Как написать письмо о приеме (с примером)

10 сентября 2021 г.

Написание приветственного положительного письма о зачислении является ключевой обязанностью консультанта по приему. Детали, которые вы включаете в письмо о приеме, и то, как вы формулируете информацию, могут оказать значительное влияние на студентов во время важной вехи в их жизни, прежде чем принять решение о поступлении на образовательную программу. Изучение того, как написать эффективное письмо о приеме, дает вам возможность приветствовать студентов в программе и обучать их тому, как начать обучение в колледже.

В этой статье мы объясним, что включить в письмо о принятии и как его написать, а затем поделимся шаблоном и примером для вдохновения.

Что такое письмо о приеме?

Письмо о зачислении — это записка, которую колледжи и другие программы рассылают учащимся, чтобы уведомить их о том, что они зачислены. В письме студенты поздравляют с поступлением и делятся основными сведениями об их зачислении в программу. Наряду с именем заявителя и заявлением, подтверждающим его зачисление, каждое учебное заведение включает различные данные в зависимости от их процесса приема. Некоторые примеры информации, которую вы можете включить в письмо о приеме, включают:

• Краткое описание того, что сделало заявку кандидата особенной

• Основная информация о любых стипендиях, полученных заявителем

• Подробности о том, как принять предложение

• Сроки ответа или внесения депозита

• Информация об ориентации первого года обучения

• Обновления о поступающих материалах, таких как пакеты финансовой помощи или описания курсов

Как написать письмо о приеме на работу

Используйте эти шаги в качестве руководства по подготовке письма о принятии для вашей программы:

1. Подготовьте заголовок

Начните письмо с официального заголовка, который включает полное имя и адрес учащегося. Идентификация правильного студента в письмах о приеме имеет решающее значение для того, чтобы убедиться, что нужные студенты получат уведомление о том, что они зачислены в программу колледжа. Разместите официальный логотип программы или напечатайте письмо на официальных бланках университета, чтобы подчеркнуть важность документа.

2. Подтвердить зачисление кандидата

Используйте первое предложение письма, чтобы объяснить, что вы принимаете кандидата в программу. При составлении первого предложения используйте понятный язык, чтобы заявитель понял свой статус приема. Получение допуска к образовательной программе важно для будущего студента, поэтому прямота полезна для студента. Подумайте о том, чтобы написать предложение от первого лица, чтобы сделать письмо более личным и понятным.

3. Поделитесь поздравлением

Поздравьте студента с поступлением после объявления о том, что он заработал место в программе. Признайте тяжелую работу и усилия, которые они вложили в свое приложение. Если ваша программа имеет особенно высокие стандарты приема заявок, вы можете упомянуть эту информацию, чтобы подчеркнуть их достижения. В зависимости от того, сколько писем о приеме вы должны отправить, вы можете персонализировать каждое письмо, указав несколько подробностей о том, почему каждый студент был принят.

4. Объясните, как принимать

В письме предоставьте инструкции о том, как принять или отклонить предложение о приеме. Обычно это включает в себя заполнение и возврат формы, подачу депозитной квитанции или ввод информации в Интернете. Перечислите все крайние сроки и объясните, какой крайний срок применяется к каждой форме, если необходимо заполнить несколько документов.

5. Включите дополнительные сведения

Необязательным шагом является включение дополнительных сведений, таких как информация об ознакомительной неделе, дополнительные посещения, чтобы узнать больше о программе или информацию о стипендии. Некоторые программы имеют дополнительные пакеты с подробной информацией об этой информации, в то время как другие включают их в письмо с первоначальным предложением. Поговорите со своими коллегами, чтобы определить, какой метод подходит для вашей ситуации.

6. Поощряйте их принять

В конце письма предложите заявителю принять предложение. Объясните, что вы надеетесь, что они примут участие, и что вы считаете их полезными для программы. Это показывает, насколько вы цените их вклад и цените их применение. Подпишите свое имя и рассмотрите возможность добавления рукописной заметки в конце, чтобы сделать письмо еще более личным.

Образец письма о приеме:

Этот шаблон представляет собой структуру, которую вы можете заполнить конкретной информацией о ваших студентах и ​​программе:

[Student name]
[Student address]

дорогая [First name],

Я рад сделать вам официальное предложение о зачислении в Класс [graduation year] в [college name]. Примите наши поздравления. В этом году мы получили много отличных заявок от талантливых людей и имели возможность принять лишь несколько избранных студентов. Мы считаем, что вы отлично подходите для нашей программы из-за [example of accomplishments] и надеюсь, что вы примете это предложение присоединиться к студенчеству.

Дать всем зачисленным студентам возможность узнать больше о [college]мы проводим несколько информационных мероприятий исключительно для принятых заявителей из [date] к [date]. Если вы заинтересованы в посещении или запланировании индивидуального визита, ответьте на прилагаемые приглашения или свяжитесь со мной по указанному ниже номеру.

Все регистрационные формы прилагаются, в том числе [list of forms] который вы должны вернуть через [deadline] чтобы обеспечить место на предстоящий семестр. Дополнительно, пожалуйста, приложите депозит в размере [amount] рядом с твоей формой. Вы также можете просмотреть свой входящий пакет финансовой помощи для получения более подробной информации об оплате вашего депозита с помощью любых стипендиальных фондов. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, напишите мне на [email] или позвоните в приемную по тел. [phone number].

Я с нетерпением жду звонка от вас в ближайшее время и увидеть вас в кампусе!

Искренне,

[Name]
[Job title]
[Name of college]

Пример письма о приеме

Вот пример письма о приеме:

Кейтилин Моралес
Остин, Техас

Дорогая Кейтилин,

Я рад сообщить, что вы получили место в классе колледжа Уайтуотер в 2024 году. Поздравляем вас с вашей тяжелой работой и самоотверженностью. У нас высокие стандарты академической успеваемости, и мы считаем, что ваши результаты тестов и образование, а также ваше эссе демонстрируют способность вносить впечатляющий вклад в сообщество Whitewater College. Приемная комиссия надеется, что вы выберете колледж Уайтуотер как место, где вы продолжите свой академический рост.

В марте и апреле у нас есть несколько мероприятий для зачисленных студентов, на которых вы можете познакомиться с кампусом, встретиться с профессорами и узнать больше о том, где вы можете провести следующие четыре года. Вы можете ответить на одно из вложенных приглашений или отправить мне сообщение по электронной почте ниже, чтобы запланировать посещение в другое время.

Чтобы подтвердить свое зачисление, ответьте на предложение, отправив форму о принятии до 1 мая 2022 г., чтобы получить место на осенний семестр. Вместе с формой зачисления отправьте форму депозита в размере 500 долларов США, которая также должна быть предоставлена ​​до 1 мая 2022 года. Многие студенты имеют право на освобождение от депозита через пакет финансовой помощи и стипендии, который приходит по почте. Пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами по телефону 555-555-5555 или natalia.cinnamon@email.com

Я с нетерпением жду звонка от вас в ближайшее время и увидеть вас в кампусе!

Искренне,

Наталья Корица
декан приемной комиссии
Колледж Уайтуотер