Как написать письмо о номинации за 4 шага (с примером)

26 августа 2021 г.

Номинация на премию или другой вид признания может быть большой честью для получателя и для компании, организации или сообщества. Написание эффективного письма о номинации часто является важной частью процесса номинации, и оно может помочь получателю письма понять, кто номинирован и почему. Изучение этого процесса написания может помочь вам создать профессиональное и информативное письмо о номинации. В этой статье мы опишем, что такое письмо о номинации, объясним, почему вы можете его написать, расскажем, как написать письмо о номинации, и предоставим шаблон и пример для справки.

Что такое письмо о назначении?

Письмо о назначении — это официальный документ, спонсирующий или предлагающий кого-то на новую роль, приз, повышение заработной платы, награду или другой вид признания. Письма о номинациях обычно содержат информацию о вкладе субъекта или его праве на предлагаемое вознаграждение, а также о том, кто их спонсирует. Написание хорошего письма о номинации может потребовать усилий и времени, а хорошо написанное, организованное письмо о номинации может увеличить шансы на успешную номинацию.

Причины написать письмо о назначении

Есть много причин, по которым кто-то может написать письмо о выдвижении кандидатуры, в том числе:

Награды

Награды бывают разных видов, от общественных вкладов до конкретных компаний. Номинирование кого-то на награду обычно означает, что вы признаете ценность их вклада в их сообщество, рабочее место или ремесло. Награды могут включать в себя такие вещи, как:

• Финансовая компенсация

• Трофеи

• Сертификаты достижения

• Признание отрасли

• Стипендии

Награда обеспечивает как признание, так и вознаграждение за вклад человека. Например, если консультант создает программу работы с населением, благодаря которой количество бездомных в городе сокращается почти на 15 % в первый год, город может наградить консультанта наградой за общественные работы и денежным грантом на программу.

Акции

Некоторые компании делают процесс продвижения по службе официальным, используя официальные письма о назначении. Назначение человека на должность показывает, что в организации есть люди, которые его отстаивают. Например, если у вас есть сотрудник, который в течение нескольких лет превосходил свою производственную квоту, продемонстрировал отличные лидерские качества и всегда пунктуален, вы можете написать официальное письмо о назначении от его имени. Вы также можете попросить руководителей компании рассмотреть кандидатуру сотрудника на руководящую должность, основываясь на его производительности и лидерских качествах.

Взносы

В некоторых письмах о номинациях отдельные люди назначаются для особого признания их вклада в бизнес, организацию или сообщество. Например, если вы менеджер, который наблюдает за командой сотрудников, демонстрирующих образцовые навыки и преданность своей работе, вы можете написать письмо о назначении сотрудника месяца. Хотя это не материальная награда, она позволяет компаниям и другим типам организаций признавать положительный вклад человека.

Как написать письмо о назначении

Вот четыре шага для написания эффективного письма о номинации:

1. Включите заголовок

Письма обычно имеют заголовок, чтобы идентифицировать отправителя и предоставить читателю его контактную информацию. Вы можете указать свое полное имя, свою должность в компании и другую соответствующую контактную информацию, такую ​​как номер телефона и адрес электронной почты. Вы также можете указать в заголовке название награды или продвижения по службе, на которое вы номинируете человека. Некоторые компании также предоставляют номинационные документы с готовыми заголовками, в которые вы можете добавить свою основную контактную информацию.

2. Набросайте введение

После того, как вы закончите заголовок, набросайте вводный абзац. Введение обычно состоит из одного абзаца и состоит из четырех или пяти предложений. В своем приветствии обращайтесь к получателю по его полному имени или используйте общее приветствие, например: «Кого это может касаться». Затем укажите имя человека, о котором вы пишете, приз или поощрение и причины, по которым вы защищаете этого человека. Этот абзац поможет вашему читателю понять, почему вы пишете и для кого вы пишете.

3. Напишите текст письма

Основная часть письма содержит несколько абзацев с конкретной информацией о вкладе человека и причинах, по которым вы его номинируете. Вы можете упомянуть их конкретные черты характера, такие как честность или страсть, а также отраслевые навыки, такие как графический дизайн или письмо. Важно подробно описать лучшие качества номинанта, чтобы читатель понял, почему он является отличным выбором для награды. Вы также можете упомянуть, как их действия повлияли на вас лично, например, вдохновили или мотивировали ли они вас в вашей работе.

4. Создайте сводку

В своем резюме вы можете кратко резюмировать каждый из ключевых моментов письма. Вы можете написать полный абзац или использовать маркированный список, чтобы поделиться конкретными навыками или вкладом кандидата. Вы также можете повторить, почему вы считаете своего кандидата лучшим выбором. Резюме обычно включает заключительное приветствие и личную подпись.

Образец письма о назначении

Вот шаблон, который вы можете использовать для составления письма о назначении:
[Your full name]
[Your title and organization]
[Your phone number]
[Your email address]
[The date]

[Greeting],

Я с большим удовольствием пишу вам сегодня, чтобы номинировать [nominee’s name] для [award or recognition]. я полагаю, что [nominee’s name] это лучший выбор для [award] потому что [reason for nomination]. я работаю с [nominee’s name] в [department or organization] и твердо убеждены, что они являются главными кандидатами на [award] потому что [reason for nomination].

[In the first body paragraph, detail the nominee’s specific contributions and explain why you think they’re the best choice for the award or recognition.]

[In the second body paragraph, provide specific examples that show the nominee’s skills and contributions.]

[In the third body paragraph, summarize the nominee’s skills with a bulleted list for readability]

[Summarize your letter and the nominee’s qualifications.]

[Closing salutation]
[Your name]

Образец письма о назначении

Вот пример письма о назначении для справки:

Дэйв Браун
Кливлендский информационно-пропагандистский центр и общественный ресурсный центр
222-345-5566
d.brown@email.com 10 мая 2021 г.

Уважаемый мистер Колдуэлл,

Я с большим удовольствием пишу вам сегодня, чтобы номинировать Линдси Беккер на награду за выдающиеся достижения в общественной работе (EICS). Я считаю, что Линдси — лучший кандидат на получение награды EICS, потому что она постоянно демонстрирует ценности нашей компании, такие как гуманизм, честность и общественное служение. Я работаю с Линдси в отделе по связям с общественностью и твердо верю, что она главный кандидат на получение награды EICS из-за ее неустанного вклада в организацию и общество.

Линдси успешно увеличила ресурсы нашей программы работы с населением почти на 20% за последний год. Она постоянно тратит свое свободное время на волонтерскую деятельность в сообществе, чтобы еще больше укрепить связи нашей организации с местным сообществом и его ресурсами. Линдси также помогает поощрять людей, с которыми она работает, включая меня, на стремление к личному развитию и заботу о наших товарищах по сообществу. Я считаю, что многие из моих собственных успехов в этой организации связаны с постоянным стремлением Линдси вдохновлять и мотивировать всех нас.

Хорошим примером приверженности Линдси обществу является прошлогодняя гастрольная кампания. Она не только организовала мероприятие, но и помогла найти трех новых спонсоров, провела работу с более чем 20 местными школами и лично помогала раздавать продукты в местные продовольственные банки. Я считаю, что это образцовая демонстрация того, что наша организация и Линдси представляют в сообществе.

Навыки Линдси многочисленны и впечатляющи, и она продолжает удивлять меня своими навыками и качествами, такими как:

• Смирение

• Честность

• Харизма

• Страсть

Я решительно поддерживаю выдвижение Линдси на премию EICS и считаю, что ее вклад в сообщество и компанию делает ее лучшим кандидатом на эту награду. Я надеюсь, что вы рассмотрите мою кандидатуру, и я надеюсь, что я эффективно продемонстрировал способности и вклад Линдси. Спасибо за уделенное время.

Искренне,
Дэйв Браун