Как попросить об услуге в официальном электронном письме: шаги, шаблон и пример

22 января 2021 г.

Просьба об одолжении — обычная практика в профессиональной жизни. Когда вы просите об услуге, важно сделать это правильно, чтобы произвести хорошее впечатление на получателя. Есть несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы составить официальное электронное письмо, когда вы просите об услуге. В этой статье мы расскажем, как попросить об услуге в официальном электронном письме, и предоставим вам шаблон и пример, который вы можете использовать для создания собственного.

Почему важно правильно форматировать письмо

Правильное форматирование поможет вам профессионально и официально попросить об услуге. Когда вы просите об услуге, вежливо отнимать у получателя как можно меньше времени, а правильное форматирование облегчает ему быстрое прочтение письма. Использование формального формата также показывает, что вы уважаете читателя и цените его мнение и работу. Это может повысить вероятность того, что они окажут вам услугу или просьбу.

Как попросить об услуге в официальном электронном письме

Чтобы официально попросить об услуге по электронной почте, выполните следующие 11 шагов:

1. Спросите нужного человека

Прежде чем просить кого-либо об одолжении, важно убедиться, что вы обращаетесь к нужному человеку. Подумайте о том, что вам нужно, и о том, является ли человек, которого вы просите, лучшим помощником. Например, если вам нужна помощь в каком-то проекте, лучше обратиться к одному из членов вашей команды, а не к главе компании.

2. Сосредоточьтесь на получателе

При написании официального электронного письма начните с сосредоточения внимания на получателе. Объясните, почему вы выбрали их для услуги. Например, если вам нужна помощь в программировании на Java, вы можете упомянуть: «Ваша недавняя программа на Java была действительно хорошо сделана». Это показывает получателю, что вы ищете их конкретной помощи из-за их навыков. Это также может убедить их сказать «да», начав с комплимента.

3. Дайте им достаточно времени

Как только вы почувствуете, что нуждаетесь в чьей-то услуге, начните планировать, как вы можете попросить их об этом. Дайте человеку, которого вы просите, как можно больше времени, чтобы помочь вам. Это повысит вероятность того, что они ответят «да», поскольку им будет легче вписать услугу в свое расписание.

4. Обращайтесь к ним правильно

Поскольку это официальное электронное письмо, обращайтесь к получателю надлежащим образом. Самый приемлемый способ начать письмо — использовать «Дорогой». После этого укажите их титул, например «Мисс». или “Доктор” вместе с их фамилией. Если вы не знаете их титула, используйте «Уважаемый», а затем его полное имя. Например, «Дорогой Кейси Смит».

5. Представьтесь, если необходимо

Если человек, с которым вы связываетесь, не знаком с вами или может не помнить, кто вы, рекомендуется кратко представиться. Пусть человек знает, кто вы и откуда вы его знаете.

Например, «Меня зовут Джейлен Сэмпсон, и я работаю в отделе маркетинга» или «Меня зовут Дженна Джонс, и я недавно прочитала ваш замечательный блог».

6. Вежливо попросите об услуге

Во втором абзаце вашего письма вежливо попросите об услуге. Не забудьте отформатировать это как запрос, а не как то, что вам нужно от них сделать. Например, «Мне бы очень помогло, если бы вы могли отправить эти документы сегодня, а не завтра», а не «Мне нужно, чтобы вы отправили мне эти документы сегодня».

7. Включите все необходимые данные

Чтобы ускорить процесс и помочь получателю определить, может ли он помочь вам, включите в свой запрос всю необходимую информацию, например сроки, конкретные результаты или необходимые материалы. Например, вместо того, чтобы спрашивать: «Не могли бы вы прислать вчерашние документы?» вы можете написать: «Не могли бы вы прислать документы с названиями ClientMeeting1.doc и ClientMeeting1.xls от 20.12.20?»

8. Добавьте убедительный аргумент

В зависимости от благосклонности вам может понадобиться добавить убедительный аргумент. Сообщите получателю, зачем вам нужна эта услуга и почему она важна. Если есть какая-то польза для получателя, обязательно укажите и это. Например, если вам нужен коллега, который заменит вас на собрании, вы можете написать: «Не могли бы вы заменить меня на собрании в пятницу? Мой ребенок играет в школе, и я бы очень хотел быть Я был бы счастлив заменить вас на одной из будущих встреч взамен».

9. Завершите письмо

Завершите письмо, поблагодарив получателя за внимание и потраченное время. Добавьте «С уважением» или «С уважением» в конце письма и укажите свое имя и контактную информацию, чтобы получателю было легче связаться с вами.

10. Проверьте свой запрос

После написания официального электронного письма проверьте его перед отправкой. Ищите опечатки, орфографические или грамматические ошибки. Также убедитесь, что указанная вами информация, например, что вам нужно или сроки, точна.

11. Отформатируйте письмо

Возьмите письмо, которое вы написали, и отформатируйте его профессионально. Начните с выбора простой и прямой темы письма. Например, «Запрос документа» или «Предстоящая встреча в пятницу». Затем поместите новые абзацы на отдельной строке и избегайте использования отступов. Выберите шрифт, который легко читается, например, Times New Roman или Arial размером 11 или 12 пунктов.

Шаблон для запроса об услуге в официальном электронном письме

Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать для подготовки официального электронного письма:

[Subject]

Дорогой [Title] [Name],

[Introduction]. [Connection to recipient].

[Statement of favor]. [Reasons or benefits].

[Statement of thanks].

Искренне,

[Your name]
[Your email address]
[Your phone number]

Пример официального электронного письма с просьбой об услуге

Используйте этот пример, чтобы помочь вам создать собственное электронное письмо:

Уважаемый мистер Джонсон,

Меня зовут Клэр МакГилл, и я заядлый читатель вашего блога. Мне очень нравится, как вы можете разделить сложные и сложные темы на простые шаги. Ваше руководство по продвинутым темам SEO было особенно полезным.

Как человек, хорошо известный как эксперт по цифровому маркетингу, у вас, вероятно, есть много людей, желающих нанять вас — больше, чем у вас есть время. Как начинающий цифровой маркетолог, мне было интересно, позволите ли вы мне помочь вам. Я был бы рад помочь в некоторых проектах, на которые у вас не хватает времени, в обмен на некоторый опыт и возможности для общения. Прилагаю мое резюме вместе с некоторыми образцами моих работ, если вам интересно.

Спасибо, что нашли время прочитать это письмо и предоставили нам, новичкам, такие замечательные ресурсы.

Искренне,

Клэр МакГилл
clairemcgill@email.com
555-555-5555