Как переслать электронную почту вручную и автоматически

11 ноября 2021 г.

Переадресация электронной почты позволяет профессионалам направлять входящие электронные письма или сообщения другим коллегам или клиентам. Помимо ручной пересылки сообщения, автоматическая переадресация позволяет им генерировать автоматический ответ. Понимание этих функций полезно для профессионалов, основной формой общения которых является электронная почта. В этой статье мы определяем, что такое пересылка и автоматическая переадресация, даем вам способы пересылки электронной почты и даем несколько советов.

Что такое пересылка электронной почты?

Пересылка электронной почты — это когда вы отправляете полученное электронное письмо другому человеку или группе. Это может включать исходное содержимое электронного письма или его можно изменить, например, исключить вложения из исходного электронного письма. Переадресованное электронное письмо также содержит сведения об исходном отправителе, в том числе адрес электронной почты, время и дату, а также другие характеристики.

Как переслать письмо вручную

Вот пять шагов, которые вы можете предпринять при пересылке электронного письма другому получателю:

1. Определите сообщение, которое вы хотите переслать

Пересылаемое электронное письмо может включать в себя одно сообщение или длинную цепочку писем от одного или нескольких человек. При совместном использовании контента из цепочки сообщений полезно пересылать электронное письмо, которое вы хотите, чтобы получатель прочитал. Это может помочь получателю не отвлекаться на все остальные электронные письма в цепочке.

2. Персонализируйте пересылаемое сообщение

При пересылке электронного письма полезно добавить контекст того, почему вы его отправляете. Включите персонализированное сообщение для читателя, например, дополнительные сведения или выражение ваших мыслей о теме переадресованного электронного письма. Например, вы можете предлагать дальнейшие шаги или решения по вопросам, затронутым в переадресованных электронных письмах.

3. Измените строку темы

Чтобы улучшить читаемость, полезно удалить несколько индикаторов переадресации (Fw:) в строке темы. Обновление строки темы, чтобы она лучше соответствовала вашему персонализированному сообщению, может улучшить открываемость. Это может включать ваши обновления или любую другую соответствующую информацию. Например, в исходной строке темы может быть указано «Переговоры об условиях», поэтому в строке темы пересылки может быть указано «Новые условия в силе».

4. Отредактируйте форматирование

При пересылке сообщения, особенно того, которое было отправлено вам, текст и структура могут быть неорганизованными. Вам может потребоваться исправить любые текстовые ошибки, убедиться, что изображения отображаются правильно, или удалить любые дополнительные подписи, которые не являются вашими собственными. Например, это может включать удаление контактного адреса электронной почты предыдущего отправителя, который хочет остаться анонимным.

5. Проверьте перед отправкой

Полезно просмотреть содержимое перед отправкой. Просмотрите содержимое и другие элементы страницы, чтобы убедиться, что они верны и понятны. Рассмотрите возможность использования функции проверки орфографии и грамматики перед окончательной пересылкой электронной почты.

**

Соблюдайте конфиденциальность

При пересылке электронной почты может быть полезно получить разрешение от первоначального отправителя. Электронное письмо может содержать личные данные или конфиденциальную информацию, поэтому опустите любые личные аспекты, которые могут нанести вред отправителю. Например, удалите конфиденциальную информацию, такую ​​как имена, адреса электронной почты и номера телефонов, а также другие личные или компрометирующие данные.

Что такое автоматическая переадресация электронной почты?

Автоматическая переадресация электронной почты — это перенаправление получаемых вами электронных писем. Вы можете использовать эту функцию для отправки сообщений на другой адрес электронной почты или несколько других. Вы также можете указать, хотите ли вы отправлять все входящие сообщения или только те, которые соответствуют определенным критериям, таким как исходящие от определенного отправителя или включающие определенные слова в строку темы.

Автоматическая переадресация может помочь гарантировать, что вы не пропустите электронное письмо, или позволит кому-то другому ответить на электронное письмо, если вы недоступны. Например, если вы планируете быть вне офиса, может быть полезно включить автоматическую переадресацию. Это может позволить вам просматривать входящие электронные письма, чтобы вы были готовы ответить, когда вернетесь на работу, или вы можете гарантировать, что коллега рассмотрит любые срочные сообщения от вашего имени.

Как автоматически переслать письмо

Вот пять шагов, которые необходимо предпринять при автоматической пересылке электронной почты:

1. Перейдите в настройки электронной почты

Многие поставщики электронной почты имеют функцию автоматической переадресации, доступ к которой обычно можно получить в настройках электронной почты. Откройте учетную запись электронной почты, с которой вы хотите пересылать сообщения. Найдите кнопку настроек и перейдите в раздел переадресации.

2. Добавьте свой адрес электронной почты для переадресации

Найдите кнопку или поле, предлагающее добавить адрес переадресации. Введите адрес, на который вы хотите получать входящие сообщения. Ваша служба электронной почты может отправить электронное письмо с подтверждением с адреса пересылки со ссылкой, встроенной в сообщение. Если это так, просмотрите это сообщение из учетной записи получателя, если это возможно, и следуйте всем инструкциям, чтобы обеспечить правильную пересылку входящих электронных писем.

3. Решите, какие сообщения пересылать

Стандартная настройка автоматической переадресации — пересылка всех входящих сообщений на указанный адрес электронной почты. Однако, если вы хотите пересылать только определенные электронные письма, создайте фильтр. Вы можете либо вручную создать фильтр, введя критерии, которым должны соответствовать входящие электронные письма для пересылки, либо вы можете использовать параметр «Фильтровать такие сообщения», чтобы автоматически создать фильтр.

4. Определите, что делать с исходными копиями входящих писем.

Ваши настройки пересылки могут включать возможность копирования или удаления электронных писем, отправленных на ваш основной адрес электронной почты. Далее сделайте копию письма. Решите, куда вы хотите отправить копию. Вы можете удалить копию или оставить ее в папке «Входящие». После завершения сохраните изменения.

5. Отключить переадресацию

Вы можете отключить автоматическую переадресацию, когда будете готовы получать электронные письма в обычном режиме. На вкладке настроек пересылки отключите переадресацию электронной почты. Затем сохраните изменения, чтобы отключить функцию автоматической переадресации.