Как написать письмо о вознаграждении сотрудника: шаблон и образец письма о вознаграждении

24 июня 2021 г.

Официальное признание ваших сотрудников за образцовую работу может помочь им почувствовать, что их ценят и видят. Существует множество способов поощрения сотрудников за хорошо выполненную работу. Хорошо написанное письмо с наградой поможет вам поблагодарить сотрудников за их вклад в достижение целей компании, продвижение основных ценностей и повышение стандартов. В этой статье мы обсудим, что такое письмо о вознаграждении сотрудника, объясним, как его написать, и предоставим шаблон и образец письма о вознаграждении, которые вы можете использовать для справки.

Что такое наградная грамота работника?

Письмо о награждении сотрудников — это письмо от работодателя, в котором он благодарит и вознаграждает сотрудников за их исключительную работу. Некоторые компании включают наградные письма в свои установленные процессы оценки, чтобы отметить сотрудников своей компании, которые превзошли ожидания. Как правило, исполнительные отделы или другие руководители рассылают письма конкретным достойным лицам в своей корпорации. Награды часто сопровождаются денежными вознаграждениями или аналогичными поощрениями, чтобы выразить признательность за усилия сотрудника.

В зависимости от компании работодатели и менеджеры могут раздавать наградные грамоты в частном порядке или на крупных мероприятиях, где они отмечают несколько человек одновременно. Компании, которые используют системы ранжирования или оценки для отслеживания и управления эффективностью, часто используют наградные письма как часть процесса проверки сотрудников. Однако любая компания, желающая особо отметить членов своей команды, может использовать наградные грамоты.

Как написать письмо о поощрении работника

Если вы заинтересованы в написании письма о награждении сотрудника, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Перечислите положительный вклад сотрудников

Прежде чем составить письмо, подумайте о том, чтобы перечислить положительный вклад сотрудника в компанию. Подумайте о конкретных действиях, поведении или достижениях, которые вы хотели бы отметить или закрепить. Конкретность может помочь сотруднику почувствовать, что его ценят, потому что это показывает, что вы нашли время, чтобы заметить его тяжелую работу. Постарайтесь получить обратную связь от непосредственных руководителей и членов команды при создании содержания письма. Это может помочь вам включить соответствующую информацию и добавить смысла вашему письму.

2. Определите логистические детали

Не забудьте включить в свое письмо любые соответствующие логистические детали. Например, если вы решите провести церемонию награждения, укажите информацию о мероприятии, такую ​​как дата, время и место. Кроме того, если ваше письмо о награде содержит денежное вознаграждение или подарок, обязательно перечислите все шаги, которые сотрудники должны предпринять, чтобы использовать свою награду. Укажите период службы сотрудника, за которую его хвалят.

3. Выберите формат письма

Если вы создаете письма для многих сотрудников, рассмотрите возможность использования шаблона, который позволяет вставлять конкретную информацию, сохраняя при этом общие поля. Это может помочь вам упростить процесс написания писем и эффективно производить большие объемы. Хотя это и необязательно, поиск формата, позволяющего благодарить сотрудников за их уникальный вклад, может сделать письма более личными и продуманными.

Однако для облегчения написания больших объемов полезно определить области, в которых ваше сообщение может оставаться согласованным. Общая информация, такая как инструкции по погашению, логистика мероприятия и информация о наградах, часто может оставаться единообразной в письмах, что позволяет быстро воспроизводить информацию в большом пакете.

4. Составьте письмо

Чтобы написать письмо, используйте свой шаблон, который поможет вам структурировать письмо и убедиться, что вы включили в свое письмо все, что вам нужно, например:

• Что такое награда

• За что сотрудник получает награду

• Преимущества, связанные с получением награды

Просмотрите свое письмо, чтобы убедиться, что оно не содержит опечаток и кажется сотруднику подлинным и личным.

5. Получите соответствующие подписи

Последним требованием к письму о награждении является наличие подписи одной из управленческих сторон в организации, например, менеджера сотрудника, президента или генерального директора компании. Подписи этих людей могут сообщить о важности награды и помочь поднять боевой дух получателя.

6. Доставьте письмо

После того, как вы составили письмо и включили в него подписи высшего руководства, решите, как вы хотите разослать письмо своему сотруднику или сотрудникам. Вот несколько способов доставки, которые вы можете использовать:

• Церемония награждения: компании могут принять решение о проведении мероприятия, чтобы отметить сотрудников, которые помогают продвигать свою миссию и достигать поставленных целей. Церемонии могут увеличить важность письма и обеспечить широкомасштабное признание образцового сотрудника.

• Частная переписка: вы можете доставить письмо по почте или лично сотруднику. Это может быть хорошим способом передать свое письмо, если вы хотите, чтобы признание работника оставалось незаметным.

• Запланированные встречи с наградами. Если вы хотите, чтобы письма с наградами стали более рутинной практикой, вы можете запланировать встречи, которые будут проходить по регулярному графику, например, каждый квартал или год. Это может быть полезно, если вы используете балльную систему или другие методы ранжирования для сотрудников, потому что это показывает потенциальные преимущества их тяжелой работы и может побудить их преуспеть в своих ролях.

Образец письма о награждении сотрудников

Прежде чем написать письмо о вознаграждении сотрудника, подумайте о том, чтобы создать структуру, которая поможет вам написать письмо. Используйте этот шаблон в качестве руководства для написания письма о вознаграждении сотрудника:

[Date]

Дорогой [employee name],

Поздравляем с получением [name of award]! Мы хотим поблагодарить вас за вашу усердную работу в этом году и за демонстрацию ценностей нашей компании [value] и [value]. Ваша работа над [insert project or why they’re receiving recognition] было исключительным, и мы благодарны за то, что вы стали частью [company] семья.

В благодарность хотим подарить вам [award]. Мы будем вручать вашу награду вместе с несколькими вашими коллегами на [name of event]. Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, поскольку мы признаем вашу тяжелую работу и достижения. В этом году мы проводим мероприятие в [event details].

Еще раз спасибо за самоотверженность! Мы благодарны Вам за то, что Вы являетесь представителем нашей компании. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация. Мы с нетерпением ждем возможности отметить вашу выдающуюся работу на [event] и еще раз поздравляю!

Теплые пожелания,

[Signature, printed name, title]

[Signature, printed name, title]

Образец приказа о награждении работника

Вот образец письма о награждении, которое вы можете использовать для справки:

18.06.21

Уважаемый г-н Энтони Родригес,

Поздравляем с получением награды «Отличник округа 2021»! Мы хотели бы поблагодарить вас за вашу усердную работу в этом году и за демонстрацию ценностей нашей школы по содействию успеху учащихся и обеспечению долгосрочной жизнеспособности нашей миссии. Ваша работа на мероприятии «Fliers for Flyers» была исключительной. Так много учеников и родителей дали нам положительные отзывы о мероприятии и вашем вкладе в его организацию и успех. Ваша неизменная самоотверженность, энтузиазм и упорство в своей роли вдохновляют всех нас каждый день. Мы так благодарны за то, что вы стали частью семьи Rockrest Elementary.

Чтобы поблагодарить вас, мы хотели бы вручить вам награду округа в этом году и подарок в размере 1500 долларов. Вы можете рассчитывать на получение дополнительного компенсационного бонуса при следующей зарплате. Мы также вручим вашу награду вместе с несколькими коллегами из вашего округа на ежегодной церемонии награждения сотрудников округа Рокрест. Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, поскольку мы признаем всю вашу тяжелую работу и достижения. В этом году мы проведем мероприятие в отеле The Little House в Ньюпорт-Гроув в 19:00 25 октября. Мы приглашаем вас привести своих друзей и семью, чтобы помочь вам отпраздновать это престижное достижение.

Еще раз спасибо за вашу преданность нашим ученикам! Мы благодарны за то, что вы являетесь представителем нашей школы и округа. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация. Мы с нетерпением ждем возможности отметить ваше выдающееся выступление на церемонии награждения и еще раз поздравить вас!

Теплые пожелания,

Сьюзен Гэри, директор начальной школы Рокрест

Майкл Трочес, суперинтендант государственных школ округа Рокрест