Как написать финансовое справочное письмо (с примером)

24 июня 2021 г.

Если вы работаете в финансовой сфере, ваша профессиональная репутация и опыт дают вам возможность проверить определенную информацию о ваших клиентах. Иногда клиент может попросить вас предоставить рекомендательное письмо о финансовом состоянии, чтобы подтвердить свое финансовое положение. Ваш клиент обычно делает этот запрос, потому что доверяет вашему мнению, поэтому важно понять, как написать эффективное письмо.

В этой статье мы рассмотрим финансовое рекомендательное письмо, включая его компоненты и тех, кто его использует, дадим инструкции по его написанию и предоставим шаблон и пример, чтобы вы могли написать финансовое рекомендательное письмо от имени своих клиентов.

Что такое финансовое рекомендательное письмо?

Финансовое рекомендательное письмо — это документ, подтверждающий финансовую историю и репутацию человека или компании. Финансовые специалисты и бухгалтеры могут написать их для клиентов, которым требуется подтверждение их финансов помимо банковских записей. Ситуации, когда кому-то может понадобиться финансовое рекомендательное письмо, включают:

• Подача заявки на финансовую помощь колледжа

• Право на бизнес-кредит

• Поиск квартиры

• Переговоры с поставщиком

В отличие от рекомендательного письма, рекомендательное письмо представляет собой объективное заявление, подтверждающее утверждения отдельного лица или группы лиц об их финансовом положении. Он включает подтверждения финансовой ответственности и стабильности клиента. Это может включать примеры их способности поддерживать финансовые отношения. В письме используются материальные утверждения, а не ссылки на абстрактные качества.

Кто использует финансовые рекомендательные письма?

Клиенты могут запросить финансовое рекомендательное письмо для различных ситуаций, связанных с обзором их финансов. Лицо, компания или совет, к которым они обращаются, запросили подтверждение их финансового положения. Вот несколько примеров людей, для которых вы можете написать письмо:

• Члены совета кооператива. Кооперативное жилье — это многоквартирные дома, в которых группа существующих жильцов оценивает каждого нового жильца и обычно требует финансовую документацию в рамках процесса подачи заявки.

• Банкир в другом финансовом учреждении: предприятия часто ищут финансирование из нескольких источников, поэтому ваш клиент может подавать заявку на получение кредита в другие банки или финансовые учреждения, которые хотят подтвердить свою жизнеспособность.

• Рецензент ссуды колледжа: пакеты финансовой помощи колледжа в некоторых категориях дохода могут включать студенческие ссуды, а это означает, что вашему клиенту может потребоваться рекомендательное письмо как часть пакета бесплатного заявления на получение федеральной помощи студентам (FAFSA).

• Владелец недвижимости или посредник: клиент, пытающийся начать аренду, может связать вас с владельцем недвижимости или посредником, таким как арендодатель или брокер, чтобы вы могли подтвердить их финансовую стабильность.

• Деловой партнер: если вы работаете финансовым консультантом или коммерческим поставщиком для своего клиента, они могут попросить вас отправить рекомендательное письмо сотруднику, который рассматривает возможность делового партнерства с ними.

Что входит в финансовое рекомендательное письмо?

Финансовое рекомендательное письмо является официальным документом, и к его содержанию предъявляются особые требования. Хотя само письмо имеет одну основную цель, его можно использовать в качестве доказательства в другой формальной обстановке, например, в гражданском судебном разбирательстве. Детали, содержащиеся в письме, могут зависеть от его намерения, но форматирование довольно стандартно. Ключевые компоненты, которые должны быть включены в финансовое рекомендательное письмо:

• Официальный бланк

• Адрес вашего офиса

• Дата отправки

• имя получателя

• Полное юридическое имя клиента

• Описание ваших отношений с клиентом

• Подтверждение хорошего финансового состояния клиента

• Детали, подтверждающие финансовое положение вашего клиента

• Ваши Контактные Данные

• Ваша юридическая подпись

• Ваше печатное имя с официальным титулом

Убедитесь, что вся информация в письме является точной, насколько вам известно, особенно если нотариус заверяет ваш документ, так как это может иметь юридические последствия.

Как написать финансовое рекомендательное письмо

Вот шаги, как написать финансовую справку для клиента:

1. Обсудите цель письма

Когда ваш клиент запрашивает рекомендательное письмо, попросите его подробно описать свои цели. Понимание их намерений может помочь убедиться, что вы можете достичь их цели. Есть шанс, что вы не лучший авторитет для письма из-за ваших отношений или ограниченного доступа к их финансовым отчетам. Если это так, попробуйте порекомендовать кого-то другого, более подходящего. Например, представитель отделения банка может порекомендовать персонального бухгалтера, так как этот специалист может знать больше о трудовой или налоговой истории.

Если у вас есть необходимые знания и полномочия, задайте подробные вопросы о том, как ваш клиент надеется быть описанным получателю. Подумайте, какие положительные аспекты их финансовой истории лучше всего отражают такие качества, как стабильность и надежность.

2. Соберите соответствующую информацию

Как только вы поймете цель письма, соберите все документы, необходимые для его написания. Обычно это банковские записи, налоговые документы и данные получателя. Возможно, вам потребуется запросить дополнительную информацию у вашего клиента или другого финансового учреждения. Не забудьте получить информацию из официальных документов, которые вы можете предоставить по запросу.

3. Напишите письмо

Рассмотрите возможность использования шаблона с авторитетного веб-сайта или вашего рабочего места. Помните, что ваша роль состоит в том, чтобы дать нейтральный, неличный обзор вашего клиента с финансовой точки зрения, поэтому шаблона часто достаточно для составления письма. Часто полезно предположить, что получатель уже имеет положительное мнение о вашем клиенте и ему просто нужно подтверждение деталей.

4. Уточните детали у вашего клиента

После того, как вы закончите писать письмо, просмотрите его содержание вместе с клиентом. Может быть какая-то информация, которую они предпочитают держать в секрете, или у получателя может быть новый адрес. Иногда вы должны предоставить запечатанное рекомендательное письмо, поэтому сделайте все возможное, чтобы не делиться самим письмом, а просто передайте детали своему клиенту.

5. Проверьте и подпишите перед отправкой

Прежде чем отправить письмо, проверьте весь документ, чтобы убедиться, что в нем нет орфографических и грамматических ошибок, уделив особое внимание именам. Правильное написание имени вашего клиента и получателя важно для законности и профессионализма. Дважды проверьте свою информацию, особенно если вы повторно используете шаблон из другого клиента. После того, как вы проверили все остальное, распишитесь внизу над своим печатным именем.

Образец финансового рекомендательного письма

Вот шаблон, который вы можете использовать при написании финансового рекомендательного письма для одного из ваших клиентов:

[Official letterhead]
[Your address]
[Date]

Дорогой [title or name of recipient],
Я пишу вам от имени [client’s full legal name] подтвердить [pronoun] хорошее финансовое положение. я работал с [client] в виде [relationship with the client] для прошлого [number] лет и могут подтвердить свое удовлетворительное финансовое положение. [pronoun] был отличным клиентом, который своевременно оплачивал свои счета благодаря стабильному потоку доходов. В настоящее время, [client] зарабатывает деньги на [source of income] и сделал это в прошлом [number] годы.

Я настоятельно рекомендую вам принять [client full legal name] за [purpose of letter]так как я не могу предвидеть ситуации, в которой [pronoun] станет финансовым бременем. [Client] не имеет непогашенных долгов и имеет хорошую кредитную историю. Если вы хотите подтвердить какие-либо отчеты, которые мой клиент уже предоставил, или запросить какие-либо дополнительные финансовые отчеты, свяжитесь со мной любым из способов, перечисленных ниже:

Эл. адрес: [email@example.com]
Сотовый телефон: [phone number]
Факс: [fax number]

Искренне,
[Your signature]
[Your printed name] [Your title]

Пример финансового рекомендательного письма

Вот пример финансового рекомендательного письма, в котором используется приведенный выше шаблон:

Юнайтед Стандарт Банк
Лонг-Бич, Калифорния
2 октября 2021 г.

Уважаемый мистер Коннорс,
Я пишу вам от имени Сэмюэля Э. Гранта, чтобы подтвердить его хорошее финансовое положение. Я работал с Сэмюэлем в качестве представителя его филиала в United Standard Bank в течение последних 12 лет и могу подтвердить его удовлетворительное финансовое положение. Он был отличным клиентом, который своевременно оплачивал свои счета благодаря стабильному потоку доходов. В настоящее время Сэмюэл зарабатывает деньги, работая помощником юриста, и занимается этим последние пять лет.

Я настоятельно рекомендую вам принять Сэмюэля Гранта в качестве кредита для малого бизнеса, поскольку я не могу предвидеть ситуацию, в которой он станет финансовым бременем. У Сэмюэля нет непогашенных долгов, и у него хорошая кредитная история. Если вы хотите подтвердить какие-либо отчеты, которые мой клиент уже предоставил, или запросить какие-либо дополнительные финансовые отчеты, свяжитесь со мной любым из способов, перечисленных ниже.
Электронная почта: jsaunders@email.com
Мобильный телефон: 646-555-5555
Факс: 555-555-5555

Искренне,
Джонатан Сондерс, CPA