Как отменить общий доступ к файлу Excel (важность и советы)

25 марта 2022 г.

Когда вы компилируете данные в электронной таблице в Excel, вы можете поделиться файлом со своими коллегами, которые помогут вам убедиться, что в документе отображается верная информация. Программа также может позволить вам отменить общий доступ к файлу, что может быть необходимо, если вы готовитесь внести окончательные изменения перед его отправкой. Узнав, как удалить соавторов из документа, вы сможете изменить содержимое электронной таблицы без вмешательства других. В этой статье мы обсудим случаи, когда вы можете отменить общий доступ к файлу Excel, и шаги для его отмены.

Когда важно запретить общий доступ к файлу Excel?

Вот случаи, когда может быть целесообразно удалить общий доступ к электронной таблице в Excel:

• Внесение окончательных изменений в документ. Возможно, в ваши обязанности входит окончательная доработка содержимого файла и передача его клиентам или высшему руководству. Отмена совместного доступа к документу перед отправкой может помочь вам определить, какие последние изменения вы хотите внести и как использовать работу, которую ваши коллеги внесли в вашу пользу.

• Наличие исходной копии электронной таблицы. Отменив общий доступ к файлу, вы можете получить исходную копию электронной таблицы, доступ к которой есть только у вас. Вы можете получить творческую свободу, чтобы настроить содержимое в соответствии со своей точкой зрения, и вы можете создать справку для информации, которая имеет формат, который вам легко понять.

• Получение доступа к другим функциям программы: когда вы отменяете общий доступ к документу, вы можете расширить свой доступ к дополнительным функциям в Excel, которые могут помочь вам создавать более динамичные файлы.

Как запретить общий доступ к файлу Excel

Следующие шаги могут показать вам, как отменить общий доступ к документу в программе для работы с электронными таблицами:

1. Получите доступ к файлу, которым вы хотите закрыть общий доступ

Просмотрите документы на своем компьютере, чтобы найти электронную таблицу, доступ к которой вы хотите отменить. Нажмите на файл, чтобы открыть программу. Рядом с заголовком документа вы можете увидеть слово «Общий доступ» в скобках, которое показывает, что другие специалисты имеют общий доступ к файлу и могут вносить изменения в его содержимое.

2. Нажмите кнопку «Обзор».

В верхней части экрана вы можете увидеть набор параметров, которые позволяют вам манипулировать содержимым вашей электронной таблицы. Там есть вкладка под названием «Обзор», которая находится посередине вкладок «Данные» и «Просмотр». Нажмите на опцию «Обзор», которая позволит вам проверить настройки, которые вы уже применили к файлу.

3. Выберите «Поделиться книгой».

Один из вариантов на вкладке «Обзор» — «Поделиться книгой». Он появляется в верхней правой части экрана. Значок включает в себя таблицу с синей стрелкой, указывающей в двух направлениях. Нажмите на опцию, чтобы просмотреть возможности совместного использования документа.

4. Снимите флажок

После того, как вы нажмете «Поделиться книгой», вы увидите диалоговое окно с двумя вкладками: «Редактирование» и «Дополнительно». На вкладке «Редактирование» есть поле с надписью «Разрешить внесение изменений более чем одним пользователем одновременно». Установите флажок, чтобы снять флажок, что означает, что вы запрещаете своим коллегам редактировать файл вместе с вами.

5. Нажмите «ОК»

После того, как вы сделали свой выбор, переместите курсор в нижнюю часть диалогового окна. Установите флажок «ОК», чтобы подтвердить отмену совместного использования файла. Может появиться другое диалоговое окно, в котором объясняется, что ваш выбор стирает уже внесенные вами изменения и мешает вашим коллегам сохранять свои изменения. Он также спрашивает, хотите ли вы продолжить. Нажмите «Да».

Теперь вы удалили доступ к каждому сотруднику, который работал над электронной таблицей, и вы являетесь единственным автором документа. Какие бы изменения вы ни внесли в файл в будущем, они могут быть видны только вам.

Советы, как запретить общий доступ к файлу Excel

Дополнительные сведения об удалении соавторов в Excel см. в следующих советах.

Проверить работу над файлом

Отмена совместного доступа к документу от ваших коллег означает, что они больше не могут вносить изменения в данные в электронной таблице. Может быть полезно просмотреть работу, чтобы убедиться, что ваши коллеги включили информацию, необходимую для окончательной доработки документа. Вы можете быть уверены, что готовы взять на себя ответственность за продвижение контента.

Например, если вы и ваши коллеги совместно выполняли исследовательское задание, возможно, вы предоставили общий доступ к файлу, чтобы позволить им вводить данные, которые они закодировали из своих фокус-групп. Вы изучаете содержимое электронной таблицы, чтобы убедиться, что ваши товарищи по команде ввели все данные, необходимые для того, чтобы сделать выводы. Теперь вы можете быть уверены, что не исключаете никаких деталей при отмене сотрудничества.

Помните о других пользователях

Перед удалением доступа дополнительных пользователей вы можете убедиться, что они могут сохранить работу, которую они уже внесли в электронную таблицу. Рассмотрите возможность связаться со своими товарищами по команде по поводу отмены и попросить их загрузить текущую версию файла. Вы можете редактировать содержимое электронной таблицы самостоятельно, и они также могут вносить изменения в свои собственные копии. Общение с вашими коллегами по поводу отказа от совместного использования может помочь вам сохранить работу, которую вы выполнили вместе с ними. Это также может предотвратить потерю правок после прекращения совместной работы над программой.

Переименуйте новый файл

Подумайте о том, чтобы присвоить новое имя электронной таблице, над которой вы работаете самостоятельно. Вы можете отличить его от других документов, которыми вы можете поделиться со своими коллегами. Файл также может быть легче найти в хранилище на вашем компьютере. Подумайте об имени файла, представляющем изменения, которые вы планируете внедрить теперь, когда вы являетесь единственным автором. Если вы хотите отправить файл другим после того, как вы его завершили, его имя может указывать на вашу работу.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.