Как представиться по электронной почте

30 ноября 2020 г.

Электронная почта — это эффективный и экономичный способ связаться с будущими работодателями, клиентами и другими деловыми контактами. Отправка электронного письма с целью представить себя в качестве потенциального сотрудника, нового подключения к сети или поставщика услуг — это возможность заявить о себе как о квалифицированном специалисте. Чтобы написать вступительное электронное письмо, которое принесет положительный ответ, вы должны быть искренним, ясным и увлекательным. В этой статье мы покажем вам, как лучше всего представиться в электронном письме, и приведем пример.

Что такое вводное электронное письмо?

Вводное электронное письмо — это переписка, которая устанавливает первоначальный контакт с потенциальными работодателями, клиентами и сотрудниками, объясняя, кто вы и как вы можете им помочь. Вы можете использовать вводное электронное письмо, чтобы подать заявку на работу, связаться с потенциальным клиентом или встретиться с полезным специалистом в вашей области. Хорошее вступительное письмо должно быть четким, кратким и не содержать грамматических ошибок.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Сюжетная линия

2. Приветствие

3. Тело

4. Закрытие

5. Подпись

Лучшие практики:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте лаконичны, откорректируйте свою электронную почту, соблюдайте надлежащий этикет и не забывайте о дальнейших действиях.

Как написать вводное электронное письмо

Вот 11 шагов, которым вы можете следовать, чтобы написать эффективное вступительное письмо:

1. Проведите исследование

Если вы не уверены, кто должен получить электронное письмо, просмотрите веб-сайты целевой компании и социальные сети, чтобы определить, какой получатель даст наилучшие результаты для вашей цели. Если они написали книгу, статью или сообщение в блоге, попробуйте прочитать их для справки, если это необходимо. Если они выступали на конференции, вы можете посмотреть их выступление на видеохостинге.

Знание конкретного предполагаемого получателя поможет вам создать более достоверное и интересное электронное письмо, чем если бы вы писали для широкой аудитории.

2. Начните с четкой темы письма

В теме письма можно упомянуть общего знакомого или предложить способ личной встречи. Старайтесь быть кратким, так как многие люди читают электронные письма на своих мобильных устройствах, и длинная строка темы может не отображаться на их экране. Если вы представляете себя для потенциальной работы, укажите название должности в строке темы.

Примеры: «Луиза Комачо предложила мне связаться с вами», «Должность менеджера по продажам — Алехандра Руис» или «Обед на этой неделе?»

3. Напишите соответствующий приветствие

Вы можете использовать простое приветствие, например «Дорогой», в любой ситуации. Если вы пишете кому-то из более традиционной отрасли, такой как банковское дело, финансы или медицина, вы можете использовать формальные термины, такие как «Уважаемый мистер Ли». В более непринужденной индустрии, такой как блог о стиле жизни, вы можете выбрать приветствие с их именем, например «Привет, Джамель». Будьте осторожны, чтобы правильно написать имя получателя, и избегайте общих приветствий, таких как «Уважаемый господин» или «Кого это может касаться», чтобы ваше электронное письмо было более персонализированным.

4. Объясните причину написания

Как только вы заинтересуете получателя и расскажете, кто вы, кратко объясните, почему вы отправляете ему электронное письмо. Если вы сообщаете о возможностях трудоустройства, вы также можете указать, как получатель может извлечь выгоду из вашей квалификации. Обязательно прочитайте описание вакансии и включите ключевые слова, соответствующие вашему опыту.

Пример: «Я пишу, чтобы узнать, заинтересованы ли вы в том, чтобы представить Blue Wave Agency в нашем полноцветном каталоге рекламных агентств Майами на 2020 год. У нас более 75 000 подписчиков, и в этом году мы планируем выйти на рынок западного побережья Флориды».

5. Призывайте к действию

В конце письма предложите прямой призыв к действию. Это облегчит получателю ответ на ваше письмо и повысит вероятность его ответа. Этот призыв к действию может варьироваться от предоставления им ссылки для подписки на ваш информационный бюллетень до более личного приглашения на встречу.

Пример: «Если это звучит как захватывающая возможность для Blue Wave, пожалуйста, заполните эту форму, и мы свяжемся с вами, чтобы определить, хотите ли вы двух- или четырехстраничный полноцветный разворот с профессиональными фотографиями».

6. Включите профессиональное закрытие

То закрытие вашего вступительного письма — это окончательное впечатление о вас у получателя, поэтому будьте вежливы и профессиональны. При закрытии электронного письма фразы «С уважением», «С уважением» или «С уважением» подходят для любой отрасли. Цель состоит в том, чтобы получатель ответил на ваше электронное письмо, поэтому укажите несколько способов, которыми они могут связаться с вами. Добавьте свой номер телефона, адрес электронной почты и ссылку на ваш профессиональный сетевой сайт или профиль компании.

Описание изображения

Профессиональные советы по приветствию по электронной почте:

1. Избегайте гендерного языка

2. Избегайте восклицательных знаков

3. Избегайте случайных выражений, таких как “Эй,”

4. Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «сэр» или «мадам».

5. Избегайте использования фразы «Для кого это может касаться»

6. Не используйте время суток, например «Доброе утро» или «Добрый вечер».

7. Избегайте использования «Дорогой [Job Title]” если возможно

7. Проверьте ясность и точность

Прежде чем отправить письмо, проверьте сообщение на четкость и длину. Проверьте тон, чтобы убедиться, что он соответствует корпоративной культуре получателя и не является слишком случайным или формальным. Наконец, проверьте свой документ на орфографию и грамматику, чтобы убедиться, что вы представляете получателю профессиональное изображение.

8. Следите за вводным письмом

Если вы не получили ответ в течение нескольких дней, обычно уместно отправить дополнительное электронное письмо. Если вы решите отправить второе сообщение, еще раз поблагодарите их за внимание и включите еще один призыв к действию.

Пример: «Здравствуйте, г-жа Калаиджян, я понимаю, что у вас много обязательств, но я хотел дополнить свое предыдущее письмо. У вас была возможность ознакомиться с моим маркетинговым предложением? Если вам нужна какая-либо информация от меня, пожалуйста, дайте мне знать. Я с нетерпением жду вашего ответа.”

Вводные советы по электронной почте

Хотя вы, безусловно, должны составлять свое электронное письмо, основываясь на причине, по которой вы пишете, и на человеке, которому вы пишете, вот несколько советов, которые вы можете рассмотреть для оптимизации своего сообщения:

Объясните, почему вы можете им помочь

Кратко обсудите, как вы оказали соответствующее влияние, чтобы получатель полностью понял преимущества вашего продукта, услуги или личного профессионального опыта (при подаче заявки на работу). Эта часть вашего электронного письма может показать, что вы исследовали фирму, с которой связываетесь, поэтому используйте любые применимые данные, которые измеряют ваши успехи.

Сосредоточьтесь на получателе

Постарайтесь сфокусироваться на получателе в начале письма, чтобы привлечь его внимание. Например, вместо того, чтобы писать: «Я продавец-консультант в Stellar Shoe Company с 14-летним опытом», попробуйте: «Мне понравилось слушать ваше интервью в подкасте The Sales Pitch». Такой подход продемонстрирует, что вы провели исследование и искренне заинтересованы в развитии ваших профессиональных отношений.

Найдите взаимные интересы

Представляясь, постарайтесь упомянуть об общих чертах между вами и получателем. Например, если вы учились в одном колледже или они являются членами организации по оказанию общих услуг, подробно опишите отношения. Наличие общих интересов может сделать ваше первоначальное общение более дружелюбным, что может повысить вероятность того, что ваш получатель свяжется с вами в будущем.

Образец вводного письма

Строка сообщения: Хелен О’Брайен предложила мне связаться с вами по поводу должности помощника.

Уважаемая госпожа Танака,

Я пишу вам по предложению нашей общей подруги Хелен О’Брайен. Хелен и я оба посетили конференцию Sales Max в Майами в октябре, на которой вы выступили. Когда я упомянул Хелен, насколько полезной мне показалась ваша презентация, она упомянула, что вы нанимаете нового помощника.

Я работал помощником Лоры Коулман, генерального директора Shoes Forever, в течение последних шести лет и нашел опыт работы личным помощником приятным и полезным. Я переехал во Флориду по семейным обстоятельствам и ищу аналогичную должность, на которой я мог бы применить свои отличные организаторские способности и навыки межличностного общения. За время работы с г-жой Коулман я сократил продолжительность ее рабочего времени на три часа в неделю, реорганизовав ее график. Кроме того, я сэкономил компании 1500 долларов в год на канцелярских принадлежностях, объединив поставщиков и договорившись о лучших условиях, а также улучшив моральный дух и доброжелательность с помощью программ поощрения.

Я хотел бы отправить вам свое резюме и контактную информацию г-жи Коулман, чтобы она могла дать рекомендации. Пожалуйста, дайте мне знать, если это приемлемо. Я также могу встретиться лично в любое утро следующей недели с 9 до 10 утра.

Спасибо за уделенное время. Я жду встречи с тобой.

Искренне,
Бет Костелло