Как отправлять пресс-релизы (с советами)

29 апреля 2021 г.

Отправка пресс-релиза — отличный способ повысить узнаваемость бренда и привлечь внимание средств массовой информации. Многие организации используют пресс-релизы для продвижения новых услуг, продуктов или событий. Если вы заинтересованы в карьере в области маркетинга или связей с общественностью, то вам может быть полезно научиться отправлять профессиональные пресс-релизы. В этой статье мы обсудим, почему важны пресс-релизы, перечислим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы отправить их, и поделимся некоторыми советами, которые помогут вам успешно отправлять пресс-релизы журналистам в будущем.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз — это письменный текст, который публицисты рассылают представителям средств массовой информации, чтобы объявить о чем-то, что, по их мнению, заслуживает освещения в печати. Хотя электронная почта является предпочтительным способом отправки и получения пресс-релизов, вы также можете отправить пресс-релизы по почте или по факсу. Публицисты обычно рассылают пресс-релизы редакторам заданий и журналистам, которые работают в газетах, журналах, телевизионных сетях, радиостанциях или интернет-СМИ.

Подробнее: Как написать пресс-релиз (с шаблоном и примером)

Почему важны пресс-релизы?

Пресс-релизы важны, потому что они могут создать рекламу и повысить осведомленность о продукте, бренде, организации или событии. Публицисты используют пресс-релизы для освещения в СМИ, что может помочь завоевать доверие и улучшить имидж бренда.

Если средство массовой информации решит создать историю на основе пресс-релиза, поисковая оптимизация (SEO) организации, бренда или события, о которых идет речь, может увеличиться. Это может облегчить людям поиск дополнительной информации при поиске организации, бренда или события с помощью поисковой системы. Наконец, пресс-релизы могут повысить интерес аудитории СМИ. Это может генерировать больше потенциальных клиентов и продаж для организации, которую освещают средства массовой информации.

Как отправить пресс-релиз

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать профессиональное электронное письмо и отправить пресс-релиз:

1. Определите журналистов, которым может быть интересна ваша история

После того, как вы подготовили пресс-релиз, подумайте, какие журналисты, скорее всего, заинтересуются им. Это может помочь увеличить шансы на то, что журналист осветит вашу историю, и сэкономить ваше время, ограничив количество электронных писем, которые вам нужно отправить. Вы можете определить, какие журналисты с наибольшей вероятностью будут освещать вашу историю, воспользовавшись поисковой системой, чтобы найти журналистов, которые ранее писали на похожие темы или отрасли.

Например, если ваш пресс-релиз посвящен новому устойчивому продукту для упаковки пищевых продуктов, вы можете использовать поисковую систему для поиска статей об устойчивых потребительских товарах или устойчивой упаковке. Вы можете проверить, кто написал каждую статью и на какое СМИ они работают. Чтобы оставаться организованным, вы можете создать список или электронную таблицу журналистов, которых вы найдете. Этот метод выявления журналистов, писавших на похожие темы, может повысить скорость отклика и вызвать больший интерес к вашему пресс-релизу.

2. Соберите контактную информацию

Следующим шагом будет сбор контактной информации каждого журналиста из вашего списка. Начните с посещения веб-сайта СМИ, на которое работает журналист, чтобы узнать, есть ли в его биографии указанный адрес электронной почты. Вы можете добавить адрес электронной почты в свой список или электронную таблицу, чтобы оставаться организованным.

Если у журналиста нет биографии или в биографии нет адреса электронной почты, вы можете найти его контактную информацию с помощью поисковой системы. Просто введите полное имя журналиста и слово «электронная почта» в строку поиска. Если это не даст вам нужных результатов, вы можете попробовать использовать те же ключевые слова для поиска журналиста на веб-сайте профессиональной социальной сети.

Если вы по-прежнему не можете найти контактную информацию журналиста, возможно, вам удастся воспользоваться платной базой данных СМИ. Вы можете исследовать различные базы данных мультимедиа, чтобы найти ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям.

3. Создайте интересную тему

Создание интересной темы для электронного письма с пресс-релизом может помочь вам увеличить открываемость. Журналисты получают много электронных писем каждый день, поэтому, потратив время на разработку профессиональной темы, вы сможете отделить свое сообщение от других сообщений в их почтовом ящике. Вот несколько советов, которые помогут вам создать эффективную тему письма:

• Будьте краткими: ограничьте строку темы до 10 слов, чтобы повысить эффективность и открываемость писем.

• Будьте конкретны: используйте строку темы, чтобы точно сообщить журналисту, о чем ваш пресс-релиз, включив ключевые слова, относящиеся к вашей теме.

• Сделайте его уникальным: подумайте, как вы можете сделать свою тему письма уникальной. Вы можете включить человеческий интерес, сосредоточиться на инновациях или использовать прорывной подход.

• Обеспечьте эксклюзивность: если ваш пресс-релиз содержит эксклюзивные данные или исследования, поделитесь этим в строке темы, чтобы убедиться, что журналист знает, насколько важна ваша история.

Подробнее: Как написать строку темы электронного письма, которая получит ответы

4. Разработайте лид для своей презентации

Затем пришло время разработать лид для вашей презентации. Лид — это предложение, в котором четко указано, о чем ваш пресс-релиз. Поскольку наиболее распространенным и предпочтительным способом отправки пресс-релизов является презентационное электронное письмо, изучение того, как создать эффективный лид, может помочь выделить ваш контент среди многочисленных пресс-релизов, которые журналисты получают в свой почтовый ящик каждый день. Будьте лаконичны и сосредоточьтесь только на самой важной информации, чтобы привлечь внимание читателей.

Возможно, будет полезно ответить на следующие вопросы в своем лиде:

• О ком идет речь в пресс-релизе?

• О чем пресс-релиз?

• Когда это произошло или когда это произошло?

• Почему это важно?

• Какой эффект это имеет?

5. Составьте текст питч-письма

Следующим шагом будет написание тела письма. В этом разделе вы можете объяснить информацию, которую вы включили в лид. Начните с самой актуальной информации, чтобы привлечь внимание вашего читателя, а затем включите другую информацию, такую ​​как местоположение или соответствующие даты. Ограничьте текст письма примерно 150 словами, чтобы повысить вероятность того, что журналисты прочтут его полностью.

6. Включите свой пресс-релиз

Вставьте разделитель строк после тела письма и вставьте полный текст пресс-релиза. Включение вашего пресс-релиза в электронное письмо вместо прикрепления может сэкономить журналистам время, необходимое для загрузки и открытия файла. Это может повысить вероятность того, что журналисты увидят и прочитают ваш пресс-релиз.

7. Предоставьте свою контактную информацию

Включите свою подпись и контактную информацию в нижней части вашего электронного письма. Это может помочь журналистам связаться с вами, если у них возникнут дополнительные вопросы или они захотят назначить интервью. Вы можете указать свой номер мобильного телефона, номер рабочего телефона, адрес электронной почты или профессиональные аккаунты в социальных сетях.

Подробнее: Как закончить электронное письмо (с примерами закрытия)

8. Отправляйте питч-письмо в нужное время

День и время, которое вы выберете для отправки электронной почты, могут оказать существенное влияние на количество журналистов, решивших осветить вашу историю. Если вы отправите электронное письмо с презентацией в середине утра, вы сможете связаться с журналистами после того, как они очистят свои входящие электронные письма от предыдущего дня и до того, как накопится другие электронные письма.

Вы также можете отправить электронное письмо в середине недели, чтобы увеличить открываемость. Журналисты обычно получают больше всего пресс-релизов по понедельникам и пятницам, поэтому отправка вашего электронного письма в день, когда у них меньше писем, может помочь вашему сообщению привлечь внимание. Используйте программное обеспечение для планирования электронной почты, которое позволяет вам выбирать дату и время, когда вы хотите отправить свою электронную почту, чтобы оставаться организованным, экономить время и повышать свою эффективность. Изучите различные программы для планирования электронной почты, чтобы определить, какая из них наиболее эффективна для вас.

9. Следите за своим пресс-релизом

Найдите время, чтобы связаться с журналистами через несколько дней после того, как вы отправили им свой пресс-релиз, чтобы увеличить шансы на то, что ваша история будет освещена. Подумайте о том, чтобы отправить второе электронное письмо журналистам, чтобы узнать, получили ли они ваш пресс-релиз.

Кроме того, вы также можете отправить новое электронное письмо с тем же пресс-релизом, обновив строку темы. Если вы выберете этот подход, попробуйте разработать новый угол, чтобы выделить ваш пресс-релиз. Вы можете использовать другие факты или ключевые детали, которые вы не упомянули в своем предыдущем электронном письме. Это может заинтриговать журналистов, которые в противном случае могли бы распространить вашу историю, и повысить вашу известность.

Советы по отправке профессионального пресс-релиза

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам создать и отправить профессиональное электронное письмо для вашего пресс-релиза:

• Обратите внимание на детали: проверьте свой пресс-релиз перед отправкой, чтобы убедиться, что вся информация верна. Обратите особое внимание на ключевые детали, такие как даты, показатели и написание названий брендов или компаний. Вы также можете попросить коллегу или человека, которому вы доверяете, вычитать пресс-релиз перед отправкой.

• Сосредоточьтесь на самой важной информации. Делайте свое общение кратким, выделяя только самую важную информацию. Это упростит понимание вашего электронного письма и повысит вероятность того, что журналисты потратят время на чтение вашего пресс-релиза.

• Используйте простой язык: используйте четкий, краткий язык, который журналисты могут легко понять, когда они просматривают вашу электронную почту. Это может помочь журналистам определить ключевые элементы вашей презентации, чтобы они могли быстро оценить, подходит ли им ваша история для освещения.

• Сделайте это заслуживающим освещения в печати: прежде чем создавать пресс-релиз и рекламное письмо, спросите себя, действительно ли тема, которую вы хотите, чтобы журналисты освещали, заслуживает освещения в печати. Помните, что журналисты хотят делиться историями, которые интересны и представляют ценность для их аудитории. Потратив время на оценку того, заслуживает ли тема освещения в печати, вы сможете выбрать лучший материал для своих пресс-релизов.

Пример рекламного письма

Вот пример хорошо написанного электронного письма, которое вы можете использовать в качестве шаблона при отправке пресс-релизов в будущем:

Тема: Согласно новому опросу, пираты на крыльце напали на треть Западного Ланвилля.

Привет Синтия,

Знаете ли вы, что 36% жителей Уэст-Ланвилля сталкивались с кражей посылок за последний год? По мере приближения курортного сезона мы ожидаем, что это число увеличится.

В недавнем опросе, проведенном D&A Analytics, 1500 человек, живущих в районе Западного Ланвилля, попросили рассказать, пострадали ли они от кражи посылок за последние 12 месяцев.

Результаты показывают, что в то время как 90% жителей планируют заказать хотя бы один праздничный подарок онлайн, 62% жителей обеспокоены кражей посылок. 53% жителей установили систему наблюдения в качестве меры предосторожности, чтобы следить за своим подъездом на предмет возможных краж.

Я включил пресс-релиз с полными результатами этого исследования ниже:

[INSERT PRESS RELEASE]

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в освещении этой истории в вашей сети СМИ. Со мной можно связаться по электронной почте или по телефону 789-987-7789 для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Кевин Готто
Старший аналитик данных
Д&А Аналитика, Инк.