Как написать электронное письмо с запросом чего-либо за 6 шагов

19 августа 2021 г.

На протяжении всей вашей карьеры могут возникать моменты, когда вам нужно делать запросы, чтобы выполнять обязанности, продвигаться по карьерной лестнице или получать важные ресурсы. Электронное письмо — это профессиональный и удобный способ запросить то, что вам нужно. Понимание того, как эффективно запрашивать что-то по электронной почте, может помочь вам сформировать убедительные запросы. В этой статье мы обсуждаем причины, по которым нужно писать электронное письмо с просьбой о чем-либо, предлагаем шаги, которые помогут вам написать электронное письмо, а также даем советы и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.

Зачем писать электронное письмо, чтобы что-то попросить?

Написание электронного письма с просьбой о чем-то может быть профессиональным и вежливым способом попросить ресурсы, которые вам нужны или нужны в вашей карьере. Есть несколько случаев, когда вам может понадобиться что-то запросить в течение вашей карьеры, и есть много людей, которым вы можете отправить свои запросы. Использование электронной почты в качестве способа отправки запросов может помочь вам:

• Четко сообщите все необходимые элементы вашего запроса

• Запишите свой запрос в письменной форме для дальнейшего рассмотрения

• Организуйте свои коммуникации

• Включите любые дополнительные документы, необходимые для выполнения вашего запроса

• Выразите свою признательность и благодарность

Как написать электронное письмо с просьбой о чем-либо

Рассмотрите следующие шаги, чтобы написать электронное письмо с просьбой о чем-то:

1. Организуйте свой запрос

Прежде чем писать электронное письмо, может быть полезно собраться с мыслями относительно вашего запроса. В зависимости от запроса типы соображений, которые вы делаете, могут различаться. Чтобы лучше понять характер вашего запроса, попробуйте записать преимущества его выполнения и шаги, которые необходимо выполнить для его выполнения. Вы также можете использовать это время для подготовки, чтобы собрать любые дополнительные документы, которые могут вам понадобиться для усиления вашего дела.

2. Напишите доступную тему письма

Как только вы почувствуете, что готовы написать свое электронное письмо, начните с доступной строки темы. Сделайте все возможное, чтобы обобщить содержание вашего электронного письма в одном предложении. Вы также можете использовать строку темы как более общее приветствие, чтобы создать дружеский тон и побудить получателя открыть электронное письмо и узнать больше о его содержании.

3. Начните с формального приветствия

Затем вы можете поприветствовать получателя. Чтобы поддерживать тон профессионализма, важно начинать письмо с формального приветствия читателю. Примеры официальных приветствий включают:

• дорогая [name of recipient]

• Доброе утро

• Добрый день

• Для предъявления по месту требования

• Привет [name of recipient]

• Привет

Такое начало электронной почты может помочь убедить читателя в вашей профессиональной мотивации, установить доверие и создать приятное первое впечатление, что может увеличить шансы на выполнение вашего запроса.

4. Выразите свою просьбу

Вы можете использовать первый абзац тела вашего электронного письма, чтобы выразить характер вашего запроса. Может быть полезно использовать первое или два предложения, чтобы продемонстрировать, что вы цените внимание получателя, или чтобы выразить свое восхищение их работой, прежде чем делать полный запрос. Если у вас нет существующих отношений с получателем, важно представиться в этом разделе вашего электронного письма. Укажите свое полное имя, должность и название организации.

Затем четкими и лаконичными предложениями постарайтесь полностью объяснить свою просьбу. Не забудьте указать все данные, которые могут понадобиться получателю для выполнения вашего запроса, и указать любые дополнительные документы, которые вы могли приложить к электронному письму.

5. Включите преимущества для получателя

Вы можете использовать следующий абзац вашего электронного письма, чтобы объяснить преимущества, которые получатель может получить от выполнения вашего запроса. Этот шаг является важной частью защиты вашего запроса, поскольку ваш читатель с большей вероятностью подчинится, если почувствует, что получает что-то ценное в обмен. В двух-четырех предложениях постарайтесь выделить личные или профессиональные выгоды, которые может получить ваш читатель, выполнив вашу просьбу.

6. Завершите призывом к действию

Вы можете завершить письмо четким призывом к действию. Призыв к действию — это шаг, который вы хотите, чтобы ваш получатель сделал после прочтения вашего письма. В зависимости от характера вашего запроса ваш призыв к действию может различаться. Чтобы подчеркнуть ваш призыв к действию, вы можете использовать последнее предложение основного текста вашего электронного письма, чтобы четко указать следующие шаги для выполнения вашего запроса. Затем не забудьте закрыть письмо дружеским приветствием, например:

• Искренне

• Всего наилучшего

• С уважением

• Тепло

• Спасибо

Также важно указать свою контактную информацию в конце письма. Это может включать ваше полное имя, должность, отдел, организацию и номер телефона или дополнительный адрес электронной почты. Предоставление этой информации может помочь заинтересованным сторонам связаться с вами для дальнейшего обсуждения.

Советы по написанию электронного письма с просьбой о чем-то

Ниже приведены несколько дополнительных советов, которые помогут вам написать электронное письмо с просьбой о чем-то:

Сосредоточьтесь на получателе

Сосредоточение внимания на получателе может стать мощным инструментом убеждения при написании электронного письма с просьбой о чем-то. По возможности старайтесь подчеркивать преимущества выполнения вашей просьбы. Это может сделать вашу просьбу менее рутинной и более похожей на взаимовыгодную задачу, что может увеличить ваши шансы на успешное получение вещей, в которых вы нуждаетесь.

Включите дополнительные документы

Важно включить необходимые документы для вашего запроса. Это могут быть резюме, портфолио, коммерческие предложения, презентации, платежные ведомости, заявки на гранты или информационные брошюры. Дополнительные документы могут повысить доверие к вашему запросу и могут предоставить вашему читателю необходимую информацию, необходимую для успешного выполнения.

Предоставить доказательства необходимости

Предоставление доказательств необходимости — еще один ценный инструмент убеждения, который можно использовать в электронной почте. Это особенно полезно, когда ваш запрос касается пожертвований или волонтерской работы. Выражение уровня потребности вашей организации в вашем запросе и того, как это может положительно повлиять на вашу работу, сообщество и получателя, может помочь убедить вашего читателя выполнить ваш запрос.

Выразить признательность

Демонстрация благодарности и признательности является важной частью вежливости и профессионализма. Поддержание хороших манер и профессионального отношения во время переписки может помочь вам создать и сохранить позитивные отношения. Эти отношения могут быть полезны в будущем. Например, если ваш получатель в настоящее время не может выполнить вашу просьбу, но чувствует, что вы были доступны, вежливы и профессиональны, он может оказать вам помощь в будущем, когда у него будет такая возможность.

Пример электронного письма с запросом на что-либо

Ниже приведен пример успешного электронного письма с запросом:

Уважаемая мисс Смит,

Меня зовут Джейн Томпсон, и я возглавляю отдел сбора средств в организации Nurses for Nutrition. Мы некоммерческая организация, деятельность которой направлена ​​на предоставление информации о еде и правильном питании малоимущим сообществам по всей стране. Я пишу вам сегодня, потому что я считаю, что ценности и миссия вашей компании тесно связаны с нашим стремлением сократить разрыв в питании и покончить с голодом для многих жителей этого округа. В настоящее время мы принимаем пожертвования в виде корпоративных грантов, и я хотел бы назначить время, чтобы обсудить, как пожертвования нашей организации могут принести пользу вашей компании.

Корпорации, с которыми мы сотрудничаем, получают признание на всех наших общедоступных платформах, включая наш веб-сайт, который получает более 300 000 просмотров в день. Участие в нашей программе корпоративных пожертвований не только оказывает влияние на местное сообщество, но и может помочь вашей компании создать положительный имидж бренда, повысить узнаваемость бренда и воспользоваться преимуществами сотрудничества с заслуживающей доверия, уважаемой и достойной восхищения некоммерческой организацией, такой как Nurses for Nutrition.

Если вы хотите подробнее рассказать об этой возможности, пожалуйста, сообщите несколько дат и времени, когда вы доступны для телефонного звонка. Мы благодарим вас за то, что вы нашли время, чтобы прочитать это письмо и за ваше внимание.

Тепло,
Джейн Томпсон
Руководитель отдела по сбору средств, медсестры по питанию
123-444-5566