Как написать приглашение на обеденную встречу (с шаблоном и примерами)

15 апреля 2021 г.

В течение профессиональной карьеры приглашение коллег или клиентов на встречи по электронной почте является вероятным явлением. Если вы не знаете, что написать в электронном письме с приглашением на обед, вы можете узнать о стратегиях и шагах для написания профессионального электронного письма. Это может помочь вам написать собственные приглашения на встречи. В этой статье мы описываем шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать приглашение на профессиональный обед, предлагаем советы по написанию приглашения на профессиональный обед и предоставляем шаблон и примеры электронного письма с приглашением на обед.

Что такое приглашение на обеденный перерыв?

Приглашение на встречу за обедом может предложить клиенту или другому профессиональному контактному лицу возможность встретиться за обедом, чтобы обсудить деловые темы. Большинство людей используют электронную почту, чтобы общаться со своими профессиональными контактами по поводу встречи за обедом, хотя иногда вы можете направить приглашение на встречу за обедом лично, по телефону или в текстовом сообщении. Способ общения может зависеть от нескольких факторов, включая вашу профессию, отрасль и деловые отношения с человеком, которого вы приглашаете на обед.

Как написать приглашение на встречу за обедом

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать электронное письмо с приглашением на встречу за обедом:

1. Напишите тему письма

Первым шагом к написанию приглашения на встречу является написание темы. Одна из стратегий написания строки темы электронного письма о событии состоит в том, чтобы включить событие и время в строку темы. Например, вы можете написать «Обед в среду в 13:00». Таким образом, получатель поймет, что электронное письмо является приглашением, зависящим от времени.

2. Напишите приветствие

Далее вы можете начать электронное письмо с приветствия. Уровень формальности может зависеть от вашей отрасли и ваших профессиональных отношений с получателем электронной почты.

3. Напишите предложение, приглашающее получателя на обед

Вы можете использовать первое предложение электронного письма, чтобы пригласить получателя на встречу за обедом. Обязательно предложите дату, время и место для обеда, чтобы получатель заранее получил всю информацию о встрече.

4. Добавьте дополнительную информацию

Затем вы можете включить любую дополнительную информацию в последнее предложение электронного письма. Вот несколько примеров другой информации, которую следует включить в электронное письмо с приглашением на встречу за обедом:

• Кто приглашен: вы можете убедиться, что в электронном письме указано, кто будет присутствовать на собрании. Например, если вы планируете встречу за обедом для всей команды, вы можете включить эту информацию, чтобы получатели могли подготовиться к встрече.

• Что взять с собой: если для обеденной встречи требуются какие-либо материалы, например отчеты, вы можете указать эту информацию в электронном письме с приглашением.

• Вложения: если вы планируете прикрепить какие-либо документы или файлы к электронному письму, вы можете включить предложение, информирующее получателя вложения. Например, «Повестка собрания прилагается».

5. Подпишите письмо

Затем вы можете написать приветствие и свое имя, чтобы подписать электронное письмо. Если вы используете автоматическую подпись электронной почты, вы можете пропустить этот шаг.

6. Перечитайте письмо

Прежде чем отправить электронное письмо, вы можете перечитать его, чтобы убедиться, что вся информация верна. Перечитывание электронного письма перед отправкой также может помочь вам исправить орфографические и грамматические ошибки. Это может придать вашему письму более профессиональный тон.

7. Добавьте получателя и отправьте

Наконец, вы можете добавить получателя в электронное письмо. Добавление получателя к электронному письму в качестве последнего шага может помочь вам предотвратить отправку электронного письма до того, как вы его просмотрите.

Советы по написанию приглашения на встречу за обедом

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, когда приглашаете кого-то на профессиональный обед по электронной почте:

• Если вы не получили ответ, продолжайте. Если получатель не отвечает на приглашение в течение нескольких рабочих дней, вы можете позвонить или отправить электронное письмо, чтобы подтвердить планы встречи за обедом.

• Не забудьте сделать резервацию. После того, как вы отправили электронное письмо с приглашением на обеденную встречу и получили ответ, вы можете позвонить в ресторан, где вы планируете встретиться, и зарезервировать столик.

• Предугадывайте предпочтения получателя. Вы можете подумать о предпочтениях получателя электронной почты в отношении времени и места встречи, чтобы гарантировать, что они смогут присутствовать. Если вы плохо знаете человека, с которым встречаетесь, вы можете выбрать ресторан с разнообразными вариантами блюд, чтобы выбор соответствовал его предпочтениям.

• Место встречи имеет значение. Когда вы встречаетесь с деловым человеком за обедом, очень важно, какое место вы выберете. Вы можете убедиться, что ресторан соответствует тону вашей встречи и достаточно тихий, чтобы провести деловую встречу.

Шаблон приглашения на обеденную встречу

Вот шаблон того, как вы можете отформатировать электронное письмо с приглашением на встречу за обедом:

Тема: [Email subject with event, day and time]

[Salutation] [Recipient’s name],

[Sentence inviting the recipient to a lunch meeting.] [Sentence discussing the reason for the event, if necessary.]

[Sentence with additional information about the lunch meeting, including your level of flexibility on the date, time or place, as well as any materials the recipient may need to bring to the meeting.]

[Salutation],

[Your name or email signature]

Примеры приглашений на ланч

Ниже приведены примеры электронных писем с приглашением на встречу за обедом:

Пример 1

Тема: Обед в 14:00 в среду.

Мистер Притчетт,

Срок действия вашего контракта на канцелярские товары истекает в конце месяца. Вы готовы встретиться за обедом в 14:00 в среду в кафе Марти, чтобы обсудить продление вашего контракта с нами?

Компания Simons Office Supplies успешно удовлетворяла потребности вашего бизнеса в течение последних трех лет. Я с нетерпением жду дальнейшего обсуждения вашего контракта. Пожалуйста, дайте мне знать, если другое время или место для встречи будет более подходящим для вас.

С уважением,

Леонард Смит

Пример 2

Тема: Совещание по маркетинговой стратегии в пятницу

Привет, Соня,

Я вижу большой прогресс в маркетинговых ориентирах, которые мы установили на нашей последней встрече. Я хотел бы собраться вместе, чтобы обсудить стратегию. Вы готовы встретиться в пятницу в полдень, чтобы пообедать в Caparelli’s?

Пожалуйста, приносите ежеквартальные отчеты, чтобы мы могли обсудить ход кампании. Я гибко назначаю время встречи, если полдень не соответствует вашему графику.

Я с нетерпением жду встречи с вами!

Спасибо,

Амелия Томлинсон