Как написать рекомендательное письмо для стажировки за 9 шагов

3 января 2022 г.

Хорошо написанное рекомендательное письмо от авторитетного лица может значительно улучшить кандидатуру человека на программу, работу или стажировку. Если вы учитель, менеджер или другой человек с высоким положением, вы можете разумно ожидать, что кто-то может попросить вас написать для них рекомендательное письмо. Для этого важно понимать, что влечет за собой такое письмо. В этой статье мы определяем рекомендательные письма, обсуждаем причины, по которым вы можете написать их для стажировки, объясняем, как их писать, и приводим пример, который поможет вам.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это документ, написанный от имени другого лица, который может подтвердить способности, характер, потенциал этого человека, успеваемость или профессиональную компетентность. Как правило, получателем письма является работодатель или учебное заведение, а субъектом является студент или ищущий работу. Отправитель – авторитетный человек, знающий предмет и чье мнение будет иметь значение для получателя. Нынешние или бывшие работодатели, учителя, коллеги и клиенты обычно пишут рекомендательные письма, в которых обсуждают, как качества субъекта делают его подходящим кандидатом на рассматриваемую роль.

Рекомендательные письма обычно состоят из следующих частей

• Дата: Дата относится к месяцу, дню и году написания. Он отображается в верхнем левом углу документа.

• Информация о получателе: если вы знаете имя, адрес и контактную информацию получателя, они отображаются на два пробела ниже даты. Вы можете опустить данные получателя, если они недоступны или если письмо предназначено для широкой аудитории.

• Приветствие: на два пробела ниже предыдущего раздела обратитесь к получателю с обычным приветствием, например «Уважаемый», за которым следуют его титул и имя и двоеточие. Если имя получателя неизвестно или письмо предназначено для широкой аудитории, уместно написать «Для кого это может касаться» с двоеточием.

• Основная часть: Основная часть обычно занимает от трех до пяти абзацев. В нем вы можете представиться получателю, установить свой авторитет и отношения с субъектом, обсудить качества субъекта, порекомендовать субъекта на рассматриваемую роль и сделать себя доступным для получателя, чтобы ответить на вопросы или обсудить тему дальше.

• Бесплатное закрытие и подпись. Появляющееся на два пробела ниже последней строки основного текста, дополнительное закрытие — это слово или фраза, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», которые непосредственно предшествуют подписи. Подпись — это ваш автограф, написанный под комплиментарным закрытием.

• Должность и организация: Под подписью добавьте свое профессиональное звание и название вашей организации.

Зачем писать рекомендательное письмо на стажировку?

Сильное рекомендательное письмо от лица, имеющего право оценивать кандидата, может значительно повысить шансы кандидата на зачисление в программу стажировки. Стажировки предоставляют молодым людям возможность получить ценный профессиональный опыт, и они часто необходимы для входа в определенные области карьеры. Некоторые академические программы, особенно на уровне выпускников, требуют, чтобы студенты прошли стажировку, прежде чем они смогут получить высшее образование. Таким образом, стажировка может подготовить кандидата к будущему успеху в выбранной профессии.

Как написать рекомендательное письмо на стажировку

Чтобы написать рекомендательное письмо для прохождения стажировки, выполните следующие действия:

1. Определить уместность и осуществимость

Прежде чем вы решите написать рекомендательное письмо, определите, подходите ли вы для этой задачи. В идеале автор письма — это тот, кто хорошо знает предмет и может рассказать о своих положительных качествах. Если вы не совсем знакомы с послужным списком и способностями субъекта или не можете честно поддержать их, вежливо предложите им поискать другого писателя.

Если вы можете искренне порекомендовать предмет, то определите, выполнима ли задача. Написание рекомендательного письма может занять от нескольких недель до месяцев, в зависимости от вашей доступности. Это многоэтапный процесс, который включает в себя сбор информации, организацию информации, составление содержания и пересмотр написанного. Обсудите крайний срок с субъектом и просмотрите свое расписание. Если вы чувствуете, что можете закончить письмо вовремя, согласитесь взяться за это задание. В противном случае подумайте о том, чтобы передать тему другому потенциальному клиенту.

2. Соберите информацию

Как только вы согласитесь написать рекомендательное письмо, важно, чтобы у вас была информация, необходимая для создания эффективного документа. Чтобы у вас была информация для дальнейшего использования, попросите субъекта отправить вам электронное письмо с как можно большим количеством следующих деталей:

• Крайний срок для письма

• Предпочтительный способ доставки, например почта или электронная почта.

• Должность и имя получателя и название организации

• Подробная информация о стажировке, такая как роль, цель и деятельность

• Качества, которые организация ищет в своем идеальном кандидате

Кроме того, хотя вы можете хорошо знать предмет, вполне вероятно, что некоторые детали вам незнакомы, поэтому постарайтесь также собрать некоторую личную информацию, например:

• Предпочтительное имя и написание

• Черты характера, которые следует выделить

• Навыки, полномочия и опыт, которые следует выделить

• Соответствующий трудовой стаж или копия резюме

• Соответствующая академическая курсовая работа

• средний балл

3. Настройте документ

Как и деловое письмо, рекомендательное письмо имеет определенные требования к форматированию. В меню настройки страницы вашего предпочтительного программного обеспечения для обработки текстов примените следующее:

• Шрифт: выберите распространенный и легко читаемый шрифт. Популярны шрифты Times New Roman и Arial.

• Размер шрифта: Как и в случае с гарнитурой, выберите легко читаемый размер шрифта. Times New Roman обычно использует шрифт размером 12 пунктов, а Arial часто использует шрифт 10, 11 или 12.

• Поля: Установите поля равными 1 дюйму со всех сторон.

• Выравнивание: выберите выравнивание по левому краю. Избегайте выравнивания по ширине, которое может повлиять на расстояние между буквами и ухудшить читабельность.

• Междустрочный интервал: отдельные строки в рекомендательном письме имеют одинарный интервал.

• Абзацы: при составлении письма пишите в блочном формате, без отступов и двойных пробелов между абзацами.

4. Укажите дату и внутренний адрес

Используя фирменные бланки, подтверждающие вашу личность и квалификацию получателю, введите дату написания в верхнем левом углу документа. Два пробела под датой включают внутренний адрес, который относится к имени получателя и контактной информации. Следуйте этому формату:

• Почетное имя и имя получателя, если таковые имеются

• Должность получателя, если имеется

• Название организации получателя

• адрес улицы

• Город, штат и почтовый индекс

5. Включите приветствие

На два пробела ниже внутреннего адреса письмо начинается с приветствия. Если вы знаете имя получателя, начните приветствие с «Уважаемый», за которым следует почетное обращение получателя, его имя и двоеточие. Кроме того, вы можете опустить «Уважаемый» и использовать только их почетное имя и имя.

Если вы и субъект не знаете, кто является конкретным получателем, уместно использовать фразу «Для кого это может касаться» с двоеточием после нее. Прежде чем сделать выбор в пользу этого варианта, обязательно изучите принимающую организацию, чтобы определить, можно ли идентифицировать получателя.

6. Установите свое отношение к предмету и сформулируйте свою рекомендацию

Во введении начните с упоминания заявки на стажировку субъекта, обязательно упомянув название связанной организации. Затем представьтесь получателю по имени и должности и объясните, откуда вы знаете предмет. В частности, укажите, в каком качестве вы их знали, и продолжительность вашего общения. Например, если речь идет о вашем ученике, укажите название школы, курсы, на которых вы познакомились с ними, и годы их посещения. Завершите введение, четко указав, что вы рекомендуете предмет для определенной стажировки.

7. Обсудите причины вашей рекомендации

В одном-трех абзацах дайте пояснения к вашей рекомендации предмета. Сосредоточьтесь на конкретных его качествах, которыми вы восхищаетесь, или качествах, которые они попросили вас выделить. Если вы решите распределить свои идеи по нескольким абзацам, рассмотрите возможность обсуждения только одного основного качества в каждом абзаце, приведя конкретные примеры в поддержку вашего заявления. Если вы решите сжать свои идеи в одном абзаце, вы можете представить эти качества в начале и предоставить вспомогательные детали в связном повествовании.

8. Повторите свою рекомендацию и предложите дальнейшее обсуждение

В заключении вашего письма еще раз изложите свою рекомендацию по теме, снова убедившись, что вы называете организацию, связанную со стажировкой. Затем предложите быть доступным для дальнейшего обсуждения темы, упомянув предпочтительный способ связи и способ, которым получатель может связаться с вами. Если, например, вы хотите переписываться по электронной почте, порекомендуйте получателю отправить вам электронное письмо и указать свой адрес электронной почты, даже если эта информация доступна на фирменном бланке.

9. Подписать

Чтобы завершить письмо, включите приветственное завершение, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», двумя строками ниже последней строки заключения. Оставьте место под комплиментарным рядом, чтобы вписать свою подпись, прежде чем указать свое профессиональное звание и название вашей организации в отдельных строках. Затем вы можете распечатать документ, подписать его и поставить печать.

Пример рекомендательного письма на стажировку

Рассмотрим следующий пример, который поможет вам при написании собственного рекомендательного письма для стажировки:

12 декабря 2021 г.

Издательство «Новые рубежи»
33 Хендерсон-авеню
Чарльстон, Южная Каролина 29401

Для предъявления по месту требования:

Я пишу от имени Дженнифер Винъярд, которая, как я понимаю, подала заявку на участие в вашей оплачиваемой программе стажировки в New Frontiers Publishing. Я был главным редактором госпожи Виньярд в Polyphonix, издательском подразделении южнокорейской образовательной компании Language Connections. Она работала у нас с января 2014 года по август 2021 года. Нам было грустно видеть ее уход, но я очень рад, что она нашла возможность применить свои значительные навыки в издательской фирме в своем родном штате, роль, за которую я могу искренне порекомендуйте ее.

Будучи довольно небольшой компанией, Polyphonix требует, чтобы ее сотрудники выполняли несколько функций. Должность г-жи Вайнъярд с нами была «редактор», но это не отражает степень ее способностей. Правда в том, что она была корректором, копировальным редактором, редактором-разработчиком, бета-ридером, разработчиком контента и писателем. Учитывая широкий размах ее роли, я был впечатлен тем, что она смогла изучить нюансы и тонкости работы в течение месяца. Ее приспособляемость была одной из основных причин, по которым мы повысили ее до руководителя группы после первого года ее работы.

Если у мисс Виньярд и были какие-то недостатки, когда она начинала с нами, то они были обычными. Она боролась, например, с запятыми, не различала тире и имела неполное представление о параллельной структуре. Однако она быстро учится и не оставила нам ни одного из этих недостатков. Сегодня я считаю ее одним из лучших молодых редакторов, которых я знал.

С учетом сказанного выше, я хотел бы повторить мою рекомендацию г-жи Дженнифер Виньярд для участия в программе оплачиваемой стажировки New Frontiers. Если бы у меня был выбор, она бы до сих пор работала с нами, и единственное, что меня беспокоит, рекомендуя ее, это то, что это может помешать ей вернуться к нам.

Если у вас есть какие-либо вопросы о г-же Виноградник и ее времени с нами, пожалуйста, напишите мне по адресу victoria.shin@email.com. Я был бы рад обсудить эту необыкновенную молодую женщину со всеми, кто заинтересован.

Искренне,
Виктория Шин
Старший редактор
Polyphonix в Language Connections