Как отсканировать документ на электронную почту в различных операционных системах

Сканирование документов — удобный способ хранения цифровых копий ваших физических файлов. Некоторые сканеры и программы сканирования позволяют сканировать документы в электронную почту. Понимание того, как сканировать документ для отправки по электронной почте с помощью различных операционных систем, может помочь вам подготовиться к эффективному использованию имеющихся у вас устройств. В этой статье мы даем несколько советов по сканированию документов для прикрепления к электронным письмам и объясняем, как это сделать в Windows, macOS, iOS и Android.

Советы по сканированию документов на электронную почту

Примите во внимание следующие советы по сканированию документов для прикрепления к сообщениям электронной почты:

Удалите все связующие материалы

Чтобы в результате сканирования был легко читаемый цифровой документ, удалите все элементы, которые могут мешать просмотру содержимого документа. К таким предметам могут относиться скрепки, скобы и другие материалы для переплета, скрепляющие многостраничные файлы. При сканировании книг или книжных сегментов книжный клей и переплет могут затруднить сканирование плоской страницы, поэтому рассмотрите возможность полного удаления страниц с корешка книги.

Очистите свой сканер

Сканеры делают цифровые фотографии документов, которые вы хотите обработать, поэтому для создания высококачественного отсканированного документа важно содержать сканер в чистоте. Область захвата изображения сканера может собирать пыль, отпечатки пальцев и чернильные пятна при обычном использовании. Регулярная чистка сканера обеспечивает плавный процесс сканирования и сводит к минимуму искажения изображения.

Защитите свое сетевое соединение

Многие современные устройства используют беспроводную связь, что позволяет отправлять такие вещи, как отсканированные документы со сканера, на электронную почту. Если ваш сканер является беспроводным, вы можете проверить подключение к Интернету и Bluetooth, чтобы убедиться, что соединение достаточно надежное для доставки отсканированного документа высокого качества по электронной почте. Для устройств, которые используют проводные соединения, вы также можете убедиться, что ваши входные и выходные провода подключены к правильным портам, и вы полностью подключили их.

Выберите настройки цвета

Настройки цвета для ваших сканеров могут повлиять на качество создаваемого вами отсканированного документа. Это связано с тем, что сканер оцифровывает документ с использованием выбранных вами настроек. Для черно-белого документа полноцветное сканирование может потребовать ненужных процессов обработки изображений, которые пытаются идентифицировать малейшие цветовые вариации на белой странице.

Для сравнения, при сканировании цветного документа в черно-белом режиме используются процессы сканирования для изменения цветов исходного документа, что может привести к тому, что документ будет сложно читать. Настройки цвета вашего сканера влияют на то, как он захватывает изображение, поэтому выбор правильной настройки цвета для вашего документа может гарантировать получение читаемых отсканированных изображений.

Определите количество точек на дюйм

Параметр точек на дюйм на вашем сканере определяет количество деталей, которые он захватывает при сканировании физических документов. В зависимости от содержимого и размера вашего документа вы можете настроить количество точек на дюйм, чтобы цифровой файл точно отражал необходимые детали оригинала. Для стандартных текстовых документов на бумаге формата Letter рассмотрите значения количества точек на дюйм от 300 до 600.

Установите размер сканирования

Ваш сканер может сканировать документы самых разных размеров, от визитных карточек до киноафиш. Чтобы убедиться, что ваш сканер определяет размер вашего физического документа, вы можете выбрать размер сканирования в соответствии с размерами того, что вы хотите отсканировать. Некоторые сканеры могут автоматически обрезать пустые области сканирования, что может привести к удалению частей документа с пустыми местами. Установка размера сканирования может помочь вам предотвратить риск неправильной обрезки документа.

Проверьте размер файла

Некоторые электронные письма имеют ограничения на размер файла, которые определяют максимальный размер файла, который вы можете отправить в одном электронном письме. Если у вас есть большой файл, превышающий эти ограничения, электронное письмо может не отправляться или ваша система электронной почты может автоматически отправить его как файл меньшего размера. Проверьте размеры файлов, чтобы определить, находится ли размер вашего файла в пределах, требуемых вашей электронной почтой. Это может помочь вам решить, следует ли изменять размер файла самостоятельно, чтобы обеспечить качество отсканированного документа.

Используйте прикладные технологии

Поскольку в процессе сканирования создаются файлы цифровых изображений, вы также можете использовать свой телефон или другое устройство для захвата фотографий для сканирования документов вместо специального сканера документов. Мобильные телефоны часто предлагают загружаемые приложения, которые могут отображать изображения в виде отсканированных изображений путем автоматической обрезки и цветокоррекции. Если вы используете другое устройство с камерой, например цифровую камеру, вы также можете загружать изображения на свой компьютер или телефон для обработки этого изображения с помощью приложений для сканирования.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте в Windows

Вот шаги для сканирования документа для отправки по электронной почте на вашем устройстве Windows:

1. Подключите сканер документов к устройству Windows и включите оба устройства.

2. Отсканируйте свои документы и сохраните их в предпочитаемой папке файлов на вашем устройстве Windows.

3. Щелкните правой кнопкой мыши отсканированный документ и выберите «Отправить», чтобы открыть параметры отправки.

4. Выберите параметр «Получатель почты», чтобы открыть новый черновик электронной почты, содержащий отсканированный документ.

5. Нажмите на прикрепленный файл, чтобы проверить, успешно ли вы его прикрепили, прежде чем отправлять электронное письмо.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте на macOS

Вот шаги для сканирования документа для отправки по электронной почте на вашем устройстве Mac:

1. Подключите сканер документов к устройству Mac и включите оба устройства.

2. Откройте «Системные настройки» и откройте меню «Принтеры и сканеры».

3. Нажмите на свой сканер и откройте параметры сканирования, чтобы выбрать «Использовать устройство подачи документов», чтобы настроить параметры сканера.

4. Выберите, где ваши сканы «Сохранить в», чтобы вы могли найти их и вставить в свою электронную почту.

5. Отсканируйте страницы документа и откройте электронное письмо, в которое вы хотите включить файл, затем вставьте или перетащите отсканированный файл.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте с помощью iOS

Вот шаги для сканирования документа для отправки по электронной почте на вашем устройстве iOS:

1. Откройте приложение электронной почты на своем устройстве и создайте черновик для отсканированного документа.

2. Коснитесь текстового поля, куда вы хотите вставить отсканированное изображение, чтобы открыть клавиатуру устройства.

3. Коснитесь квадратного значка документа над клавиатурой, который указывает на сканер файлов.

4. Расположите камеру устройства так, чтобы весь документ помещался на экране, и сделайте снимок документа.

5. Отсканируйте все страницы, которые вы хотите вставить в электронное письмо, и нажмите «Сохранить», чтобы добавить документ в качестве вложения в черновик электронной почты.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте с помощью Android

Вот шаги для сканирования документа для отправки по электронной почте на вашем устройстве Android:

1. Откройте облачное хранилище вашего Android-устройства и выберите значок «+», чтобы добавить новый документ на ваш диск.

2. Коснитесь значка сканирования камеры, чтобы открыть камеру вашего устройства, и расположите камеру для захвата документа.

3. Нажмите на кнопку захвата кружка, чтобы сделать снимок каждой страницы документа.

4. Подтвердите, что вы хотите преобразовать изображения в файл сканирования PDF, нажав на галочку.

5. Коснитесь трех точек в правом верхнем углу экрана, чтобы открыть меню, позволяющее отправить отсканированный документ по электронной почте.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.