Как отсканировать несколько страниц в один PDF-файл (по шагам)

Развитие технологий в офисах означает, что сотрудникам часто приходится менять носитель, на котором хранится информация. Примером этого является, когда компании решают оцифровать бумажные файлы и упорядочить цифровые файлы. Сканирование ваших физических страниц и их компактное хранение могут улучшить организацию вашего офиса. В этой статье мы обсудим, как сканировать несколько страниц в один PDF-файл независимо от оборудования и почему это полезная практика.

Зачем сканировать несколько страниц в один PDF?

При работе с разными носителями вы можете получить физические документы, связанные с одним и тем же проектом. В этих случаях оцифровка вашей работы может упростить ее обновление и отслеживание. Превращение физических документов в цифровые может повысить удобство использования вашего проекта по следующим причинам:

Легче поделиться

Трудно отслеживать несколько страниц, принадлежащих одному и тому же проекту. Создание физических копий может привести к потере страниц, что не позволит важной информации достичь места назначения. Сжатие вашего проекта из нескольких страниц в один PDF-файл может помочь вам убедиться, что все части проекта находятся в одном месте. Вы можете легко поделиться им на большом расстоянии и с любым количеством людей. Вы даже можете поместить настройки в PDF-файл, чтобы определить, кто имеет право изменять его. Это предотвращает любое уничтожение или дезорганизацию информации.

Повышенная читабельность

Сканирование всех страниц вашего проекта в один PDF-файл может повысить удобочитаемость вашего проекта. Это связано с тем, что у людей есть возможность изменить размер просмотра PDF-файла до тех пор, пока он не станет удобным для чтения. Читателям легче получить доступ. PDF-файлы также более мобильны, и люди могут читать их удаленно или на разных устройствах. Сжатие вашего проекта в один PDF-файл означает, что каждый человек, читающий его, имеет все части PDF-файла, и вы можете упорядочить страницы в хронологическом порядке, чтобы все следили за проектом так, как вы задумали.

Улучшенная организация

Вы можете создать более организованный проект, когда оцифруете все его страницы в один PDF-файл. Все части вашего проекта находятся в одном месте, где вы можете добавлять метки к различным разделам для их организации. Вы также можете создать схему в PDF, которая позволит вам легче перемещаться по разным страницам, чтобы найти нужные разделы документа. Кроме того, если вы будете организовывать все свои проекты таким образом, вы сможете лучше организовать свой офис и рабочий стол. Вы можете сэкономить место и бумагу и легко получить доступ ко всем своим проектам.

Сжатые заметки

Если вы делаете аннотации на разных страницах, вы можете лучше отслеживать их, объединив все страницы в один PDF-файл. Вы можете выделять, добавлять комментарии и помечать различные разделы, не повреждая цифровой файл и не изменяя организацию файла. Кроме того, вы можете поделиться своими заметками с несколькими другими членами вашей команды, и они могут добавлять свои собственные аннотации. Вы можете отслеживать все аннотации в одном документе, безопасно делясь им. Это может улучшить общение между членами команды и ведение записей для вашей команды.

Как сканировать несколько страниц в один PDF с помощью сканера

В зависимости от имеющегося у вас сканера вы можете сканировать документ с помощью устройства автоматической подачи документов, которое протягивает документ через устройство и сканирует его. Еще одним способом сканирования документа является размещение его на стекле сканера. Независимо от того, как вы сканируете документы, вы можете выполнить следующие действия, чтобы отсканировать несколько страниц в один PDF-файл:

1. Подготовьте сканер

Подготовьте физический документ к сканированию, выбрав способ его сканирования. Если вы используете устройство автоматической подачи документов, убедитесь, что все необходимые документы помещены в лоток для подачи в правильном порядке. Если вы используете стекло сканера, убедитесь, что вы готовы заменить страницу на стекле.

2. Отсканируйте страницы

Когда вы будете готовы, вы можете нажать кнопку «Сканировать» на сканере. Программное обеспечение, связанное с вашим сканером, открывается на вашем компьютере, показывая, что ваш компьютер получает отсканированное изображение. Здесь вы можете увидеть предварительный просмотр вашего сканирования. Это программное обеспечение также позволяет изменить формат вашего сканирования. Например, если рядом с окном предварительного просмотра есть поле с надписью «Одностраничные файлы», снимите этот флажок. Это гарантирует, что каждое сканирование является частью одного и того же документа.

3. Просмотрите скан

Когда сканирование первой страницы будет завершено, диалоговое окно на вашем компьютере может показать предварительный просмотр сканирования. Если отсканированное изображение выглядит хорошо, вы можете заменить страницу на стекле сканера. Если вы используете устройство автоматической подачи документов, убедитесь, что отсканированное изображение выглядит хорошо, но имейте в виду, что вам, возможно, придется повторно сканировать каждый документ, если это не так.

4. Сохранить как PDF

Когда вы отсканируете все страницы, которые хотите отсканировать, вы можете сохранить документ. Нажмите «Редактировать страницу», чтобы настроить параметры вашего документа, чтобы убедиться, что это все один проект. При сохранении проекта сохраните его в формате PDF.

Как сканировать несколько страниц в один PDF-файл с помощью мобильного приложения

Если у вас нет сканера, вы все равно можете оцифровать свои документы и объединить их в один PDF-файл, используя свой смартфон. Если у вас есть смартфон, вы можете сканировать и сохранять документы с помощью стороннего приложения для сканирования документов, следуя этим инструкциям:

1. Подготовьте приложение

Узнайте, какие приложения совместимы с вашим телефоном и предоставляют услуги сканирования. Существует множество приложений, которые могут использовать камеру вашего телефона в качестве сканера документов. Когда вы сравниваете приложения для загрузки, имейте в виду, что вы хотите изменить документ после его загрузки, чтобы убедиться, что это один файл. Ищите приложения, которые также размещают файлы и позволяют вам изменять их. После того, как вы выбрали свое приложение, загрузите его и войдите в систему. При входе в систему создается учетная запись в службе, где вы можете разместить свои документы и получить их позже.

На некоторых телефонах могут быть предварительно загружены приложения с этой возможностью. Изучите конкретную модель вашего телефона, чтобы найти лучшие приложения.

2. Отсканируйте документ

Большинство приложений используют камеру телефона внутри приложения для сканирования документов. Возможно, вам потребуется дать приложению разрешение на использование камеры телефона или микрофона в настройках, прежде чем вы сможете использовать сканер. Поднесите документ, который хотите отсканировать, к камере телефона. Постарайтесь разместить документ при ярком освещении и сведите к минимуму любые дополнительные элементы по краям документа, чтобы отсканированное изображение выглядело четким и профессиональным. Нажмите кнопку камеры в нижней части экрана, чтобы сделать снимок.

3. Сохранить как PDF

В зависимости от настроек выбранного вами приложения, вы можете выбрать все фотографии, которые вы недавно отсканировали с помощью приложения, и сохранить их сразу. Когда приложение предложит вам выбрать формат для сохранения нового документа, вы можете выбрать PDF. После сохранения документа вы снова сможете найти его в папке документов на телефоне. Отсюда вы можете отправить его по электронной почте, в текстовом сообщении или загрузить в Интернет, чтобы поделиться им.