Как повысить эффективность с помощью шаблона элементов действий собрания

4 ноября 2021 г.

Шаблон действий для собрания — это хорошо спланированная альтернатива списку задач без проработки. Этот шаблон элемента действия собрания является полезным инструментом для менеджеров проектов, чтобы предоставить подробную информацию и ресурсы для задачи. Использование шаблона элементов действий для собрания, соответствующего вашим требованиям, упрощает делегирование и повышает его эффективность. В этой статье мы обсудим шаблоны действий для собраний и то, как их использование может повысить вашу эффективность.

Что такое действия для встречи?

Действия собрания — это задачи, которые менеджеры или лидеры проектов назначают участникам после собрания, которые необходимо выполнить в течение установленного периода времени. Один человек записывает список задач и создает элементы действий встречи, а затем менеджер наглядно разъясняет задачу ответственному за действие. Пункт действия ограничен по объему и не квалифицируется как цель собрания, но необходим для успешного проведения собрания. Три компонента действий: кто, что и когда.

• Кто отвечает за задачу?

• Чем объясняется задание?

• Когда задача должна быть выполнена?

Совещание является продуктивным, когда команда предпринимает немедленные действия по ходу обсуждения. Для этого необходимо написание последовательных действий.

Типы действий

Существует три типа действий, которые вы можете использовать в шаблоне элемента действия собрания, в том числе:

• Корректирующие действия: это шаблон с подробным описанием проблем с предыдущими действиями.

• Решающие действия: это шаблон с подробным описанием того, как команда принимает решения.

• Приоритетное действие: в этом шаблоне используется список приоритетных действий.

Когда использовать шаблон элементов действий собрания?

Использование шаблона элементов действий собрания после собрания может помочь тактично охватить все компоненты действия, включая то, кто, что и когда сотрудники завершают действие. Для команд шаблоны действий для собраний помогают менеджерам или руководителям команд планировать, назначать и отслеживать действия в одном месте.

Шаблоны предлагают единый источник информации и платформу для всех, чтобы оставаться в курсе.

Как использовать шаблон элементов действий собрания

Наличие всей необходимой информации заранее ускорит процесс заполнения шаблона. Шаблоны упрощают отслеживание назначений и проверку задач и рабочей силы. Вот как использовать шаблон элемента действия собрания:

1. Создайте проект

Первое, что нужно сделать, это создать проект с доступными виртуальными инструментами. В рамках этого проекта вы можете позже перечислить все предстоящие задачи. Вы можете добавить вкладки, которые другие члены команды смогут позже редактировать, чтобы разработать более масштабный план действий.

2. Список действий

С помощью шаблона руководители проектов создают и отслеживают действия в разных проектах. Это предоставляет подробную информацию о том, как выполнять задачи, что упрощает процесс для сотрудников, ответственных за каждый пункт действия. Кроме того, менеджеры проектов могут настроить шаблон в соответствии со своим удобством и изменяющимися требованиями.

3. Добавьте приоритет для каждого элемента

Когда один член команды получает несколько задач, их менеджер предоставляет список приоритетов вместе со списком задач. Список приоритетов помогает члену команды лучше ориентироваться во временных рамках. Установка приоритетов также гарантирует, что члены команды уложатся в сроки.

4. Добавьте связанную информацию

Добавьте дополнительную информацию, связанную с бюджетами, назначенными членами команды, датами начала и окончания, сроками и другими важными ресурсами для выполнения действий. Их добавление может помочь сделать действие более понятным для члена команды. Это также помогает обеспечить более быстрое завершение поставок.

5. Отслеживайте статус

Использование шаблонов элементов действий на собрании выходит за рамки отслеживания назначения задач. После назначения руководители проектов или лидеры могут проверить ход выполнения элемента действия. Использование для этого облачных инструментов может еще больше ускорить процесс отслеживания, поскольку дает всем пользователям доступ к обновлениям в режиме реального времени.

6. Общайтесь и обновляйте

Благодаря шаблонам людям становится проще общаться и выполнять задачи более продуктивно. Возможность обновлять элементы действий собрания в шаблонах помогает сообщать команде о ходе проекта и гарантирует, что проект остается в соответствии с графиком. Улучшение коммуникации является основным преимуществом использования шаблонов действий для собраний.

7. Обзор

Шаблоны действий для собраний служат инструментом для анализа производительности членов команды, принятия решений на основе данных, понимания затрат, понесенных на выполнение задач, наблюдения за просроченными задачами и принятия более эффективных решений по управлению ресурсами. Шаблоны — это удобный способ отслеживания корректирующих действий, приоритетных действий и решительных действий. Они помогают отслеживать производительность команды и выявлять узкие места в рабочем процессе.

Преимущества использования шаблона

Существует множество преимуществ использования шаблона при работе с командой. Использование шаблонов помогает участникам своевременно выполнять требования. Вот несколько преимуществ:

• Отслеживайте эффективность команд

• Записывайте ход выполнения действий

• Используйте в качестве контрольного списка для действий

• Просмотр нескольких действий в одном месте

• Достигайте целей и соблюдайте график

• Создание отчетов на основе данных

• Управляйте ресурсами проекта

Шаблон действий

Шаблон элемента действия собрания — это подробная версия списка дел для членов команды. В любом шаблоне действий для собрания вертикали должны соответствовать требованиям проекта. Вот шаблон, который руководители проектов могут использовать для повышения производительности:

ДействиеОписаниеНазначеноПриоритетСрок выполненияСтатусПримечания

Не существует универсального шаблона для действий по совещанию. Доступно несколько шаблонов, или вы можете создать шаблон и пометить эти вертикали в соответствии с требованиями.

Советы по курированию шаблона элемента действия собрания

Составление согласованного и хорошо объясненного шаблона действий для собрания дает членам команды курс действий. Это обеспечивает бесперебойную работу. Вот несколько советов, которые могут помочь менеджерам проектов или руководителям создавать улучшенные шаблоны:

Уделите достаточно времени мозговому штурму

Создание шаблона элемента действия собрания проходит в два этапа; этап захвата и этап обработки. В то время как этап захвата включает в себя перечисление всех элементов действий вместе, этап процесса оценивает каждый элемент действия и редактирует список или добавляет в шаблон другую соответствующую информацию. Уделение достаточного количества времени каждому этапу для создания согласованного шаблона важно для командного общения.

Пишите развернуто и понятно

Делая заметки на собрании, ответственное лицо записывает все действия стенографически, но при написании по шаблону необходимо писать для других. Используйте заметки о собрании, чтобы подробно описать действия для вашей команды. Проработка мельчайших деталей может сделать элементы простыми для понимания и выполнения. Попробуйте добавить отдельную вертикаль для соответствующих заметок.

Создайте определенные вертикали

Конкретность — это ключ к хорошо выполненным действиям, и именно здесь шаблоны действий для собрания играют решающую роль. Добавьте как можно больше деталей в свой шаблон с помощью вертикалей. Создавайте важные вертикали в любом из доступных инструментов, таких как MS Excel или Sheets. Общие вертикали, используемые в шаблонах действий для собраний:

• Серийный номер.

• Уникальный идентификационный номер

• Описание действий

• Приоритет (низкий, средний, высокий)

• Имена правопреемников

• Имя цедента

• Дата назначения

• Срок сдачи

• Текущий статус

• Связанные документы

• Соответствующие примечания

Отметьте важные сроки и даты

Даты жизненно важны для отслеживания всех действий. Отметка крайних сроков, дат завершения и просроченных задач может быть очень полезной для продвижения проекта. Сроки также способствуют досрочному завершению действия.

Создайте реле для действий

Некоторые действия могут потребовать работы нескольких участников собрания. Создайте непрерывный поток действий, попросив одну команду обновить другую, когда их часть работы будет завершена. Это может повысить эффективность команды и улучшить общение по задачам.

Выделите элементы действий

Заметки о встречах могут сбивать с толку тех, кто не имеет надлежащего контекста. Выделение действий между вашими заметками помогает определить задачи, которые необходимо выполнить, и дополнительно помогает в создании действий в шаблоне. Это также может сэкономить время при создании шаблона, потому что вам не придется перечитывать заметки, вы можете сканировать выделенные элементы.