Как подписать онлайн-документы электронной подписью за 5 шагов (плюс советы)

8 апреля 2022 г.

Многие предприятия используют электронные документы для различных транзакций, таких как письма-предложения, счета-фактуры и контракты. Профессионалы обычно используют электронную подпись или электронную подпись для подписания и утверждения этих документов в электронном виде. Если вы получаете онлайн-документ, полезно знать, как прикрепить свою электронную подпись, чтобы вы могли утвердить документ эффективно и профессионально. В этой статье мы объясним, что такое электронная подпись, опишем некоторые из ее распространенных применений и предоставим список шагов по электронной подписи документов, чтобы помочь вам добавить свою подпись к важным электронным записям.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, которая расшифровывается как электронная подпись, представляет собой цифровой формат собственноручной подписи. Он подтверждает одобрение подписывающей стороной содержания электронной формы, документа или контракта. Вместо того, чтобы физически подписывать документ ручкой, подписывающая сторона прикрепляет свою электронную подпись к электронным документам. Часто электронные подписи появляются на документах как изображение собственноручной подписи подписывающего лица. В большинстве случаев электронная подпись имеет юридическую силу, а это означает, что подписывающая сторона имеет юридическое обязательство выполнять или соблюдать любые условия или соглашения, указанные в документе.

Многие компании предпочитают обрабатывать различные деловые сделки или соглашения в электронном виде, потому что это обычно быстрее, чем отправка по почте, факсу или сканированию документов. Компании могут попросить своих сотрудников, поставщиков или клиентов использовать электронные подписи для различных транзакций, таких как:

• Письма с предложениями

• Вступительные документы

• Договоры купли-продажи

• Счета

• Заказы

• Отчеты о расходах

• Финансовые документы

• Отказ от ответственности

• Соглашения о неразглашении

• Письма о намерениях

• Соглашения с поставщиками

Каковы преимущества использования электронной подписи?

Прикрепление электронной подписи к электронному документу может быть быстрым и удобным для специалистов способом подписывать и утверждать документы. Есть много преимуществ использования электронной подписи для проверки вашей личности и утверждения онлайн-документов. Некоторые из этих преимуществ включают в себя:

• Экономия времени: использование электронной подписи может помочь вам улучшить рабочие процессы и сэкономить время, быстро добавляя свою подпись к документам и отправляя их по электронной почте отправителю.

• Сократите расходы: электронные документы могут помочь вам сократить расходы, связанные с бумагой, почтовыми расходами и печатью, поскольку вы подписываете документы виртуально.

• Гибкость предложения. Если у вас есть устройство с программой для чтения PDF-файлов, например ноутбук, планшет или телефон, вы можете подписывать электронные документы практически из любого места, что обеспечивает гибкость.

Как подписывать электронные документы онлайн

Вот шаги, которые вы можете предпринять для электронной подписи онлайн-документов:

1. Установите или загрузите программу для чтения PDF

Установите или загрузите программу для чтения PDF на свое устройство, чтобы открывать, читать и подписывать электронные документы. Существует множество бесплатных программ для чтения PDF-файлов, которые позволяют добавлять электронную подпись к документам. Поищите в Интернете некоторые варианты или обратитесь за рекомендациями в ИТ-отдел вашей компании. Процесс подписания онлайн-документа может различаться в зависимости от выбранного вами типа программы для чтения PDF, хотя многие приложения используют аналогичный формат.

2. Откройте документ

После того, как вы установили или загрузили программу для чтения PDF, откройте документ. В большинстве приложений вы можете открыть документ, нажав «Файл», а затем «Открыть», или перетащив документ в приложение. Когда вы увидите документ, который хотите подписать, найдите значок подписи. В некоторых приложениях этот значок может отображаться в виде пера, а в других есть значок с надписью «Подписать» или «Заполнить и подписать». Нажмите на этот значок, чтобы добавить свою электронную подпись к документу.

3. Добавьте свою электронную подпись

При добавлении электронной подписи в документ выберите вариант стиля, который вы хотите использовать. Большинство программ для чтения PDF предлагают несколько вариантов добавления электронной подписи к документу. Наиболее распространенные варианты включают в себя:

• Тип: с помощью этого параметра вы вводите свою подпись в документ, используя предустановленный шрифт, который часто выглядит как рукописная подпись. Некоторые приложения могут попросить вас создать текстовое поле для вашей подписи, щелкнув и перетащив мышь или сенсорную панель.

• Нарисовать: эта опция позволяет вам нарисовать свою подпись собственным почерком. Используйте мышь, сенсорную панель или палец, чтобы добавить электронную подпись к документу.

• Изображение: используйте этот параметр, если вы хотите загрузить или отсканировать изображение вашей физической рукописной подписи для электронной подписи документа. Следуйте инструкциям, чтобы добавить это изображение в документ.

4. Настройте свою электронную подпись

После того, как вы напечатали, нарисовали или добавили изображение своей подписи, нажмите «Применить» или «Готово», чтобы прикрепить его к документу. При необходимости откорректируйте свою электронную подпись, чтобы она выглядела точной и профессиональной. Большинство программ для чтения PDF-файлов позволяют изменять размер подписи, щелкая и перетаскивая углы текстового поля, чтобы сделать его меньше или больше. Вы также можете переместить свою электронную подпись в нужное место в документе. С помощью мыши, сенсорной панели или пальца перетащите электронную подпись в нужное место, например в нижнюю часть документа.

5. Сохраните PDF-файл

Как только ваша электронная подпись появится в документе и вы ее настроите, сохраните и загрузите PDF-файл. В большинстве приложений нажмите «Файл», а затем «Сохранить» или «Сохранить как», чтобы сохранить файл. Назовите файл и выберите место для сохранения документа, например рабочий стол. После сохранения PDF-файла снова откройте файл, чтобы ваша электронная подпись появилась в документе. Затем отправьте по электронной почте или отсканируйте подписанный документ отправителю для просмотра.

Советы по электронной подписи онлайн-документов

Вот несколько советов по использованию электронной подписи для подписи электронных документов:

Внимательно прочитайте документ

Прежде чем прикреплять свою электронную подпись к документу, внимательно прочитайте его, чтобы убедиться, что вы понимаете его содержание. Если вы подписываете контракт или официальное соглашение электронной подписью, убедитесь, что вы согласны с условиями, прежде чем добавлять свою электронную подпись. Если у вас есть вопросы о документе, попросите отправителя, вашего руководителя или доверенного сотрудника дать разъяснения, прежде чем вы добавите свою электронную подпись. Подобно собственноручной подписи, электронная подпись служит подтверждением вашей личности и дает ваше законное согласие или одобрение содержания документа.

Исследуйте читателей PDF

Читатели PDF позволяют открывать, читать и подписывать различные документы в электронном виде, что делает эти программы отличным выбором, если вам необходимо подписать документ электронной подписью. Изучите различные программы для чтения PDF, чтобы найти ту, которая соответствует потребностям вашего бизнеса. Вы можете скачать множество бесплатных программ для чтения PDF, которые предлагают возможность подписывать документы в электронном виде. Если вы планируете часто подписывать электронные документы, вы можете рассмотреть возможность перехода на платную версию программы для чтения PDF, которая может предлагать дополнительные функции для электронных подписей. При изучении этих приложений вы можете учитывать различные факторы, такие как:

• Совместимость с различными операционными системами

• Функции безопасности

• Доступные преобразования файлов

• Варианты электронной подписи

• Размер программы

Сохраните свою электронную подпись

Большинство программ для чтения PDF-файлов позволяют сохранить вашу электронную подпись для использования в будущем. После того, как вы введете свою электронную подпись в первый раз, приложение может спросить вас, хотите ли вы сохранить свою электронную подпись. Нажмите «Да» или «Принять», чтобы сохранить подпись. В следующий раз, когда вы воспользуетесь программой чтения PDF-файлов и щелкнете, чтобы добавить свою подпись, вы сможете использовать сохраненную электронную подпись. Большинство программ предлагают возможность сохранения нескольких версий электронной подписи, таких как изображение и печатная подпись. Сохранение электронной подписи может помочь вам сэкономить время при подписании электронных документов, особенно если вы подписываете их часто.

Хранить копии документов

Полезно хранить копии ваших документов с электронной подписью, чтобы вы могли сохранить их для своих записей. Если у вас есть вопросы о документе, который вы подписали электронной подписью, вы можете просмотреть его позже, чтобы найти эту информацию. Компании могут потребовать от своих сотрудников хранить копии определенных записей, таких как юридические документы или бухгалтерские отчеты, в соответствии с законами и правилами. Храните электронные документы в месте, где их легко найти и получить к ним доступ. Вы можете хранить эти документы на своем компьютере, в базе данных или в облачной системе.

Эта статья предназначена только для информационных целей и не предназначена для предоставления юридической консультации; вам следует проконсультироваться с адвокатом по любым юридическим вопросам, которые могут у вас возникнуть.