Как написать предложение о мероприятии (с шаблоном и примером)

14 октября 2021 г.

Организаторы мероприятий часто используют различные методы и стратегии для организации и проведения мероприятия. Одним из таких методов является предложение о событии, которое часто пишется, чтобы показать клиенту, какой вклад может внести организатор мероприятия. Если вы заинтересованы в планировании мероприятий, изучение того, как составить эффективное предложение о мероприятии, может принести пользу вашей будущей карьере. В этой статье мы определяем предложения о мероприятиях, перечисляем, что следует включать, объясняем, как их написать, предоставляем шаблон предложения о мероприятии и пример.

Что такое предложение мероприятия?

Предложение мероприятия — это инструмент, используемый организаторами мероприятий для составления нескольких деталей предстоящего мероприятия. Эти предложения представляют собой всеобъемлющие документы, которые планировщики создают на ранних этапах процесса планирования мероприятия. Планировщики мероприятий обычно составляют предложение о мероприятии, чтобы показать его потенциальному клиенту, прежде чем его нанимают на работу. Предложение четко передает ваши навыки и опыт в качестве планировщика и предоставляет примеры для вашего клиента, чтобы полностью понять ваше видение мероприятия.

Что должно включать в себя предложение о мероприятии?

Каждое предложение о мероприятии — это уникальный проект, который четко определяет параметры конкретного мероприятия с помощью множества полезных деталей и информации. Некоторые элементы, которые следует включить в предложение о мероприятии, могут включать:

• Цель мероприятия: Вы можете написать краткое заявление о миссии или видении в начале предложения, чтобы провести читателя через остальную часть документа. Включение раздела о цели может помочь вашему потенциальному клиенту понять, что вы понимаете его цели и задачи в отношении мероприятия и знаете, как воплотить это видение в реальность.

• Участвующие лица: если для мероприятия требуются поставщики или другая наемная помощь, рассмотрите возможность включения раздела, в котором перечислены поставщики и лица, которых вы планируете нанять. Этот раздел может помочь клиенту понять качество и цены этих дополнительных поставщиков.

• Расписание мероприятия. Еще одним ключевым элементом вашего предложения о мероприятии является расписание мероприятия. Подумайте о том, чтобы включить в свое расписание несколько конкретных деталей, чтобы показать потенциальному клиенту, что вы вдумчивый и внимательный к деталям планировщик.

• Уникальные особенности мероприятия. Чтобы отличить ваше предложение от других, рассмотрите возможность включения информации об уникальных особенностях мероприятия. Вы можете обсудить определенных поставщиков или элементы мероприятия, которые вы хотите включить, чтобы выделить это мероприятие среди других подобных ему.

Как написать предложение о мероприятии

Попробуйте выполнить следующие шаги, чтобы создать предложение о мероприятии:

1. Начните с истории

Один из способов начать предложение — рассказать историю или краткое описание события. Вы можете рассказать о масштабах, видении или способе, которым мероприятие планирует достичь поставленных целей. Составление истории может показать потенциальному клиенту, что вы хорошо понимаете цели, миссию и желаемый результат мероприятия.

2. Ставьте четкие цели

Затем полезно установить четкие цели и перечислить их в предложении. Назвав цели мероприятия, вы можете показать клиенту, что вы готовы помочь ему в достижении этих конкретных целей. Это может быть количество участников, оставшихся в бюджете, сбор определенной суммы денег и другие цели такого рода. Клиент может захотеть добавить в этот список дополнительные цели, но лучше начать с нескольких основных целей, чтобы продемонстрировать свое знание мероприятия.

3. Назовите свою команду

Еще одним аспектом предложения является раздел, в котором вы называете свою команду. Например, если вы работаете с несколькими другими организаторами мероприятий, вы можете перечислить каждого человека и его обязанности. Вы можете назвать любых помощников, стажеров или единомышленников, которые способствуют успеху мероприятия. Это может убедить потенциального клиента в том, что ваша команда сможет эффективно провести мероприятие.

4. Расскажите о своем опыте

Очень важно сообщить о своем опыте в шаблоне предложения о мероприятии. Вы можете сделать это, включив несколько важных деталей, напоминаний или идей, которые продемонстрируют ваши знания об этом конкретном событии. Вы также можете включить изображения или описания прошлых событий, которые вы успешно запланировали. Делясь своим опытом, вы можете показать клиенту, что вы можете предложить в качестве организатора мероприятий. Это также может подготовить их к пониманию цены, которую вы взимаете за свои услуги, придавая ощутимую ценность вашей работе.

5. Укажите свою цену

После сообщения ценности вашей работы важно указать цены, которые вы взимаете за конкретную услугу. Вы можете предложить различные пакеты в зависимости от потребностей клиента или масштаба мероприятия. Независимо от того, сколько вы взимаете, идеально поделиться этой информацией заранее, чтобы клиент знал, чего ожидать. Вы можете попытаться привлечь внимание к своему опыту и ценности вашей работы, чтобы лучше подготовить их к пониманию ваших цен.

6. Используйте привлекательный дизайн

Один из способов передать свое видение мероприятия — это разработать предложение привлекательным и потрясающим образом. Вы можете использовать изображения, уникальные шрифты или определенные цвета, которые выражают ваши идеи, чтобы оживить мероприятие. Использование привлекательного дизайна может показать потенциальным клиентам, что вы заботитесь о презентации и внешнем виде, что может увеличить ваши шансы на получение работы.

Шаблон предложения мероприятия

Вот простой шаблон предложения о мероприятии, в котором представлена ​​информация и формат, необходимые для полного предложения:

[Your name or your company name]

Детали события:

[Title of the event]

[Date of the event]

[Start and end time of the event]

Цель мероприятия:

[Include a description of the event’s purpose. You might include a short vision statement or explain what goals you hope to achieve through your particular approach to this event.]

Хронология событий:

[Include a detailed timeline of the event. Consider adding the time of day that each part takes place. You might choose to include the majority of your event details in this section to ensure that the client knows your thoughts for each aspect.]

Информация о команде:

[Include a list of the people on your team, or vendors you plan to hire.]

Прошлый опыт:

[In this section, consider naming some of the past experience that prepares you for success with this event. Consider including photos or reviews from previous clients to increase your credibility as a planner.]

Цены:

[Include a detailed explanation or list about your prices, and whether or not they’re negotiable. This helps potential clients determine if you’re the best fit for their budget.]

Примеры предложений мероприятий

Вот пример предложения мероприятия для справки:

Компания по планированию свадеб Love and Care

Детали события:

Свадьба Джейн и Джона

19 декабря 2021 г.

Церемония начинается в 15:00, а прием заканчивается в 23:00.

Цель мероприятия:

Цель этого мероприятия — волшебным образом воплотить в жизнь любовь Джейн и Джона через каждую деталь их свадьбы. От интимных моментов свадебной церемонии до элегантного ужина и приема. Мы надеемся, что каждый гость почувствует любовь, которую разделяют Джейн и Джон, а пара сможет наслаждаться каждым моментом своего дня.

Хронология событий:

14:00: Жених и невеста прибывают на место.

14:30: Прибывают гости и занимают свои места.

14:45: Свадебная вечеринка выстраивается в начале прохода, чтобы начать шествие по проходу.

15:00: Церемония начинается, и свадебная вечеринка проходит по проходу под заранее выбранную песню.

15:00-15:30: Служитель, выбранный парой, ведет прием. Каждый элемент приема связан с предпочтениями пары.

15:30-16:30: Гости входят в час коктейлей, наслаждаются напитками, расписываются в гостевой книге и фотографируются в фотобудке. Пара делает индивидуальные фотографии, семейные фотографии и фотографии свадеб с нанятым фотографом.

16:30-17:00: Свадебная вечеринка и пара впервые торжественно выходят на церемонию как муж и жена.

17:00-18:00: Ужин.

18:05: Жених и его мать танцуют.

18:10: Невеста и ее отец танцуют.

18:15: Жених и невеста танцуют свой первый танец.

18:15-19:00: Жених и невеста разрезают торт и подают гостям десерт.

19:00-22:30: Танцы начинаются под музыку от ди-джея.

22:30: Пара готовится к своему грандиозному выходу.

22:45: Пара выходит из зала, и гости начинают расходиться.

Информация о команде:

Лидия: директор по планированию свадеб

Джеймс: Предлагаемый нами фотограф и видеооператор.

Дженни: помощник организатора свадеб

Отзывы клиентов:

«Нам понравилось нанимать Лидию и ее компанию для планирования нашей свадьбы. Они позволили нам доверять им, поэтому мы могли наслаждаться свадьбой без стресса». – Джоан и Пол

«Лидия и Дженни были отличной командой. Они поддерживали связь с нами на протяжении всего процесса планирования, и день свадьбы прошел идеально!» – Райан и Джо

Цены:

*8-часовое мероприятие плюс предварительное планирование: 8750 долларов США**

*Цены обсуждаются в зависимости от продолжительности вашего мероприятия