Как оставить профессиональную голосовую почту: шаги и советы

22 февраля 2021 г.

Независимо от того, регулярно ли вы общаетесь с профессионалами по телефону или вам просто нужно оставить сообщение и вы хотите произвести хорошее впечатление, знание того, как оставлять профессиональные голосовые сообщения, является важным навыком. Понимание того, что должно быть включено в голосовую почту, а также ее длина, являются двумя важными компонентами профессиональной голосовой почты. В этой статье мы рассмотрим, почему важно оставлять профессиональные голосовые сообщения, несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы убедиться, что ваша голосовая почта профессиональна, и советы, которые следует учитывать при оставлении голосовой почты в профессиональной обстановке.

Почему важно оставить профессиональную голосовую почту?

Есть несколько причин, по которым важно, если не необходимо, оставить профессиональную голосовую почту при общении с другим человеком в профессиональном качестве. Хотя в современном мире большая часть нашего общения осуществляется по электронной почте, все же есть несколько ситуаций, в которых требуется снять трубку и позвонить другому человеку. И, делая это в профессиональной ситуации, необходимо убедиться, что оставленная вами голосовая почта передает профессионализм и уравновешенность, независимо от причины звонка.

Примеры случаев, когда люди оставляют голосовую почту в профессиональной среде, включают:

• Звонок для подтверждения собеседования

• Поздравление коллеги с недавним успехом на работе

• Взаимодействие с клиентами или работа с клиентами

• Принятие возможности трудоустройства

• Звонок на работу, потому что вы больны или не можете прийти на работу в этот день по другим причинам.

• Общение с другими сотрудниками в вашем офисе

Это лишь некоторые из многих случаев, когда профессионалы звонят и разговаривают с другими по телефону. Когда человек не отвечает на ваш звонок, вы оставляете профессиональную голосовую почту с просьбой перезвонить или передать конкретную информацию.

Еще одна причина, по которой важно оставить профессиональную голосовую почту, заключается в том, что она может передать вашу уверенность и способность хорошо общаться. Это особенно актуально в процессе поиска работы, поскольку менеджеры по найму могут быстро определить, хорошо ли говорит кандидат и является ли он профессионалом, просто поговорив с ним по телефону или прослушав голосовое сообщение, оставленное кандидатом.

Как оставить профессиональную голосовую почту

Ниже приведены шаги, которые необходимо выполнить, чтобы оставить кому-то профессиональную голосовую почту:

Прежде чем оставить голосовое сообщение

Есть несколько вещей, которые вы должны сделать, прежде чем оставить профессиональную голосовую почту. Это включает:

1. Убедитесь, что у вас правильный номер

Всегда важно дважды проверить номер, по которому вы звоните, чтобы убедиться, что он принадлежит нужному человеку. Это особенно важно, если вы будете обсуждать или оставлять сообщение, связанное с деликатной или личной темой. Прежде чем нажимать «Позвонить», сравните номер, который вы набрали в своем телефоне, с предоставленным номером.

2. Обрисуйте, что вам нужно передать

Рекомендуется потратить несколько минут, чтобы обрисовать в общих чертах, что вы хотите сказать, прежде чем звонить получателю. Даже если вы знаете, что они не возьмут трубку, четкое представление о том, что вы хотите передать в голосовой почте, гарантирует, что вы не пропустите важную информацию и не будете болтать без необходимости. Некоторые люди даже делают несколько быстрых заметок, чтобы просмотреть их во время разговора по телефону.

3. Убедитесь, что сейчас подходящее время для звонка

Вы всегда должны убедиться, что пришло подходящее время для звонка получателю, даже если вы знаете, что он не ответит. Получатель по-прежнему может видеть время, когда вы оставили сообщение, и если это неподходящий час, это может показаться неподходящим. Звоните только в рабочее время, например с 9:00 до 17:00, или звоните в оговоренное время.

При оставлении голосовой почты

Вот шаги, которые необходимо выполнить во время фактического процесса отправки кому-либо профессиональной голосовой почты:

1. Назовите звонящему свое имя

Прежде чем вы попадете в часть сообщения вашей голосовой почты, вы должны сначала идентифицировать себя, чтобы вызывающий абонент знал, кто говорит. Начните с того, что четко назовите свое имя и фамилию. Если вы лучше знакомы с этим человеком или если он ожидает вашего звонка, может быть уместно просто назвать свое имя. Если вы никогда раньше не встречали этого человека, укажите «меня зовут» и укажите свое полное имя. Например, можно сказать: «Меня зовут доктор Эдвардс, и я звоню, чтобы уточнить информацию о вашей недавней встрече в моем офисе».

2. Укажите свой номер телефона в начале голосовой почты.

Вы также должны указать свой номер телефона сразу после того, как назвали свое имя, если звонящий не знаком с вами или у него еще нет вашей контактной информации. Это гарантирует, что получатель всегда будет иметь доступ к этой информации, если она ему понадобится. Это также гарантирует, что им не нужно снова прослушивать всю голосовую почту, как в случае, когда вы оставляете свой номер в конце сообщения.

3. Установите соединение с получателем

Кроме того, рассмотрите возможность быстрого установления связи с получателем, чтобы он мог лучше вспомнить, кто вы, или понять причину вашего звонка. Например, вы можете просто указать, что получили его номер от коллеги, или вы можете напомнить получателю, что вы и они обменялись номерами на недавнем мероприятии. Установление соединения предлагает личный элемент и помогает получателю чувствовать себя более комфортно при прослушивании вашей голосовой почты.

4. Укажите, почему вы звоните

Используйте информацию, которую вы решили скрыть, оставляя голосовую почту. Четко и лаконично объясните, почему вы звоните, и постарайтесь избегать слишком большого количества наполнителей, таких как «гм». Начните сначала с наиболее важной информации, а затем переходите к деталям, если это необходимо. Обязательно сообщайте все важные вопросы в своей голосовой почте, но не беспокойтесь, если что-то забудете. Постарайтесь оставаться органичным и представительным, оставляя голосовую почту, чтобы вы не выглядели как обычные или роботизированные.

5. Будьте кратки

Старайтесь, чтобы ваша голосовая почта длилась от 20 до 30 секунд. Более длинные голосовые сообщения часто заставляют получателей отвлекаться во время прослушивания, поэтому максимально короткие сообщения гарантируют, что они останутся вовлеченными, и им будет предложено перезвонить для получения дополнительной информации.

6. Завершите сообщение

Указав всю важную информацию, которой вы хотели поделиться с получателем, завершите свое сообщение повторением своего номера телефона еще раз, если это необходимо. Некоторые люди также задают конкретные просьбы или вопросы, чтобы еще больше побудить получателя перезвонить. Или, если вы не задаете вопрос, вы можете просто сказать что-то вроде: «Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время».

Советы по оставлению профессиональных голосовых сообщений

Ниже приведены несколько советов, о которых следует помнить, оставляя профессиональную голосовую почту:

• Используйте профессиональный язык: даже если вы знакомы с человеком, пока вы звоните в профессиональном качестве, вы должны говорить как можно более профессионально. Избегайте использования сленга или сокращений, будьте вежливы и лаконичны.

• Подумайте о дальнейших действиях: после того, как вы оставите голосовое сообщение, некоторые люди отправят сообщение электронной почты получателю. Это не всегда необходимо, но если вопрос срочный или если вы не уверены, что получатель скоро проверит свою голосовую почту, электронная почта всегда будет хорошей идеей, просто чтобы сообщить им, что вы звонили.

• Сохраняйте оптимистичный тон. Сохранение оптимистичного тона будет поддерживать интерес слушателя. Люди обычно лучше реагируют на позитивный тон и с большей вероятностью перезвонят вам.

• Предложите призыв к действию: если вам нужно, чтобы человек что-то сделал, например, посмотрел ваш веб-сайт или перезвонил вам как можно скорее, обязательно упомяните об этом в конце голосового сообщения.

• Убедитесь, что ваша контактная информация четко произнесена: иногда легко в спешке назвать свое имя и номер телефона, оставляя голосовую почту. Тем не менее, убедитесь, что ваша контактная информация четко произнесена и легко понятна, чтобы убедиться, что получатель знает, кто звонил, чтобы он мог перезвонить.