Как написать объяснительное письмо (с шаблонами и примерами)

Письменное общение может быть четким, кратким и прослеживаемым методом разрешения конфликтов и предотвращения недопонимания. Написание объяснительного письма может дать много преимуществ для решения ситуаций, возникающих в профессиональной или академической среде. Объяснение ситуаций важно для поддержания эффективного общения и информирования всех. В этой статье мы определяем, что такое объяснительное письмо, объясняем, почему эти письма ценны, рассматриваем три ключевых шага по их написанию, представляем шаблоны и приводим примеры.

Что такое объяснительная записка на работе?

Письмо с объяснением на работе — это официальное печатное письмо или электронное письмо, написанное для объяснения того, что произошло, для ответа на запрос или предоставления недостающей информации. Клиенты, подрядчики, члены команды или студенты могут написать письмо такого типа, чтобы предоставить информацию и проинформировать других лиц о ситуациях. Например, профессионал может использовать этот тип письма, чтобы объяснить причину, по которой он не уложился в срок или потерял клиента. Эти письма могут помочь прояснить недопонимание между коллегами, руководителями, инструкторами или деловыми партнерами. Они также могут быть задокументированы как часть официального отчета для дальнейшего использования.

Зачем писать объяснительную?

Написание объяснительного письма может дать много преимуществ тому, кто его пишет, потому что оно позволяет им поделиться своей точкой зрения в различных ситуациях. Например, член команды, неправильно истолковавший что-то, может написать письмо, объясняющее, почему он не понимает своей задачи. Член команды может использовать письмо, чтобы объяснить свою точку зрения на ситуацию и любые рассуждения, которые способствовали его пониманию задачи. В этом случае письменная документация от члена команды может помочь устранить недопонимание и предотвратить его повторение в будущем.

Эти письма также могут помочь в личных ситуациях, таких как выплаты по ипотеке или кредиту. Финансовые кредиторы могут потребовать пояснительные письма о финансах своего клиента, особенно если это может повлиять на будущие платежи. Конкретные причины для этого могут включать изменение адреса, получение или потерю работы, а также задержку или отсутствие платежей. Иногда людям может потребоваться добавить к своим письмам другие документы для справки.

Как написать объяснительную за 3 шага

Подход, используемый для написания объяснительных писем, может варьироваться в зависимости от ситуации. Например, кто-то, пишущий письмо о недопонимании на работе, может включать другой контекст и детали, чем тот, кто пишет письмо об изменении финансов финансовому кредитору. Однако общая структура похожа, и эти шаги могут помочь вам написать собственное пояснительное письмо:

1. Выберите формат письма

Клиенты, члены команды или студенты могут использовать распечатку или электронную почту для своих писем. Письма, которые печатаются, распечатываются и отправляются по почте, обычно более формальны, тогда как письма, отправленные по электронной почте, обычно более неформальны. Формат письма, который вы выберете, может зависеть от стиля общения в вашей рабочей среде, отношениях или партнерских отношениях.

2. Объясните ситуацию

Чтобы начать писать такое письмо, вы можете объяснить ситуацию или обстоятельства и любые сопутствующие факторы. Рассмотрите возможность включения информации, чтобы ответить на такие вопросы, как:

• Что случилось?

• Как это произошло?

• Были ли способствующие факторы?

• Какова текущая ситуация?

Включение ответов на эти вопросы может предоставить подробную информацию о ситуации и помочь объяснению оставаться кратким. Также важно указать свою роль в ситуации и какие профилактические меры могли бы помочь.

3. Возьмите на себя ответственность и подотчетность

Принятие на себя ответственности означает выражение признательности за любой сделанный вами личный выбор, который мог способствовать недопониманию или ошибке, а не предположение, что кто-то другой несет за это ответственность. Важно указать, как вы планируете по-другому справляться с ситуацией в будущем, чтобы предотвратить ее повторение. Например, кто-то, кто пропустил крайний срок, может сказать, что он начнет вести ежемесячный или еженедельный контрольный список с крайними сроками, чтобы не пропустить еще один. Важно также предлагать пути исправления сложившейся ситуации.

Образцы объяснительных писем

Если вам нужно написать письмо, чтобы объяснить ситуацию кому-то в академической или профессиональной среде, шаблон может помочь вам в этом. Вот два шаблона, которые помогут вам написать объяснительное письмо:

Формальный шаблон

Вот образец официального объяснительного письма:

[Sender’s name]
[Sender’s address]
[Sender’s phone number]
[Sender’s email]

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s address]
[Recipient’s phone number]
[Recipient’s email]

Предмет: [insert subject of the letter]

дорогой [recipient’s name],

Пишу вам сегодня в ответ на письмо, которое я получил от вас, датированное [insert date]о [insert number] просроченных платежей по моему кредиту от [insert date to date]. Я пишу это письмо сегодня, чтобы объяснить вам причины моей задержки. Недавно я стал безработным, когда компания, в которой я работал, официально закрылась. [insert date], до достижения точки банкротства. Для справки я приложил письмо от моего работодателя, в котором содержится подробная информация о ситуации.

Приношу извинения за возможные неудобства, вызванные просроченными платежами. Я подавал заявление о приеме на работу и проходил собеседование, чтобы разрешить эту досадную ситуацию. В последнее время, [insert name of company] нанял меня на [insert date] и я планирую начать [insert date]. Я планирую урегулировать любые просроченные платежи между [insert date] и [insert date]. Я приложил предлагаемый план платежей для вашего ознакомления и прошу вас рассмотреть его.

Искренне,
[insert name]

Неформальный шаблон

Вот шаблон для неофициальных объяснительных писем:

Предмет: [insert subject of letter]

дорогой [insert name],

Я пишу вам сегодня о [insert type] недопонимание в нашей команде. я понимаю наши [insert name] кампания не соответствовала нашим потребностям [insert name] клиент. Пока мы работали в команде, мы ссылались на заметки со встреч с ними и пытались оптимизировать результаты, чтобы удовлетворить их потребности. Одна вещь, которую мы изо всех сил пытались понять в наших заметках, была [insert what was hard to understand].

Как руководитель группы я пришел к пониманию того, что клиент имел в виду [insert what you thought the client meant] на основе [why did you come to that reasoning]. В настоящее время статус результатов кампании [insert information about the status]. Моя команда усердно работает над разрешением этой ситуации и должна обновить все до [insert date].

Я беру на себя ответственность за неудовлетворенность клиента, потому что являюсь лидером своей [insert title] команда. В следующий раз я напрямую обращусь к клиенту за разъяснениями, чтобы этого больше не повторилось. Если есть дальнейшие последствия для моей роли в этих обстоятельствах, я понимаю, но надеюсь, что вы любезно рассмотрите мои извинения и спланируете управление будущими кампаниями.

Искренне,
[insert name]

Примеры объяснительных писем

Подумайте о том, чтобы сослаться на эти примеры в качестве руководства при написании собственного письма:

Формальный пример

Вот пример официального объяснительного письма:

Кэти Патрик
12345 Брин Уэй
Цинциннати, Огайо 42091
(010) 987-6543
katiepatrick@email.com

3 июня 2021 г.

Майлз Мосс
54322 Хиллсайд Др.
Кливленд, Огайо 42190
(101) 345-789
mylesmoss@email.com

Тема: Жалоба клиента водопроводной станции.

Уважаемый мистер Мосс,

Я пишу вам сегодня, чтобы объяснить недавнюю жалобу клиента, которую вы получили на нашу учетную запись Waterworks. Насколько я понимаю, произошла задержка с доставкой печатных маркетинговых материалов для одного из их мероприятий. Я приношу извинения за эту ситуацию, которая заставила клиента усомниться в нашей способности доставить заказанные материалы вовремя. Была задержка в доставке, потому что в наших цветных принтерах закончились чернила, а чернила не смогли быть доставлены вовремя, чтобы мы могли предоставить материалы клиенту в соответствии с графиком.

Я связался с административным персоналом и персоналом снабжения, чтобы определить, как лучше запрашивать материалы на ранних этапах производственного процесса, чтобы предотвратить повторение подобного. Я планирую написать клиенту письмо с извинениями и, надеюсь, разрешить эту ситуацию. Я приложил документы для справки по этой ситуации. Еще раз приношу свои извинения и признаю допущенные ошибки и надеюсь предотвратить их в будущем, более тесно сотрудничая с административным и снабженческим персоналом. Если у вас есть вопросы по приложенным документам, дайте мне знать. Спасибо.

С уважением, Кэти Патрик.

Неофициальный пример

Вот пример неофициального пояснительного письма или электронного письма:

Тема: Исследовательская работа

Уважаемая г-жа Петерсон,

Я пишу вам сегодня об исследовательской работе, которую нужно было сдать во вторник на этой неделе. Я понимаю, что не сдал свое задание в срок, и приношу извинения за возможные неудобства. Я работал над этим с тех пор, как вы его назначили, и даже использовал назначенное вами время занятий, но я все еще не смог закончить его вовремя.

Я знаю, что мои внеклассные занятия могли повлиять на мою неэффективность при работе над этой статьей. В будущем я планирую составить для себя график выполнения заданий и расставить приоритеты в достижении этих целей, чтобы убедиться, что я сдаю свою работу вовремя. Я также планирую расставить приоритеты в достижении своих целей, прежде чем заниматься внеклассной деятельностью.

Я признаю и принимаю на себя полную ответственность за то, что не сдал свою работу вовремя. Я разместил свою статью в Интернете и приложил копию здесь для справки. Я понимаю, если вы должны дать мне баллы за опоздание или нет, но надеюсь, вы подумаете о том, чтобы дать мне несколько баллов за это задание. Спасибо.

С уважением, Эйвери Тиллман.