Как написать стандартную операционную процедуру (СОП)

Стандартные операционные процедуры позволяют организациям упростить свои процессы и поддерживать определенный уровень обеспечения качества на протяжении всей своей деятельности. Стандартизируя свои процессы, организации могут получить значительные преимущества, такие как повышение эффективности, повышение прибыльности, более высокий уровень безопасности на рабочем месте и гарантированная согласованность. Если вы являетесь менеджером или руководителем организации, стремящимся оптимизировать свои операционные процессы, вы можете подумать о написании СОП для оптимизации рабочего процесса сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое СОП, почему они важны, как написать собственную, и дадим полезные советы, как это сделать успешно.

Что такое стандартная операционная процедура?

Стандартная операционная процедура (СОП) — это документ, подготовленный организацией для руководства сотрудниками по выполнению рутинных операций. В СОП обычно подробно описываются пошаговые инструкции для конкретных задач, направленные на оптимизацию процессов и достижение максимальной эффективности — они обрисовывают в общих чертах и ​​описывают все действия, необходимые для выполнения задач в соответствии с отраслевыми нормами, правовыми нормами и предпочтениями организации. При этом СОП устанавливают конкретные ожидания для определенных процессов и позволяют сотрудникам выполнять стандартизированный уровень высококачественной работы без риска недопонимания или несоответствия входных данных.

Существует несколько разных типов СОП, поскольку разные отрасли и организации часто следуют разным процессам. Вот несколько примеров типичных СОП, которые вы можете найти в различных областях, чтобы помочь вам понять, как они работают:

• Производство: В области производства СОП может описывать этапы производственной линии, процедуры технического обслуживания оборудования, процессы проверки и программы обучения сотрудников. Этот тип СОП может обеспечить регулирование конкретного стандарта производства.

• Финансы и администрация. Финансовые и административные организации могут создавать СОП для систематизации своих процессов дебиторской и кредиторской задолженности. Это может обеспечить максимизацию денежного потока, своевременную оплату и оптимизированные процессы выставления счетов.

• Маркетинг, продажи и поддержка клиентов. В области маркетинга и поддержки клиентов организации могут создавать стандартные процедуры для регулирования широкого спектра процессов, чтобы гарантировать, что потребители имеют одинаковый опыт. Эти процессы могут включать одобрение внешних коммуникаций, подготовку коммерческих предложений, процессы предоставления услуг, гарантии, правила возврата и гарантии, а также процедуры поддержки клиентов.

• Человеческие ресурсы: в различных организациях специалисты по кадрам могут разрабатывать СОП для систематизации обучения и развития сотрудников, дисциплинарных процессов, аттестации и всего спектра процедур найма.

• Юридические вопросы: специалисты в области права часто работают вместе с владельцами бизнеса и руководителями организаций, чтобы обеспечить соблюдение ими правовых норм, таких как политика конфиденциальности и правила доступности. Следовательно, могут быть созданы юридические СОП, чтобы гарантировать, что все сотрудники организации понимают объем этих правил и соблюдают их в рамках своих обязанностей.

Почему важно написать стандартную операционную процедуру?

Написание стандартной рабочей процедуры может помочь оптимизировать определенные процессы, что дает организациям ряд преимуществ. Вот несколько результатов, которых можно достичь с помощью СОП:

• Соответствие стандартам

• Максимизация производства

• Снижение вреда окружающей среде

• Регулирование безопасности

• Соблюдение определенного графика

• Гарантия качества

• Систематизация обучения

Каждый из этих результатов может помочь организациям стандартизировать высококачественную работу и достичь измеримых результатов в своих конкретных отраслях. СОП могут привести организацию к более высокому уровню эффективности, что может привести к увеличению прибыльности в долгосрочной перспективе. Кроме того, поскольку СОП может создать стандарт согласованности и надежности в рамках производственных процессов и предлагаемых услуг, организации могут предлагать гарантии качества заинтересованным сторонам. Более того, помимо определенного уровня стандартизации, организации могут собирать доказательства того, как регулярно выполняются их процедуры, что может упростить проверки со стороны регулирующих органов или партнеров.

Кроме того, при наличии системы соблюдения правил техники безопасности и снижения опасных условий труда СОП могут помочь создать здоровую и безопасную рабочую среду для сотрудников. В сфере управления персоналом СОП позволяют организациям создать оптимизированную инфраструктуру разрешения конфликтов, ориентированную на решение проблем, что также приносит пользу сотрудникам в целом. Сочетая все эти преимущества, СОП могут помочь организациям легче добиться успеха.

Как написать стандартную операционную процедуру

Точные шаги, которые вы будете выполнять, чтобы написать СОП для вашей организации, вероятно, будут различаться в зависимости от вашей конкретной отрасли и организационной цели. Тем не менее, независимо от этих ситуационных факторов, есть несколько конкретных шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать успешную СОП для оптимизации процессов. Вот шесть шагов, которые необходимо выполнить при написании СОП:

1. Найдите формат, который вам подходит

Существуют различные форматы, которые вы можете использовать при написании СОП. Вы можете представить свои процедуры, используя контрольный список, линейный контрольный список, блок-схему или другие форматы. Решая, как вы будете форматировать свою СОП, постарайтесь учесть потребности вашей организации, сложность процедуры, которую вы описываете, и уровень детализации, который вам потребуется включить, чтобы обеспечить успешное выполнение процедуры.

2. Сотрудничайте с заинтересованными сторонами

Как только вы определите формат, который вы будете использовать для написания СОП, вы захотите приступить к построению процесса, сотрудничая с соответствующими заинтересованными сторонами. Вам следует собрать вместе членов команды, лидеров и специалистов по управлению, чтобы обсудить, как процедуры будут выполняться наиболее эффективно. Сотрудничество таким образом позволит вам получить важную информацию о потребностях заинтересованных сторон и избежать расхождений в долгосрочной перспективе.

3. Определите свою цель

Как только вы достигнете соглашения с заинтересованными сторонами о структуре процесса, вы должны попытаться определить цель написания вашей СОП. Важно изучить, чего именно вы надеетесь достичь, стандартизируя свои процедуры, чтобы вы могли использовать эту информацию при разработке вашей СОП. Во время этого исследования признайте существующие недостатки в процессе — устранение этих ловушек может послужить вашей целью.

4. Подготовьте объем процедуры

Помня о своей цели, вы можете начать подготовку объема вашей процедуры, проработав все необходимые этапы процесса. Вы должны записать каждый шаг, который необходимо предпринять для полного завершения процесса, включая подзадачи и дополнительные детали, если это необходимо. После того, как вы наметите каждый из необходимых шагов, вы можете ввести эту информацию в формат своей СОП, который вы определили на первом шаге.

5. Определите показатели, по которым будет оцениваться ваша СОП.

Скорее всего, вы пишете СОП, чтобы убедиться, что ваши процедуры выполняются эффективно и правильно. Имея в виду эту цель, вы захотите определить показатели, которые вы будете использовать для оценки вашей СОП, и действительно ли она служит для оптимизации процедур. По мере внедрения СОП вы можете отслеживать эти показатели и регулярно оценивать эффективность процедуры по отношению к целям организации.

6. Завершите свою СОП и протестируйте процесс

После написания СОП, ее эффективного форматирования и определения показателей, которые вы будете использовать для оценки своей СОП, вы можете завершить ее и протестировать процесс до полной реализации. Выполнение тестового прогона с вашей СОП позволит вам выявить любые несоответствия, неэффективность или несоответствия и исправить их до того, как ваша команда приступит к работе. Отсюда вы можете поделиться SOP со своей командой, чтобы поддержать их обучение и развитие.

Советы по написанию стандартной операционной процедуры

Есть несколько фундаментальных принципов, которые вы должны учитывать при написании собственной СОП. Вот несколько полезных советов, о которых следует помнить в процессе написания и реализации вашей СОП:

• Создание на ранней стадии: может быть полезно написать СОП на раннем этапе существования вашей организации. Это поможет стандартизации процессов быстро стать нормой в рабочем процессе вашей организации, так как членам команды не придется заново изучать шаги, предпринятые для достижения определенного результата. Если в вашей ситуации разработка СОП на раннем этапе невозможна, постарайтесь внедрить свою как можно скорее и предусмотреть поддержку для развития членов команды.

• Ежегодно пересматривайте: по мере развития и роста вашей организации вы должны стремиться ежегодно пересматривать свои СОП, чтобы оценить, как они функционируют, и обеспечить их эффективность с течением времени. Поскольку организациям часто приходится изменять свои операции по мере их масштабирования, выделение времени на ежегодный пересмотр вашей СОП даст вам естественный шанс убедиться, что ваши процессы оптимальны.

• Используйте отраслевой язык: при написании СОП старайтесь использовать отраслевой язык, который соответствует стилю и формату, наиболее подходящему для области вашей организации. Это позволит вам лаконично описывать процессы и действия, используя единый язык, который члены команды смогут расшифровать с минимальными усилиями.

• Будьте лаконичны: важно правильно управлять уровнем детализации, который вы включаете в СОП. Хотя вы должны тщательно описывать процессы, чтобы обеспечить точное выполнение, вы не хотите перегружать членов команды, которым необходимо следовать СОП. Поэтому включайте в свою СОП только необходимую информацию для обеспечения практичности и стабильной работы.