Это может помочь вам определить области улучшения в процессе обратной связи организации.

• Конкурентоспособность: этот аудит оценивает компенсационный пакет и льготы, которые компания предлагает своим сотрудникам. Проведение конкурентного аудита может помочь вам определить, что компания может предоставить для привлечения квалифицированных сотрудников.

• Стратегический: Стратегический аудит анализирует системы и процессы организации, чтобы определить области для улучшения. Это помогает компании убедиться, что ее отдел кадров соответствует целям организации.

• Политики: Аудит политик рассматривает процедуры организации в отношении дисциплины, увольнения и оплачиваемого отпуска. Это обеспечивает согласованность текущих и будущих политик компании.

• Безопасность: этот аудит гарантирует, что компания поддерживает актуальную политику безопасности и обеспечивает своих сотрудников необходимыми средствами индивидуальной защиты. Аудит безопасности помогает бизнесу ограничить риск на рабочем месте.

• Специфический для функции: этот тип аудита оценивает конкретную функцию в отделе кадров, такую ​​как политика проверки сотрудников, управление эффективностью, начисление заработной платы или хранение записей.

Что проверять при кадровом аудите

При проведении кадрового аудита вы можете проверить:

Процессы найма и адаптации

Вы можете изучить процедуры, которые организация использует для процесса найма, например, кто выбирает кандидатов для собеседований, проводит ли компания обучение своих менеджеров по найму и документируют ли они процессы найма, проверки и отбора. Что касается процедур адаптации, рассмотрите возможность пересмотра политик на рабочем месте и того, доводит ли компания их до сведения новых сотрудников. Проверьте руководство для сотрудников и убедитесь, что оно обновлено.

Льготы и компенсации

Вы можете ознакомиться с льготами и компенсационными пакетами компании во время кадрового аудита. Подумайте о том, предоставляет ли бизнес своим нынешним сотрудникам соответствующие компенсации за продвижение по службе или изменение должности. Вы можете определить, кто принимает решения относительно пособий и компенсаций, и правильно ли они документируют эти процедуры. Определите, отслеживает ли организация свои планы компенсаций и льгот и пересматривает ли их каждый год. Вы можете задокументировать официальную структуру оплаты и отметить, основывает ли компания компенсацию на производительности персонала. Убедитесь, что организация доводит до сведения сотрудников компенсационные и льготные пакеты.

Процесс оценки эффективности

Аудит человеческих ресурсов позволяет вам проанализировать процесс оценки эффективности компании. Вы можете проверить, есть ли в организации система оценки эффективности и типы оценок, которые она проводит. Определите, есть ли в бизнесе система проверки эффективности оценок сотрудников. Вы можете убедиться, что компания оценивает как качество, так и количество работы сотрудника.

Процесс прекращения

Вы можете просмотреть процесс увольнения организации при проведении кадрового аудита. Определите, проводятся ли выходные интервью после увольнения сотрудника. Вы можете оценить, оценивает ли член управленческой команды увольнение до того, как оно произойдет.

Должностные инструкции и классификации

Во время аудита человеческих ресурсов вы можете просмотреть должностные инструкции и классификации организации. Подумайте об источниках найма, которые компания использует для размещения своего списка вакансий, таких как социальные сети, платные объявления и доски объявлений. Убедитесь, что организация публикует свои открытые вакансии и предлагает эти вакансии текущим сотрудникам. Вы можете определить, задокументировала ли компания и решила ли какие-либо проблемы, связанные с классификацией должностей ее текущего персонала, например, точную классификацию освобожденных сотрудников и независимых подрядчиков.

Формы и личные дела

Вы можете просмотреть образец личных дел, чтобы обеспечить надлежащее документирование производительности и соблюдения законов и правил. Например, законы о конфиденциальности медицинских данных требуют, чтобы организации хранили личную медицинскую информацию отдельно от общих файлов сотрудников. Вы можете гарантировать, что компания хранит защищенную медицинскую информацию в отдельном и безопасном месте. Проверьте, заполняют ли новые сотрудники формы W-4 и как долго организация хранит файлы сотрудников после их увольнения.

Как провести кадровый аудит

Вы можете выполнить следующие шаги при проведении аудита человеческих ресурсов:

1. Определите, кто будет проводить аудит

Определите, кто несет ответственность за аудит. Вы можете провести аудит самостоятельно, обратиться за помощью к членам команды или нанять стороннюю организацию. Это может помочь вам делегировать задачи при разработке аудита и установить ожидания для вашей оценки.

2. Определить тип аудита

Начните процесс аудита человеческих ресурсов, определив тип аудита, который вы хотите выполнить. Вы можете запланировать проведение аудита эффективности, стратегического или конкурентного аудита, в зависимости от потребностей организации. Например, если произошли существенные изменения в законодательстве, вы можете провести аудит соответствия, чтобы убедиться, что отдел кадров и практика компании соблюдают эти новые правила. Если у вас есть опасения по поводу определенной области человеческих ресурсов, вы можете сосредоточить аудит на конкретном процессе или политике.

3. Разработайте опрос

Определившись с типом аудита, который вы хотите провести, вы можете создать аудиторский опрос или анкету. Разработайте всеобъемлющий документ, в котором запрашивается информация о конкретной области отдела кадров или его общей практике. Например, при проведении аудита производительности вы можете включить вопросы о стандартах, которые менеджеры используют для оценки эффективности сотрудников, и о том, как они сообщают отзывы.

4. Соберите данные

Просмотрите соответствующие области отдела кадров, чтобы собрать данные о его практике. Вы можете использовать опрос, созданный на последнем шаге, в качестве руководства при проведении оценки. Например, вы можете использовать данные из личных дел компании при проверке процесса оценки эффективности. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование любых данных, которые вы собираете.

5. Проанализируйте результаты

Оцените результаты своих аудитов и сравните их с эталонными показателями HR. Вы можете использовать данные внутренней организации, других фирм или национальные стандарты. Это может дать представление о том, как результаты компании сравниваются с другими аналогичными данными. Например, вы можете сравнить затраты бизнеса на одного нового сотрудника, соотношение общего числа сотрудников и персонала отдела кадров, общие и административные расходы или отношение денег, потраченных на функции отдела кадров, к общему объему продаж.

Вы также можете использовать национальные стандарты для оценки средней стоимости пособий работникам, коэффициентов невыходов на работу и количества дней для заполнения вакансий. Определите любые потенциальные проблемы и возможности для улучшения.

6. Оставьте отзыв

Обобщите свои выводы, чтобы предоставить отзывы и рекомендации специалисту по кадрам или руководству организации. Вы можете создать письменный отчет со списком рекомендаций в порядке их важности. Оцените уровень риска для каждой рекомендации и соответствующим образом расставьте приоритеты. Вы можете обсудить результаты аудита с управленческой командой и персоналом отдела кадров, чтобы сообщить им о любых необходимых изменениях. Например, вы можете порекомендовать компании чаще заказывать средства индивидуальной защиты, чтобы предотвратить травмы в будущем.

7. Создайте план

Составьте план улучшений на основе результатов аудита. Отдавайте предпочтение областям с наивысшим уровнем риска. Например, ваш план может быть сосредоточен на решении любых проблем с соблюдением требований. Затем вы можете перейти к другим процессам или политикам, которые требуют улучшения. Разработайте план внедрения изменений, предложенных аудитом, и доведите его до сведения сотрудников.