Как отправить электронное письмо для подтверждения интервью (с примерами)

24 июня 2021 г.

Собеседование может быть возможностью продемонстрировать свои навыки и знания и просмотреть свое резюме с потенциальным работодателем, чтобы определить ваше право на новую должность. После того, как вы подадите заявку в компанию, вы можете получить электронное письмо в течение нескольких дней или недель с просьбой о собеседовании. Создание профессионального краткого электронного письма для подтверждения вашего собеседования может помочь сохранить ваш профессиональный тон и репутацию в глазах вашего потенциального работодателя. В этой статье мы покажем вам, как написать электронное письмо, чтобы подтвердить интервью, и предоставим шаблон и пример электронного письма для справки.

Что такое электронное письмо для подтверждения интервью?

Электронное письмо с подтверждением собеседования — это краткий профессиональный ответ на запрос работодателя о собеседовании с вами. Это показывает работодателю, что вы заинтересованы в этой должности и благодарны за возможность поговорить с ним. Эти электронные письма обычно состоят из одного-двух абзацев и помогают работодателю подтвердить дату и время вашего собеседования.

Как написать электронное письмо, чтобы подтвердить интервью

Написание электронного письма для подтверждения вашего собеседования требует нескольких шагов, чтобы вы оставались профессионалом и сохраняли формат электронного письма для максимальной удобочитаемости. Вот несколько шагов, чтобы написать электронное письмо с подтверждением:

1. Адрес электронной почты

Первый шаг в написании электронного письма — убедиться, что вы адресовали его правильному человеку. Иногда компании автоматизируют электронные письма, поэтому их автоматически отправляет искусственный интеллект, а не человек. Или некоторые компании направляют кандидатов менеджеру по найму только после того, как они подтвердят или отклонят электронное письмо. Дважды проверьте адресата вашего электронного письма, чтобы определить, правильно ли вы отправляете электронное письмо, и, если вы не уверены, вы можете позвонить в компанию и спросить, куда переслать ваше электронное письмо. Это может помочь гарантировать, что нужные люди увидят вашу электронную почту и ваше интервью продолжится.

2. Создайте строку темы

Важно включать строку темы в ваши профессиональные электронные письма, чтобы адресат точно знал, о чем электронное письмо. Если вы оставите место для сомнений, получатель может пропустить письмо или удалить его по ошибке. Включите простую фразу в строку темы, например, «запрос на интервью» или «подтверждение интервью», чтобы увеличить вероятность того, что ваш получатель откроет его и ответит. Строки темы, как правило, кратки и резюмируют содержание электронного письма в одном предложении.

3. Используйте профессиональное приветствие

Профессиональное электронное письмо обычно начинается с профессионального приветствия. Вы можете использовать такие слова, как «привет» или «приветствую», или общие фразы приветствия, такие как «уважаемый господин или госпожа». и «Мистеру или миссис», за которым следует имя получателя. В большинстве случаев это менеджер по найму, поэтому не забудьте дважды проверить его имя на правильность написания и точность.

4. Создайте один или два абзаца

Электронные письма для подтверждения интервью короткие, поэтому вам может понадобиться всего один или два абзаца, чтобы отправить ответ. В основных абзацах могут обсуждаться такие детали собеседования, как дата, время и место, или выражаться ваш энтузиазм по поводу должности. Вы также можете указать должность, на которую претендуете, и спросить, какой у вас адрес, встречаетесь ли вы лично или на платформе для видеоконференций и какие материалы принести на собеседование. Некоторые работодатели могут потребовать такие вещи, как:

• Копия вашего резюме

• Ваша карта социального обеспечения или удостоверение личности

• Сопроводительное письмо

• Физическое портфолио ваших работ

Уточнение перед собеседованием может помочь убедиться, что вы взяли с собой все необходимое, и вы можете произвести впечатление на своего потенциального работодателя своей готовностью.

5. Поблагодарите работодателя за уделенное время

Благодарить работодателя за уделенное время — это жест уважения и профессиональной вежливости. Вы можете сказать короткие фразы, такие как «спасибо за ваше время» или «я благодарен, что вы нашли время, чтобы написать мне», чтобы выразить свою признательность. Это может произвести хорошее первое впечатление на вашего работодателя и продемонстрировать ваши социальные навыки, манеры и профессионализм.

7. Используйте заключительное приветствие

Как правило, профессиональные электронные письма заканчиваются профессиональным заключительным приветствием. Примеры включают «искренне», «спасибо» или «с уважением». Это может помочь закрыть письмо более профессионально и вежливо. После приветствия вы можете ввести свое полное имя, чтобы не было путаницы в отношении того, от кого пришло электронное письмо.

Шаблон электронной почты

Вот стандартный шаблон, который вы можете использовать для подтверждения интервью по электронной почте:

Адресат
[The recipient’s email address]
Сюжетная линия
[A brief synopsis of the email]

Приветствие
[A professional greeting]
Абзацы тела
[One to two paragraphs about interview details, your response to the request and questions you have]
Спасибо
[A brief statement of thanks for the employer’s time]

Заключительное приветствие и ваше имя
[Professional closing salutation and your full name]

Примеры писем для подтверждения собеседования

Использование примера электронного письма для справки может помочь вам задать тон вашего электронного письма и узнать больше о том, что включать в ваше электронное письмо. Вот пример электронного письма для подтверждения интервью:

jadams@hooverfactory.net
Подтверждение интервью

Уважаемый мистер Адамс,

Спасибо за ваш запрос. Я рад узнать больше о должности менеджера этажа в вашей компании. У меня есть время в будние дни между 14:00 и 17:00, которое я бы с удовольствием выделил для интервью. Какие дни работают лучше всего для вас? Кроме того, не хотите ли вы, чтобы я принес вам свое резюме и сопроводительное письмо? Мне также нужен адрес, где я буду брать интервью, если вы могли бы предоставить его. Еще раз спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в день моего интервью.

Искренне,
Джейк Холланд

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить, если откажетесь от интервью:

h.gallagher@premiumoutsourcing.com
Ответ на запрос на интервью

Дорогая миссис Галлахер,

Благодарю вас за то, что уделили время рассмотрению моей заявки и резюме и предложили мне пройти собеседование в вашей компании. К сожалению, я не смогу выдержать 13:00 четверга по моему графику. За время, прошедшее между моей заявкой и вашим ответом по электронной почте, я согласился на должность в Winsor and Smith. Еще раз спасибо за просмотр моей информации, и я надеюсь, что вы найдете подходящего кандидата.

Дрейк Уильямс