Как написать резюме администратора (с шаблоном и примером)

Административные руководители играют важную роль на рабочих местах, поскольку они выполняют множество административных обязанностей, чтобы обеспечить бесперебойную работу исполнительных офисов. При подаче заявления на эти вакансии кандидаты должны продемонстрировать, что они обладают соответствующими коммуникативными, организационными и техническими навыками для эффективного выполнения этих обязанностей. Вы можете подчеркнуть эти навыки и свою ценность как администратора в своем резюме, чтобы доказать свою квалификацию для работы и произвести впечатление на потенциальных работодателей. В этой статье мы обсудим, как написать резюме администратора, и предоставим шаблон и пример резюме, которому вы можете следовать.

Что такое исполнительный администратор?

Исполнительный администратор оказывает поддержку на высоком уровне руководителям. Эти специалисты выполняют множество административных и секретарских обязанностей для поддержания организованной и профессиональной офисной среды. Они работают напрямую с руководителями, часто выступая в качестве связующего звена между ними и их клиентами или коллегами. В результате они также могут нести ответственность за сохранение конфиденциальности информации, которую они узнают во время работы. Руководители администраторов могут получить эту должность после работы на аналогичных должностях, таких как исполнительные помощники по административным вопросам или помощники руководителей.

Обязанности административных руководителей могут различаться в зависимости от места их работы или отрасли. Примеры типичных должностных обязанностей этой роли включают:

• Отвечать на телефонные звонки, электронные письма и другие формы связи

• Организация встреч и переговоров для руководителей

• Ведение корпоративных календарей

• Ведение протоколов совещаний и расшифровка заметок, чтобы поделиться с соответствующими заинтересованными сторонами

• Разработка отчетов и презентаций

• Ведение документации и файловых систем для записей

• Координация планов командировок руководителей и подготовка отчетов о расходах

• Контроль наличия канцелярских товаров

Что такое резюме администратора?

Резюме администратора — это документ, который кандидаты подают при подаче заявления на административную должность. Этот документ подчеркивает навыки, опыт и другие квалификации, которые доказывают, почему кандидат является лучшим выбором для работы. Кандидаты на руководящие должности администраторов могут произвести впечатление на потенциальных работодателей, используя определенные ключевые слова из описания работы, чтобы указать, как их опыт может помочь им поддержать организацию и ее цели. Поскольку у менеджеров по найму может не быть много времени для просмотра многочисленных резюме, которые они получают, эффективное резюме предоставляет эту информацию в сжатом, удобном для чтения формате, часто всего на одной странице.

Как составить резюме администратора

Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства при составлении резюме администратора:

1. Используйте описание работы

Прежде чем писать резюме, ознакомьтесь с описанием вакансии, чтобы понять ожидания менеджера по найму от этой должности. Вы можете использовать эти ожидания в качестве руководства для описания вашей квалификации. Обратите внимание на любые ключевые слова или фразы, связанные с должностными обязанностями или предпочитаемыми работодателем качествами и квалификацией кандидатов. Вы можете включить эти ключевые слова в свое резюме, чтобы доказать свое соответствие должности.

Попробуйте составить индивидуальное резюме для каждой вакансии, на которую вы подаете заявку. Такой подход помогает показать ваш интерес к конкретной работе, потому что вы форматируете свое резюме в соответствии с потребностями или интересами каждого работодателя. Выделение вашей квалификации, соответствующей их описанию, также демонстрирует, что у вас есть необходимые навыки и опыт для выполнения требований работы. Использование ключевых слов также может дать дополнительные преимущества, поскольку часто облегчает прохождение систем отслеживания кандидатов.

2. Укажите свою контактную информацию

В верхней части резюме должно быть указано ваше полное имя и обновленная контактная информация, такая как номер телефона и адрес электронной почты. Этот раздел может служить заголовком вашего документа, помогая убедиться, что менеджер по найму знает, как связаться с вами для интервью или других шагов в процессе найма. Попробуйте отформатировать свое имя более крупным шрифтом, чем остальная часть документа, чтобы привлечь внимание читателя. Вы также можете указать свое текущее местонахождение, а не адрес, чтобы показать потенциальным работодателям, что вы являетесь местным кандидатом.

3. Предоставьте профессиональное резюме

Профессиональное резюме — это краткое заявление в верхней части вашего резюме, в котором подчеркиваются ваши лучшие, наиболее подходящие для работы квалификации. Этот раздел обычно состоит из двух-трех предложений и упоминает вашу должность и многолетний опыт работы в этой области. Затем вы можете включить навыки или черты, которые вы использовали на протяжении всей своей карьеры, чтобы показать, почему вы подходите для этой работы. Как администратору, эти навыки часто связаны с вашим административным опытом и коммуникативными или организационными навыками. Опять же, вы можете использовать описание работы, чтобы определить конкретные ключевые слова для включения.

Этот раздел часто служит для потенциального работодателя первым впечатлением о вас как о кандидате, поэтому включите в него подробности, которые заинтересуют его узнать о вас больше. Например, вы можете упомянуть впечатляющее, поддающееся количественному измерению достижение в вашей карьере. Когда менеджер по найму понимает ценный вклад, который вы сделали для предыдущих работодателей, это может помочь убедить их, что вы можете сделать то же самое для них.

4. Опишите свой опыт работы

При найме людей на руководящие должности администраторов работодатели обычно рассчитывают на наличие нескольких лет опыта. По мере того, как вы перечисляете свой опыт работы от самого последнего до самого последнего, указывайте названия своих должностей, места работы и даты работы. Под каждой ролью укажите маркированный список ваших наиболее важных обязанностей или вкладов. Описывая свои обязанности, начинайте каждое предложение с глагола действия и используйте язык, соответствующий описанию работы. Такой подход показывает потенциальным работодателям, что вы понимаете ожидания от работы и имеете опыт выполнения аналогичных действий.

Вы можете еще больше произвести впечатление на менеджеров по найму, перечислив соответствующие или впечатляющие достижения на предыдущих должностях. Например, вы можете описать административный процесс, который вы помогли улучшить или сделать более эффективным для вашего работодателя. Когда это возможно, используйте количественные данные, чтобы помочь продемонстрировать ценность этих вкладов. Эти достижения помогут вам выделиться среди других кандидатов, которые могут иметь схожий профессиональный опыт.

5. Выделите свои важные профессиональные и социальные навыки

При составлении этого раздела обратитесь к описанию работы, чтобы понять, какие навыки необходимы или предпочтительны для работодателя. Часто они предоставляют список, включающий как профессиональные, так и социальные навыки, которые позволяют кандидатам успешно выполнять эту работу. Для руководителя-администратора соответствующие трудные навыки часто относятся к навыкам использования определенного программного обеспечения или технологии и выполнения административных действий. Например, работодатели могут ожидать кандидатов с опытом использования определенных инструментов офисного пакета, создания отчетов о расходах и выполнения задач по вводу данных.

Мягкие навыки представляют собой то, как вы выполняете свою работу и взаимодействуете с другими. У руководителей-администраторов много обязанностей на рабочем месте, и эти навыки помогут вам эффективно управлять ими и вашими взаимоотношениями. Примеры основных навыков межличностного общения, которые следует включить в резюме администратора, включают:

• Межличностные навыки

• Устные и письменные коммуникативные навыки

• Решение проблем

• Многозадачность и умение расставлять приоритеты

• Работа в команде

• Внимание к детали

• Тайм-менеджмент

6. Укажите свое образование

Работодатели иногда указывают требования к образованию для кандидатов в администраторы. В этом разделе перечислите степени, которые вы получили, и учреждения, в которых вы их получили. Как кандидат на должность администратора, сосредоточьтесь на своих высших степенях, часто на степени бакалавра или младшего специалиста. Вам также не нужно указывать дату окончания учебы, если только она не произошла в течение последних нескольких лет. Когда это возможно, вы можете выделить себя среди других кандидатов, указав такие детали, как академические награды или награды, которые вы заработали, или соответствующую курсовую работу, которую вы прошли.

7. Проверьте свое резюме

Сильные навыки письменного общения часто необходимы для руководящих должностей администратора. Проверка вашего резюме на наличие опечаток, орфографических и грамматических ошибок может помочь вам продемонстрировать эти навыки и вашу способность выполнять высококачественную работу. В результате потенциальные работодатели могут быть уверены, что вы сможете писать для них профессиональные письменные сообщения и другие документы, если их наняли.

Потратьте время на редактирование своего резюме или попросите кого-нибудь помочь вам убедиться, что в нем кратко изложена ваша квалификация. У менеджеров по найму может быть много резюме для рассмотрения, поэтому сосредоточение внимания на наиболее актуальной информации в этом документе поможет продемонстрировать уважение к их времени. Когда это возможно, вы можете попросить друга или коллегу, которому доверяете, сравнить ваше резюме с описанием работы, чтобы узнать, насколько точно и эффективно вы описываете свою квалификацию.

Образец резюме администратора

Используйте следующий шаблон в качестве руководства для создания своего резюме для руководящих должностей администратора:

[Full name]

[City and state]

[Telephone number]

[Email address]

Профессиональное резюме

[In two or three sentences, briefly describe your qualifications for the job. These details may include your current or most recent job title, your years of experience in the administrative field and your most relevant skills, traits or accomplishments.]

Профессиональный опыт

[Job title] | [start date]-[end date]

[Place of employment] — [location]

• Соответствующая ответственность, выполняемая в роли, или количественные достижения

• Соответствующая ответственность, выполняемая в роли, или количественные достижения

• Соответствующая ответственность, выполняемая в роли, или количественные достижения

Образование

[Degree] в [major]

[Name of educational institution], [graduation date (optional)]

[You can also list any relevant clubs or organizations you took part in during your educational career, along with any academic awards or honors you’ve received or relevant coursework you’ve taken. In this section, you can also list additional training you’ve received related to the role, such as courses on particular skills or software.]

Навыки и умения

[In this section, you can provide a list of hard and soft skills relevant to the admin executive job to which you’re applying. Use specific keywords from the job description, including both acronyms and spelled-out phrases.]

Пример резюме администратора

Используйте следующий образец в качестве вдохновения при написании резюме администратора:

Хизер Хадсон
Нью-Йорк, штат Нью-Йорк
(123) 456-7890
h.hudson@email.com

Профессиональное резюме

Высокоорганизованный исполнительный помощник по административным вопросам с пятилетним опытом обеспечения бесперебойной работы офиса. Подтвержденный опыт предоставления надежной административной поддержки руководителям высшего звена, включая организацию совещаний и конференций, ведение протоколов совещаний и управление конфиденциальной информацией. Эффективный коммуникатор, который использует навыки межличностного общения для развития доверительных отношений с коллегами и служит связующим звеном между менеджерами и клиентами.

Профессиональный опыт

Исполнительный административный помощник | май 2018-настоящее время
TS Financial — Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

• Предоставление административной поддержки и управление календарями для 12 сотрудников руководящего звена

• Организованные маршруты поездок и проживание

• Готовые и отслеживаемые отчеты о расходах

• Создание презентаций и отчетов для ежемесячных встреч с клиентами

Административный помощник | май 2016 г. – апрель 2018 г.
Cannock Firm — Нью-Йорк, штат Нью-Йорк

• Встреча и сопровождение посетителей по прибытии в офис

• Управляемые офисные календари для координации встреч и мероприятий

• Написание и корректировка заметок, отчетов и презентаций на точность

• Отвечал в среднем на 30 телефонных звонков или электронных писем в день, отвечая на вопросы и опасения клиентов.

Образование

Бакалавр наук в области делового администрирования
Колледж Хай-Вэлли

Навыки и умения

• Большое внимание к деталям

• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки

• Умение работать самостоятельно, независимо

• Эффективные навыки тайм-менеджмента для расстановки приоритетов задач и соблюдения сроков

• Умение пользоваться пакетом Microsoft Office

• Опыт управления проектами

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.