Как написать короткое электронное письмо (с примерами)

19 августа 2021 г.

Отправка электронных писем является неотъемлемой частью повседневных обязанностей многих профессионалов. Важно знать, как писать четкие и лаконичные электронные письма, чтобы эффективно общаться с другими людьми. Если написание электронных писем составляет большую часть вашей работы, полезно знать, как писать короткие и эффективные электронные письма. В этой статье мы объясним шаги, которые вы можете выполнить, чтобы написать короткое электронное письмо, и приведем несколько примеров электронных писем, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Зачем вам нужно написать короткое электронное письмо?

Есть много профессиональных ситуаций, когда имеет смысл написать короткое электронное письмо. Во многих случаях профессиональные электронные письма длиннее, чем это необходимо для передачи информации. Написание более коротких электронных писем может помочь вам быстро и лаконично передать информацию таким образом, чтобы ваша аудитория могла ее легко понять. Это может помочь вам и вашим получателям сэкономить время на написании и чтении электронных писем, что даст вам больше времени для выполнения других рабочих задач.

Как написать короткое электронное письмо

Есть несколько основных разделов, которые вы можете включить в эффективное электронное письмо. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы написать отличное электронное письмо, ограничивая его длину:

1. Напишите свою тему

Первый шаг к написанию электронного письма — придумать строку темы. Потратьте время на то, чтобы создать строку темы, которая сводит основную цель вашего электронного письма к нескольким словам. Убедитесь, что получатель знает смысл письма, прежде чем открывать его.

2. Напишите краткое введение

В начале тела письма напишите краткое введение. Представьтесь, указав свое имя и должность, если это необходимо. Кроме того, не забудьте ввести тему электронной почты в этом разделе. Если ваш получатель ожидает письма, этот раздел может быть очень кратким или вы можете удалить его совсем.

3. Укажите цель письма

После вступления кратко сформулируйте цель вашего электронного письма. Обязательно сформулируйте это в четких терминах, чтобы ваши читатели могли легко это понять. Этот раздел служит для дальнейшего разъяснения, почему вы отправляете электронное письмо.

4. Добавьте краткий контекст

Следующая часть вашего электронного письма — это контекст. Постарайтесь ограничить этот раздел несколькими предложениями, чтобы не увеличивать длину письма. Кроме того, включите только ту информацию, которая необходима получателям для понимания электронного письма. Если вы работаете с людьми, которым вы часто пишете по электронной почте, вы можете удалить этот раздел, чтобы еще больше сократить свое электронное письмо.

5. Завершите свое электронное письмо

После того, как вы написали свое электронное письмо, кратко завершите его. Вы можете закрыть свое электронное письмо, используя такие фразы, как «искренне ваш» или «лучший», чтобы обозначить, что вы подписываетесь. После этой фразы добавьте свое имя и блок подписи.

Примеры коротких писем

Вот несколько реальных примеров, которые вы можете использовать в качестве руководства для написания собственных коротких электронных писем:

Пример 1

Привет Каролина,

Я надеюсь, что вы здоровы. Я связываюсь с вами, потому что у меня есть вопрос о новой системе отслеживания маркетинговых кампаний, и вы были контактным лицом по проекту. Знаете ли вы, может ли система автоматически импортировать наши данные веб-аналитики?

Я думаю, что это могло бы упростить процесс мониторинга прогресса. Пожалуйста, дайте мне знать.

Спасибо,

Кристен

Пример 2

Дорогой Алан,

Надеюсь, твоя новая роль идет хорошо. Я обращаюсь, чтобы получить информацию о ходе работы по трем аспектам нового дизайна веб-сайта:

• Развитие личности пользователя

• Эскиз информационной архитектуры

• План брендинга

Пожалуйста, пришлите мне обновление статуса не позднее пятницы EOD.

Спасибо!

Сидней

Пример 3

Виктория,

Спасибо за организацию сегодняшней встречи. Я отслеживаю, чтобы получить немного больше информации, как мы обсуждали. Не могли бы вы прислать мне файл маркетингового плана не позднее завтрашнего дня?

Искренне,

Изабелла

Советы по написанию короткого электронного письма

Вот несколько советов, которые помогут вам писать короткие и эффективные электронные письма:

Используйте лаконичный язык

Один из ключевых советов по написанию короткого электронного письма — сделать свой язык максимально лаконичным. Вы можете сделать это, удалив слова-заполнители, такие как «этот», и удалив фразы, которые вам не нужны. Вы также можете попробовать писать в активном залоге вместо пассивного, чтобы сделать ваше электронное письмо еще более четким и привлекательным.

Пересмотрите и сократите текст электронной почты

Также полезно уделить время пересмотру электронной почты и определить любой текст, который вы можете сократить. Это может помочь вам сократить длину вашего электронного письма. Будьте особенно внимательны к избыточным выражениям — старайтесь не повторять одно и то же более одного раза.

Используйте инструмент автоматической проверки

Если вы хотите ускорить процесс корректуры, вы можете использовать инструмент автоматической корректуры, который может принимать форму веб-сайта, программного обеспечения или расширения для браузера. Инструменты автоматической проверки могут быстро определить области вашего текста, которые вы можете уточнить. Это может помочь вам сжать вашу электронную почту в более короткую форму.

Ограничьте количество вопросов, которые вы задаете

Еще один совет по написанию коротких электронных писем — ограничить количество вопросов, которые вы включаете в одно электронное письмо. Это может помочь сфокусировать ваше электронное письмо и облегчить получателю понимание вашего запроса. При необходимости вы можете отправить несколько писем одному и тому же человеку.

Используйте маркеры

Если вам нужно упомянуть несколько моментов в электронном письме, вы также можете разделить разную информацию на пункты. Маркеры помогут вам упорядочить электронную почту и сделать ее удобной для чтения. Вам не нужно использовать полные предложения после маркеров, что также может помочь вам ограничить длину вашего электронного письма. Например, если вы запрашиваете отчет о состоянии нескольких программ, вы можете перечислить каждую программу по пунктам, чтобы ваш запрос был четким.