Как писать эффективные отчеты по электронной почте (с шаблоном и примером)

25 марта 2022 г.

Многие рабочие места требуют, чтобы сотрудники писали отчеты для мониторинга ключевых бизнес-операций, предоставления подробной информации о проекте или обеспечения эффективности своих процессов. Некоторые современные предприятия требуют, чтобы вы отправляли эти отчеты по электронной почте своим руководителям, включая менеджеров, руководителей и владельцев. Научившись писать отчеты по электронной почте, вы сможете повысить качество этих документов и улучшить свои навыки письма.

В этой статье мы обсудим типы отчетов, которые вы можете отправить по электронной почте, как написать отчет по электронной почте, предоставим шаблон, который поможет вам в процессе написания, и приведем пример для проверки.

Типы отчетов для отправки по электронной почте

В зависимости от вашей работы эти отчеты могут иметь разные цели и выполнять разные функции. Некоторые из этих отчетов:

Отчеты об инцидентах

Когда в бизнесе происходит неожиданное или неблагоприятное событие, сотрудники могут составлять отчеты об инцидентах, чтобы описать и задокументировать эти события. Компании могут попросить всех сотрудников-свидетелей написать краткое электронное письмо, содержащее основные сведения о любом событии, имеющем отношение к руководителю или менеджеру, например, о лицах, в которых оно участвовало, или о том, как оно повлияло на бизнес-операции. Эти отчеты также включают в себя отчет от первого лица о том, что испытал сотрудник, а также эмоции, которые он испытал. Включив последнюю информацию, компании могут понять влияние инцидента на персонал, внедряющий новые стратегии для улучшения своей рабочей среды.

Отчеты о рабочем дне

Некоторые работодатели могут попросить сотрудников отслеживать задачи, которые они выполняли в течение рабочего дня, и представлять простые отчеты по электронной почте. Такие отчеты могут включать индивидуальный график, в котором каждая задача обсуждается отдельно и описываются шаги, которые они выполнили во время этих действий. Отчеты о рабочем дне менеджера могут также включать задачи нескольких сотрудников в отделе, а не только задачи менеджера.

Отчеты о проделанной работе

Отчеты о ходе выполнения детализируют разработку конкретной задачи или проекта. Компании могут запросить подробное объяснение, в котором обсуждаются шаги, которые человек предпринял во время этих процессов, чтобы заархивировать эту информацию для будущих проектов. Эти отчеты могут включать описания с подробным описанием масштаба проекта, его текущего состояния по сравнению с его долгосрочными целями, а также информацию о возможных будущих шагах, которые команда планирует предпринять после даты отправки электронного письма.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты помогают компаниям принимать важные решения, представляя подробные оценки конкретных бизнес-данных. Информация, представленная в этих отчетах, включает в себя данные о продажах со сложными расследованиями, проведенными составителем отчета и другим вовлеченным персоналом. Вы можете включить в свой отчет по электронной почте объяснения и выводы, которые позволят бизнес-лидерам принять обоснованное решение. Например, если вы напишете аналитический отчет для сравнения данных о продажах за один квартал с другим, руководители бизнеса смогут лучше определить, какие маркетинговые инициативы сработали эффективно.

Информационные отчеты

В этих отчетах представлены беспристрастные факты без анализа или пояснительных деталей. Вы можете использовать их для предоставления ключевой бизнес-информации, такой как количество сотрудников, размер прибыли, запасы продукции, количество продаж и запросы на обслуживание. Информационные отчеты могут включать информационные диаграммы и обычно содержат простой язык без ненужного описания или обсуждения. Вы можете обнаружить, что пишете несколько информационных отчетов каждую неделю или две, в зависимости от вашей работы.

Отчеты об исследованиях

Отчеты об исследованиях содержат подробные исследования, многочисленные анализы от многих людей и более глубокое объяснение этой информации. Компании могут предпочесть отчеты об исследованиях, поскольку они содержат подробные исследования по конкретной теме. Они могут включать в себя несколько страниц, диаграмм, графиков и других визуальных данных. Другие могут добавлять фотографии и другие визуальные элементы, например логотипы компаний, для повышения удобочитаемости этих отчетов.

Связанный: Вопросы и ответы: что такое электронный маркетинг?

Как писать отчеты по электронной почте

Чтобы написать отчет по электронной почте, выполните следующие действия:

1. Расскажите о теме вашего доклада. При написании отчета по электронной почте используйте строку темы, чтобы представить свой отчет, например, написание отчета о ходе работы Джона Доу за 4 января 2022 года. Полезно использовать простой язык, который кратко объясняет цель отчета читателю, используя ключевые детали.

2. Выберите структуру отчета. Каждый отчет, который вы пишете, может потребовать оригинальной структуры, поэтому выберите, какую использовать, прежде чем начать. Например, многие отчеты включают краткое приветствие, основные абзацы с подробной информацией и официальное приветствие в конце.

3. Напишите содержание отчета. Используйте любую информацию, собранную для вашего отчета, включая личные показания и исследовательскую информацию, для написания основных абзацев вашего отчета по электронной почте. Чтобы ваш контент оставался кратким и включал все важные детали, может быть полезно использовать короткие предложения и упрощенный выбор слов.

4. Отредактируйте и проверьте отчет. Отчеты по электронной почте могут включать официальную документацию, которую менеджеры хранят в записях на рабочем месте, поэтому важно вычитывать текст и исправлять любые опечатки. Рассмотрите возможность запуска программы проверки орфографии и грамматики в вашей почтовой программе, чтобы обнаружить любые необнаруженные проблемы.

5. Держите свой язык профессиональным. Использование полных слов, а не аббревиатур и выбор формального языка может повысить профессиональное качество ваших отчетов. Подумайте о том, чтобы просмотреть свой документ на наличие идиом или сленга, а затем заменить этот контент более точным языком.

6. Выберите правильные адреса электронной почты. Многие учетные записи корпоративной электронной почты могут включать несколько одинаковых имен адресов электронной почты, поэтому проверьте адресную строку, чтобы убедиться, что вы выбрали правильный адрес. Обязательно включите только тех людей, которые запросили электронное письмо, например менеджера.

7. Сохраните шаблон электронной почты. Если ваша работа требует регулярной отправки нескольких одинаковых отчетов, сохраните все предпочтительные шаблоны, которые вы используете. Этот шаг может облегчить написание отчетов по электронной почте позже, позволяя вам вводить новую информацию в этот специализированный формат.

8. Отрегулируйте этот процесс любым способом, необходимым для улучшения вашего процесса написания электронной почты. Это может включать в себя сначала написание тела, а затем добавление форматирования или интеграцию HTML-элементов в ваши электронные письма, таких как графики, фотографии и заголовки компаний. Подобные параметры форматирования могут сделать вашу электронную почту более удобной для чтения и улучшить ее профессиональный вид.

Шаблон для отчетов по электронной почте

Вы можете следовать этому шаблону при написании многих типов отчетов по электронной почте:

[Recipient’s email address]
[Your email address]

[Subject line]

[Write a salutation appropriate for a business’ culture]

[Brief text explaining the purpose of your report]

[Report body]

[Discuss the report’s findings briefly]

[Describe the findings in more detail]

[Add extra descriptions, as required]

[Insert any photos or graphical elements that explain your findings, when applicable]

[Include your opinion or insight before the conclusion, when applicable]

[Write a concluding paragraph to summarize your findings]

[Express gratitude for the reader in a closing statement]

[Salutation]
[Your signature]

Пример отчета по электронной почте

В следующем примере формат, указанный выше, используется для создания подробного отчета об инциденте:

Кому: jsmith@email.com
От кого: rlawson@email.com
Тема: Отчет об инциденте — несчастный случай с Холли Джонс 27 февраля 2022 г.

Уважаемый директор по безопасности офиса Джейн Смит!

Пожалуйста, ознакомьтесь с приведенным ниже отчетом об инциденте от 27 февраля 2022 г., касающемся несчастного случая со скольжением и падением Холли Джонс:

В 10:34 я работал за своим столом, когда услышал громкий треск слева от себя. Я повернулся и заметил Холли, лежащую на земле примерно в 10 футах от меня, между столами Ларри Джонсона и Гарри Брауна. Я встал, обеспокоенный, и услышал крик Ларри: «Холли только что упала!»

Он выбежал из комнаты в приемную, чтобы предупредить Грега Филлипса, офис-менеджера. Холли сидела на земле, положив руки на бока, согнув колени. На ее затылке была кровь, вероятно, от того места, где она упала на землю, хотя я не видел, чтобы ее голова упала на землю. Расспросив других, я обнаружил, что никто в офисе тоже не видел этого инцидента.

Когда я пришел, она выглядела смущенной и спросила: «Что только что произошло?» мне, когда я стоял над ней. Она попыталась встать, но я посоветовал ей оставаться на месте, пока не прибудет медицинская помощь. Дженни Бенсон принесла Холли стакан воды, и она выпила его, сидя. Дженни и я сидели с ней, пока другие смотрели или возвращались к работе. Мы поговорили с Холли, чтобы она не спала, в соответствии с протоколами офиса о том, как бороться с сотрясениями мозга на рабочем месте. В это время Холли время от времени терла затылок и морщилась от боли.

К 10:45 Холли, казалось, оправилась от шока, и мы могли слышать снаружи парамедиков. Через несколько минут они вошли в палату, провели анализы, перевязали ей рану на голове и положили на носилки для госпитализации. Они ушли в 11:04. Дворник Майк Стерн появился в 11:08 и очистил ковер от телесных жидкостей.

По моему мнению, Холли поскользнулась на этой воде и упала, ударившись головой при приземлении. Если вам нужна дополнительная информация, вы можете позвонить мне по телефону 555-555-5555 или написать мне обратно на этот адрес. Спасибо.

Искренне,

Ребекка Лоусон