Как написать извинительное письмо или электронное письмо для встречи (с примерами)

1 апреля 2021 г.

Причины для отгула могут включать личные причины, отпуск или неожиданные события, такие как болезнь или исполнение обязанностей присяжного. Возможно, вы сможете договориться о личном времени или днях отпуска заранее с другими членами команды.

В случае непредвиденных или незапланированных отсутствий может быть уместным, а иногда и необходимым электронное письмо с извинением. В этой статье мы рассмотрим, когда писать письмо или электронное письмо, чтобы извиниться перед встречей, как вы можете написать электронное письмо с оправданием, и покажем вам несколько примеров такого рода сообщений.

Когда написать письмо, чтобы извиниться перед встречей

Некоторые компании могут потребовать, чтобы вы документировали свое отсутствие на работе электронным письмом или письмом. Вот несколько случаев, когда может быть уместно написать записку, чтобы извиниться перед встречей:

Болезнь или медицинские причины

Возможно, вы не сможете присутствовать на собрании, если вы заболели. Болезнь может возникнуть внезапно, поэтому уместно написать электронное письмо с извинениями утром в день пропущенной встречи. Однако, если вам предстоит запланированная операция или ваша болезнь затянется, вам, возможно, придется заранее сообщить об этом своему руководителю или специалисту по кадрам, отправив письмо с извинениями.

Обязанность присяжных

Если вы получили повестку, требующую вашего присутствия для исполнения обязанностей присяжного, предупредите свою команду и непосредственного руководителя, когда получите уведомление. Подумайте о том, чтобы отправить электронное письмо с извинениями ближе к фактической дате выступления присяжного заседателя. Вы можете отправить письмо с извинениями руководителям собраний, своему непосредственному руководителю или специалисту по кадрам, напомнив им о вашей службе за несколько дней до любых собраний. Ваша записка вашему непосредственному руководителю может включать вызов присяжных, если это необходимо.

Школьные мероприятия

В некоторых штатах сотрудникам разрешено использовать оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск для участия в детских школьных мероприятиях. Если это разрешено в вашем регионе, подумайте о том, чтобы спросить своего руководителя, прежде чем совершать школьное мероприятие. Если вы можете посещать мероприятия, попробуйте заранее написать электронное письмо с извинениями всем соответствующим сторонам.

Отпуск в связи с утратой

Если у вас есть смерть в семье, вы можете извиниться перед любыми предстоящими встречами. В зависимости от политики отпуска вашей компании у вас могут быть личные дни, которые вы можете использовать для любых услуг. Если вы берете отпуск, вы можете отправить записку своему непосредственному руководителю и специалисту по кадрам с подробным описанием всех встреч или мероприятий, которые вы можете пропустить, пока вы не на работе.

Время голосовать

В некоторых штатах требуется, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам отгулы для голосования. Если вы планируете взять перерыв для голосования, узнайте у своего руководителя, возможно ли это. Если вы пишете извиняющую записку, спланируйте это заранее.

Как написать письмо-извинение перед встречей

Вот несколько шагов, которые нужно предпринять, чтобы написать письмо с извинением за встречу:

1. Включите информацию о встрече

Включите дату, ваше имя и название встречи, которую вы не можете посетить в строке темы. Это может помочь вашему непосредственному руководителю или специалисту по кадрам поддерживать порядок в электронных письмах и записях. Это также может помочь вам, если вы хотите сохранить копию письма для своих записей.

2. Обращайтесь к нему надлежащим образом

Убедитесь, что ваше электронное письмо или письмо адресовано соответствующим сторонам. Это может быть ваш непосредственный начальник или менеджер, но также может быть руководитель собрания или специалист по кадрам. Например, если вы заболели и собираетесь пропустить собрание команды, вы можете направить письмо с извинениями своему непосредственному руководителю. Однако, если вы собираетесь пропустить конференцию компании из-за исполнения обязанностей присяжного, вы можете адресовать свое примечание, указав своего специалиста по кадрам и своего непосредственного руководителя.

3. Будьте профессиональны

Подумайте о том, чтобы ваша записка с извинениями была краткой и не содержала лишних деталей. В заметке можно объяснить, почему вы ненадолго пропустили встречу, и поблагодарить получателя за поддержку, а затем вы можете закрыть сообщение. Например, если вы больны, вы можете сказать: «Я сожалею, что пропустил сегодня собрание, но я болен» вместо «Я пропустил сегодня собрание, потому что проснулся с мигренью и очень высокой температурой».

Вы также можете указать любые шаги, которые вы предприняли, чтобы покрыть любую работу, которую вы пропустили, пока вас нет в офисе. Например, если вы обычно делаете заметки на всех собраниях команды, не забудьте упомянуть, что вы попросили товарища по команде записать собрание в ваше отсутствие.

4. Предложите дополнительную информацию

Некоторые компании могут запросить дополнительную документацию, если вы пропустите встречи или работу. Это может включать вызов присяжных, справку от врача или школьную справку. Вы можете закрыть свое электронное письмо, предложив предоставить дополнительную информацию по запросу.

5. Завершите своей подписью

Завершите свое электронное письмо или письмо своей подписью и названием вашей работы, если это применимо. Если вы адресуете извиняющую записку своему специалисту по кадрам, ему может понадобиться дополнительная контактная информация, поэтому укажите свой номер телефона под подписью электронной почты.

Пример письма с извинением

Вот несколько примеров, которые можно использовать для вдохновения в оправдании из заметки о собрании:

Пример 1

21 марта 2020 г.

Рейна Тейлор
Координатор по маркетингу, Simpsons Marketing Inc.
20 Хоумвуд ул.
Орландо, Флорида 32827

Бриттани Фокс
Отдел кадров, Simpsons Marketing Inc.
3205 Блум Ст.
Люкс С
Орландо, Флорида 32827

Дорогая Бриттани,
Пожалуйста, позвольте мне извиниться за то, что я не смогу присутствовать на маркетинговом собрании, которое состоится в эту пятницу, 23 марта. У меня есть обязанности присяжного, но я попросил Чарльза прислать мне протокол собрания, чтобы я мог наверстать упущенное по возвращении. Я приложил копию моего вызова присяжных к этому письму.

Спасибо за понимание,

С уважением,
Рейна Тейлор

Пример 2

От: Стивен Хаймс

5 января 2019 г.

Кому: michael.green@email.com

Тема: Стивен Хаймс – Отсутствие на собрании, 1/5

Уважаемый мистер Грин,
Приношу свои извинения за то, что не смогу присутствовать на сегодняшней общекорпоративной конференции по доходам. Я, к сожалению, заболел. Я был у врача сегодня утром и подтвердил повторный прием в понедельник, если я не почувствую себя лучше. Я также поговорил с Марией, чтобы попросить ее присылать мне заметки и забирать из офиса все, что мне нужно.

Спасибо за ваше понимание и поддержку.

Искренне,
Стивен Хаймс