Как написать политики и процедуры за 7 шагов (с советами)

Политики и процедуры определяют функции и процессы принятия решений во многих организациях. Написание четких политик и процедур может быть одним из способов помочь вашей организации работать гладко и эффективно, потому что это может помочь каждому человеку понять ожидания и нормы компании.

В этой статье мы объясним, что такое политики и процедуры, их преимущества и способы их написания с шагами и советами для успешного написания собственных.

Что такое политики и процедуры?

Политики и процедуры — это формальные руководящие принципы, предписывающие действия, поведение и процессы для членов организации. Эти термины иногда используются взаимозаменяемо. В других случаях они могут использоваться для описания различных типов руководств. Некоторые организации, например, используют термин «политика» для общекорпоративного протокола, поддерживающего конкретное видение или миссию, и процедур для повседневных задач, поддерживающих эту миссию. Может быть полезно уточнить, как ваша команда понимает эти термины, до и во время разработки собственных политик и процедур.

Политики и процедуры могут применяться как ко всей организации, так и к ее меньшему компоненту, например, к определенному отделу или команде. Они также могут определяться группами и отдельными лицами на разных уровнях компании, в зависимости от их организационной структуры.

Преимущества использования политик и процедур

Вот некоторые преимущества использования политик и процедур в организации:

Четкие ожидания

Написание политик и процедур для ваших команд может гарантировать, что ожидания вашей организации от них ясны. Это может помочь поддерживать точную и высококачественную работу и даже повысить удовлетворенность на рабочем месте как для членов команды, так и для руководителей.

Согласованное принятие решений

Когда политики и процедуры определяют ценности, приоритеты и процессы, это может облегчить отдельным лицам и командам принятие важных бизнес-решений. Структура политик и процедур часто придает необходимую согласованность повседневному выбору рабочего места, а также более масштабным решениям.

Единообразные продукты и услуги

Политики и процедуры повышают согласованность, гарантируя, что все, кто влияет на результат продукта, работают одинаково. Единообразные продукты и услуги могут помочь привлечь и удержать клиентов, а также позволят вашему бизнесу завоевать репутацию благодаря высокому качеству работы.

Оптимальная производительность

Политики и процедуры могут помочь оптимизировать производительность вашей команды и организации за счет упрощения решений. Политики и процедуры, повышающие вашу производительность, могут также способствовать увеличению доходов и прибыльности.

Как писать политики и процедуры

Если вы хотите написать политики и процедуры для своей организации или команды, вот несколько шагов, которые вы можете использовать:

1. Определите свои цели

Когда вы пишете свои политики и процедуры, начните с уточнения того, что вы хотите, чтобы они выполняли. Начните с оценки ваших общих бизнес-целей, а затем рассмотрите, как каждый отдел и даже отдельные роли способствуют достижению этих целей. Попробуйте использовать структуру целей SMART, что означает, что вы разрабатываете цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Сотрудничайте с членами вашей команды, чтобы рассмотреть точки зрения, отличные от вашей собственной.

2. Задачи и процессы мозгового штурма

Затем составьте список задач, процессов и действий, которые могут потребовать письменной политики или процедуры в вашей организации. Типы процессов, которые необходимо формализовать таким образом, могут различаться в зависимости от вашей отрасли и конкретного контекста. В большинстве случаев вы, вероятно, захотите рассмотреть цели, проблемы и лучшие отраслевые практики вашей организации. Еще один способ структурировать мозговой штурм по вопросам политики — рассмотреть потенциальные проблемы, с которыми могут столкнуться члены вашей команды, и решения, которые они могут использовать.

3. Определите формат политики

Подумайте, как бы вы хотели отформатировать свои политики и процедуры, когда будете их документировать. Некоторым предприятиям и отраслям может потребоваться определенный формат или определенные разделы. В других ситуациях вы можете разработать собственный формат политики. Подумайте, что ожидается и требуется в вашей собственной области, и соответствующим образом отформатируйте свои политики.

4. Напишите политики и процедуры

Затем используйте выбранный формат для написания политик и процедур. Вы можете сделать это в группе и работать вместе, чтобы определить наиболее подходящий язык для каждой политики и процедуры. Вы также можете делегировать определенные политики и процедуры определенным группам или отделам в зависимости от их функции в вашей компании. Если в вашей организации действуют определенные правила для разработки новых политик и процедур, неукоснительно следуйте этим рекомендациям.

5. Уточнить логистику

В процессе написания политик и процедур помните о любых юридических или нормативных правилах, которым вы должны следовать. Законы или другие организации могут регулировать определенные типы политик и процедур, например, аккредитационную или надзорную группу. Помните об этих параметрах при написании и просмотре ваших документов.

6. Вычитывайте и пересматривайте

Когда вы написали черновой вариант своих политик и процедур, не забудьте тщательно вычитать его и при необходимости отредактировать. Подумайте о том, чтобы попросить другого человека или группу просмотреть ваш документ и при необходимости предложить изменения.

7. Публиковать и распространять

Когда ваши политики и процедуры будут завершены, вы можете опубликовать и распространить их среди членов вашей команды. Вы можете сделать это, используя печатный документ, например, справочник сотрудника. Вы также можете распространять политики и процедуры для своих сотрудников в электронном виде, если это разрешено вашей организацией. Изучите инструменты для соблюдения политик, когда будете готовы поделиться своими новыми политиками и процедурами.

Советы по написанию политик и процедур

Вот несколько дополнительных советов по написанию успешных политик и процедур:

• Работайте совместно. Группы людей часто более креативны и продуктивны, чем отдельные лица, разрабатывающие политики и процедуры самостоятельно. Попробуйте собрать рабочую группу из людей, которые разбираются в различных аспектах вашей организации при разработке политик и процедур.

• Используйте шаблон. Если вы планируете разработать значительное количество политик и процедур, попробуйте использовать шаблон для упрощения процесса. Использование шаблона для политик и процедур также может быть хорошим способом обеспечить их последовательную разработку и справедливое внедрение.

• Тщательно выбирайте язык. При написании политики или процедуры обязательно используйте профессиональный язык, который точно выражает то, что вы намереваетесь выполнить с помощью этого элемента. Старайтесь сохранять конкретность, когда это возможно.

• Держите свою политику содержательной. Старайтесь писать политики и процедуры, которые являются осмысленными и при этом относительно короткими. Это может помочь обеспечить большую ясность при общении с членами вашей команды.

• Исследуйте закон. Важно, чтобы ваши политики и процедуры соответствовали всем применимым законам и постановлениям в вашем регионе. Изучите применимые правила в процессе планирования. Подумайте о том, чтобы проконсультироваться со специалистом в области права, чтобы убедиться, что ваши политики и правила полностью соответствуют законодательству.