Как написать электронное письмо с запросом чего-либо за 6 шагов

14 сентября 2021 г.

Ищете ли вы возможность, официальный документ или какую-то услугу, есть много причин, по которым вы можете написать электронное письмо с просьбой о чем-то. То, как вы подходите к своему сообщению, может зависеть от того, о чем вы просите, а также от ваших личных или профессиональных отношений с получателем. Понимание того, что включить в ваше сообщение и какой тон использовать, может помочь вам убедить читателя. В этой статье мы рассмотрим, как написать электронное письмо с просьбой о чем-либо, обсудим несколько советов, которые помогут вам, и приведем пример, который поможет вам при написании.

Как написать электронное письмо с просьбой о чем-либо

Если вы хотите написать электронное письмо с просьбой о чем-либо, выполните следующие действия:

1. Определите цель письма

Прежде чем вы начнете писать свой первый черновик, определите цель вашего запроса и причину отправки электронного письма. Четкое высказывание о том, что вы надеетесь получить и почему вы спрашиваете этого конкретного человека, может помочь вашему письму звучать уверенно и самоуверенно. Это может принести вам пользу, побуждая получателя выполнить ваш запрос. Это также может помочь вам сфокусировать свое письмо и предотвратить его повторение, многословие или путаницу.

2. Напишите тему и приветствие

Затем вы можете начать свое электронное письмо с написания строки темы, которая будет информативной и простой для понимания. Добавьте дружеское приветствие или приветствие, чтобы начать сообщение в позитивной и дружелюбной манере. Если вы пишете профессиональное электронное письмо, рассмотрите возможность использования формального тона и выделения цели электронного письма в заголовке. Вы можете решить обращаться к ним, используя их профессиональный титул и фамилию, например, «Уважаемый доктор Эрнандес». В качестве альтернативы, если вы просите что-то от кого-то, кто является вашим другом, вы можете использовать более непринужденный язык и называть их по имени.

3. Опубликуйте свой запрос

В теле письма вы можете представить и описать свой запрос. Сообщите получателю, почему вы пишете им, и включите прямое заявление, подчеркивая, что вы хотели бы получить или получить от них. Это позволяет читателю узнать, о чем вы спрашиваете, прежде чем он прочитает все содержимое письма, и он может оценить ваш несложный подход.

Обсудите, что получатель может дать вам или сделать для вас, чтобы он знал, что делать дальше, если он заинтересован в удовлетворении вашего запроса. Возможно, вам будет полезно оставаться вежливым и уважительным на протяжении всего письма и сохранять позитивный и непритязательный тон.

4. Предоставьте объяснение

После перечисления вашего запроса и того, что получатель может сделать для вас, рассмотрите возможность добавления объяснения и описания того, почему вы просите конкретную вещь или услугу. Это может дать читателю некоторое представление о том, как их щедрость или время могут положительно повлиять на вашу жизнь, что может помочь убедить их помочь вам.

Если вы просите о профессиональной услуге, например о рекомендательном письме, подумайте о том, чтобы обсудить, как их поддержка может помочь вам поступить в ваш идеальный колледж или программу профессионального обучения. Подчеркните положительные преимущества получения того, что вы запрашиваете, и объясните, почему вы заинтересованы в их времени, продукте или сообщении. Постарайтесь, чтобы этот раздел был кратким, так как длинное тело электронной почты может удержать получателя от прочтения всего сообщения.

5. Завершите свое сообщение

Вы можете закончить свое сообщение тем же тоном, что и ваше приветствие, и оставаться профессиональным или личным, как это подходит для получателя. Подумайте о том, чтобы поблагодарить читателя за время, которое он потратил на чтение вашего запроса, и за его внимание. Вы можете завершить письмо, написав «С уважением» или «С уважением» и добавив свое имя и фамилию.

6. Проверьте и отправьте

После того, как вы закончите первый черновик письма, подумайте о том, чтобы проверить его на наличие орфографических или грамматических ошибок. Это позволяет вам убедиться, что вы отправляете сообщение без ошибок, что может показать получателю, что вы серьезно относитесь к запросу. Подумайте о том, чтобы прочитать электронное письмо вслух, чтобы убедиться, что ваш тон и стиль письма одинаковы во всем сообщении. Вы также можете прочитать его надежному другу или коллеге, чтобы получить их мнение и отзывы.

Советы по написанию электронного письма с просьбой о чем-то

Вот список советов, которые помогут вам написать электронное письмо с просьбой о чем-то:

• Используйте точный язык: когда вы пишете электронное письмо, вам может быть полезно использовать точный язык, чтобы точно передать цель вашего сообщения и описать следующие шаги, которые может предпринять получатель, если он заинтересован в том, чтобы помочь вам. Короткое и прямолинейное электронное письмо может побудить получателя прочитать сообщение целиком.

• Включите один запрос в электронное письмо: вам может быть полезно обсудить только один запрос в электронном письме, потому что это позволяет цель вашего сообщения оставаться ясной и понятной. Это также может помочь читателю не чувствовать себя перегруженным вопросами и вместо этого позволяет ему отвечать на один вопрос за раз.

• Оставайтесь позитивным и вежливым: оставайтесь позитивным и уважительным на протяжении всего сообщения, чтобы оно звучало тактично и непринужденно. Это может помочь читателю быть более проницательным и непредубежденным в отношении вашего запроса, что может увеличить вероятность того, что они захотят предоставить вам товар, документ или услугу.

• Выделите общие черты или опыт: получатель электронной почты с большей вероятностью поможет вам, если он может общаться с вами на личном или профессиональном уровне. Это означает, что вам будет полезно обсудить любые общие черты или опыт, например, окончание одного и того же университета или общую страсть к кулинарному искусству.

• Упомяните общих друзей или коллег: если вы пишете электронное письмо с просьбой о чем-то от знакомого или специалиста, которого вы не очень хорошо знаете, подумайте об упоминании общего друга или коллеги. Это может гарантировать, что читатель знает, что люди, которые ему нравятся или с которыми они тесно сотрудничают, также доверяют вам и ладят с вами.

Пример

Рассмотрим этот пример электронного письма с запросом на что-то:

Тема сообщения: Заявка на двухнедельный отпуск

Уважаемая госпожа Ландер,
Что касается нашего телефонного разговора сегодня утром, я хотел бы попросить двухнедельный отпуск. Я оценил график заказов клиентов и знаю, что осенние месяцы имеют относительно низкие производственные цели. Поэтому я хотел бы использовать оплачиваемый отпуск в течение первых двух недель сентября. Я считаю, что мое отсутствие в течение этого времени не окажет негативного влияния на остальную часть моей команды, и я уверен в их способности выполнять свои профессиональные обязанности без меня, пока меня нет.

В этом году я еще не воспользовался отгулом и хотел бы воспользоваться часами отпуска, которые я заработал за последние восемь месяцев. Я позаботился о том, чтобы мой помощник отвечал на мои звонки и переписку по электронной почте в течение этих двух недель.

Спасибо за ваше внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.
С наилучшими пожеланиями,
Алекс Альваро