Как написать письмо о заказе товаров (с примером)

3 января 2022 г.

Если вы хотите приобрести продукты или товары у продавца, написав письмо, вы сможете выразить заинтересованность, запросить покупку и записать детали транзакции. Написав эффективное письмо о заказе товаров, вы можете четко заявить о своих намерениях продавцу и успешно завершить сделку. Изучение того, как написать письмо о заказе товаров, может помочь вам написать собственное информативное письмо. В этой статье мы объясним, что такое письмо о заказе товаров, наметим шаги для его написания и поможем вам создать его самостоятельно, предоставив шаблон и пример.

Что такое письмо-заказ товара?

Письмо о заказе товаров — это документ, который подтверждает сделку и содержит детали продажи. Например, в нем обычно указывается название приобретаемого товара и описываются характеристики товара, включая его характеристики, цвет и размер. Документ обычно включает сведения о количестве заказанных продуктов, способе оплаты, дате транзакции и плане отгрузки. Он также может включать личную информацию, такую ​​как ваши контактные данные и адрес доставки. Эти документы являются официальными документами и могут иметь юридическую силу.

Почему важно письмо о заказе товара?

Письмо о заказе товаров важно, потому что оно создает формальную квитанцию ​​​​для транзакции. Эти документы имеют юридическое признание, а это означает, что юристы могут использовать их в качестве доказательств в спорах о покупках. В дополнение к обеспечению правовой защиты покупателей и продавцов, участвующих в сделке, эти документы также создают письменную запись сведений о продукте, запрошенных покупателем. Эта запись содержит сведения о покупке, чтобы продавцу было проще оправдать ожидания покупателя. Они также могут использовать письмо для справки, чтобы уточнить предпочтения в заказе или выявить ошибки после прибытия заказа.

Как написать письмо о заказе товара

Вот шаги для написания письма-заказа:

1. Знайте, что включить в письмо-заказ

Первый шаг к написанию официального письма о заказе товаров — знать, что оно включает. Вот части приказного письма:

• Тема: Строка темы появляется в верхней части письма, обычно по центру страницы. Это описательное утверждение, выражающее намерение письма, например, «заказать 15 офисных стульев».

• Приветствие: Используйте вежливое приветствие, чтобы поприветствовать читателя. Обращайтесь к продавцу по имени, если это возможно, или используйте альтернативу, например «Уважаемый продавец», если имя недоступно.

• Введение: Первый абзац письма представляет собой краткое введение. Если вы впервые обращаетесь к продавцу, представьтесь или представьтесь компании, от имени которой вы совершаете покупку, или расскажите о своем намерении совершить покупку, если вы уже работали с продавцом ранее.

• Сведения о заказе. В этом разделе предоставьте подробную информацию о вашем заказе, в том числе о том, какие продукты вы покупаете, и о ваших предпочтениях в отношении цвета, стиля, марки, размера и других характеристик. При покупке нескольких предметов разных типов рассмотрите возможность использования отдельных абзацев для ясности.

• Платежные реквизиты: Далее опишите, как вы планируете оплачивать заказ. При необходимости вы можете указать свою платежную информацию в этом разделе или указать другой способ оплаты, например чек или денежный перевод.

• Инструкции по доставке: в этом разделе предоставьте инструкции по отправке и доставке заказа. Назовите любую конкретную транспортную компанию, которую вы предпочитаете, и укажите крайний срок доставки.

• Специальные инструкции: Для заказов со специальными инструкциями создайте отдельный раздел, чтобы перечислить их. Наличие специального раздела для специальных инструкций гарантирует, что продавец увидит их.

• Выражение будущих деловых отношений: если вы размещаете заказ в качестве представителя своей компании и желаете продолжить партнерские отношения с продавцом, включите заявление, выражающее вашу заинтересованность в партнерстве. Например, если вы хотите работать с продавцом в качестве постоянного поставщика для вашей компании, это отличное место, чтобы признать ценность, которую они предлагают вашей организации.

• Контактная информация. Укажите свои контактные данные, чтобы продавцу было легко связаться с вами. Это позволяет им связаться с вами с вопросами или если у них возникнут проблемы с выполнением вашего заказа.

• Завершение: Завершите письмо вежливым и профессиональным завершением. Поблагодарите продавца за потраченное время и усилия и завершите письмо своей подписью.

2. Создайте схему

Узнав о частях письма заказа товаров, подготовьте план собственного письма. Подумайте, какую информацию вам нужно включить в зависимости от ваших отношений с продавцом, продуктов, которые вы собираетесь приобрести, и от того, размещаете ли вы свой заказ как физическое лицо или от имени более крупной организации. Возможно, вам не потребуется включать все типичные разделы письма-заказа, поэтому используйте этот этап процесса написания, чтобы определить, какая информация наиболее актуальна для вашего документа. Например, вы можете исключить раздел специальных инструкций, если у вас его нет.

Структурирование помогает вам организовать свои мысли, чтобы вы могли легко заполнить каждый раздел на этапе черновика в процессе написания. Создавая отдельные разделы в своем письме, вы облегчаете продавцу рассмотрение ваших ожиданий и их выполнение. Планирование может сделать ваш процесс письма более эффективным. Это позволяет вам определить, какой контент включить, прежде чем вы начнете набрасывать, что означает, что вы можете тратить меньше времени на мозговой штурм контента.

3. Напишите черновик

После того, как вы отформатировали свой план, начните писать свой контент. На этапе составления ваш текст может быть неформальным или даже неполным. Сосредоточьтесь на том, чтобы изложить свои идеи на бумаге и эффективно организовать их для читателя. Вы можете разработать свой контент в нескольких черновиках, чтобы ваш текст был полным, точным и профессиональным. Процесс составления черновика помогает вам доработать ваш контент и адаптировать его в соответствии с ожиданиями вашей аудитории в отношении тона и ясности.

4. Пересмотрите и вычитайте

Завершите свое письмо, пересмотрев и вычитав его. Ревизия включает в себя проверку письма на предмет организации, ясности и правильности. Вычитка означает чтение письма для выявления незначительных ошибок в орфографии, грамматике и тоне. Перед отправкой убедитесь, что вы включили все необходимые детали, касающиеся вашего заказа, и что вы организовали свое письмо в отдельные абзацы. Проверьте письмо на профессионализм, исправив любые орфографические или грамматические ошибки и используя профессиональный язык. Вы можете сделать свой тон более формальным, произнося слова по буквам и избегая сленга.

В качестве стратегии проверки попробуйте прочитать свой черновик вслух. Либо прочитайте сами, либо попросите кого-нибудь прочесть вам. Это отличный способ найти неуклюжие фразы, которые могут снизить ясность вашего письма. Другой вариант — не писать на несколько часов или на ночь. Вернувшись к черновику свежим взглядом, вы сможете заметить небольшие ошибки. Наконец, попробуйте прочитать черновик задом наперед. Эта стратегия вырывает каждое предложение из контекста, чтобы вы могли сосредоточиться на языке.

Образец письма о заказе товара

Вот шаблон письма-заказа товаров, который вы можете использовать, чтобы написать свой собственный:

Дата: [Sending date]
От: [Your first and last name]
К: [Recipient’s name]
Тема: [A short, descriptive statement indicating the letter’s purpose]

дорогая [Seller or seller’s name]:

Согласно нашему обсуждению [date]пишу на заказ [order description, including the name of the product you’re ordering, quantity and relevant characteristics].

Я намерен оплатить через [explain payment method or include any payment details needed to complete the transaction].

Если возможно, я хотел бы, чтобы товары были доставлены [date].

В случае возникновения каких-либо проблем, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [your preferred contact method and details, such as your phone number or email address].

Я также хотел бы поблагодарить вас от имени [insert company name]. Мы ценим ваши услуги и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Искренне,
[Your name]

Образец письма о заказе товара

Вот образец письма о заказе товара:

Дата: 20.11.21
От: Клиффорд Саттон
Кому: Саша Петров
Тема: Заказ 10 складных столиков

Уважаемая госпожа Петрова:

Согласно нашему обсуждению 19.11.21, я пишу, чтобы заказать у вас 10 6-футовых складных столов для предстоящего корпоративного праздничного мероприятия. Вы перечисляете столы по 50 долларов за каждый в цифровом каталоге вашей компании.

Я намереваюсь заплатить чеком и приложил к этому письму платеж в размере 500 долларов.

Если возможно, я хотел бы, чтобы товары были доставлены до 23.11.21.

В случае возникновения каких-либо вопросов, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону или электронной почте. Вы можете написать мне по адресу csutton@suttonfarms.com или по телефону 644-566-2299.

Я также хотел бы поблагодарить вас от имени Sutton Farms. Мы ценим ваши услуги и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Искренне,
Клиффорд Саттон